Van de aanschaf van voertuigen en het onderhoud en de kostenbeheersing tot het rekening houden met klimaat- en milieudoelstellingen: de taken binnen het wagenparkbeheer zijn veelzijdig en complex. Voor deze functie is dus niet alleen veel organisatorisch talent vereist, maar ook uitgebreide vakkennis.
In dit artikel stellen we u de 10 belangrijkste taken op het gebied van wagenparkbeheer voor. Daarnaast laten we u zien hoe een softwareoplossing de wagenparkbeheerder kan ondersteunen bij het uitvoeren van zijn taken.
Wat zijn de taken van wagenparkbeheer?
De taken op het gebied van wagenparkbeheer omvatten talrijke activiteiten die erop gericht zijn de exploitatie en het beheer van een wagenpark efficiënt en kosteneffectief te organiseren. Daarbij moeten wagenparkbeheerders niet alleen zorgen voor een economisch gebruik en een optimale bezettingsgraad van de voertuigen, maar ook voldoen aan de wettelijke voorschriften. Het beheer van het wagenpark wordt daarmee een strategisch belangrijke taak voor de wagenparkbeheerder.
De top 10 taken op het gebied van wagenparkbeheer
Van de aanschaf van nieuwe voertuigen tot de afhandeling van schadeclaims: de taken op het gebied van wagenparkbeheer reiken veel verder dan alleen het beheren van voertuigen. Hieronder stellen we u de tien belangrijkste taken op het gebied van wagenparkbeheer voor en laten we zien hoe een softwareoplossing kan helpen bij het uitvoeren van deze werkzaamheden.
Aankoop van voertuigen
Tot de taken op het gebied van wagenparkbeheer behoren de selectie en aanschaf van nieuwe voertuigen. Dit omvat onder meer de beoordeling van voertuigtypes, het onderhandelen over contracten met leveranciers en autodealers, en het waarborgen dat de voertuigen daadwerkelijk voldoen aan de eisen van het bedrijf.
Voordat er nieuwe voertuigen worden aangeschaft, moet eerst de behoefte van het bedrijf worden geanalyseerd. Hoeveel voertuigen zijn er nodig? Welk type voertuigen is er nodig (bijv. personenauto’s, vrachtwagens, bestelwagens) en welke functie moeten ze vervullen (bijv. verkoop, levering, service)? Op basis van de behoefteanalyse stelt de wagenparkbeheerder een budget op voor de aanschaf van nieuwe voertuigen, waarin de kosten voor de aankoop of leasing en alle daarmee samenhangende exploitatiekosten, zoals belastingen, verzekeringen en onderhoud, omvat.
Met name de keuze van de juiste voertuigen behoort tot de cruciale taken van het wagenparkbeheer. Bedrijfsvoertuigen moeten namelijk voldoen aan de eisen van het bedrijf en de beste beschikbare optie bieden op het gebied van prijs, prestaties, veiligheid en milieu-impact. Het wordt dus al snel duidelijk: de aanschaf van voertuigen is een complex proces dat een zorgvuldige planning en organisatie vereist.
Kostenbeheersing
Het wagenpark is een van de grootste kostenposten binnen het bedrijf. Tot de taken van het wagenparkbeheer behoort het daarom om de totale kosten van het wagenpark in de gaten te houden en de rendabiliteit van de vloot te waarborgen.
De wagenparkbeheerder stelt daarom het budget voor het wagenpark op en beheert dit, en houdt toezicht op alle kosten, zoals bijvoorbeeld brandstof, verzekeringen, onderhoudskosten en andere lopende uitgaven. Het doel hiervan is om de exploitatiekosten te optimaliseren en budgetoverschrijdingen te voorkomen. Door middel van regelmatige analyses van de Total Cost of Ownership, de totale kosten van het wagenpark, worden alle uitgaven en verbruiksgegevens geëvalueerd en worden mogelijke besparingsmogelijkheden geïdentificeerd.
Brandstofbeheer
Ook brandstofbeheer behoort tot de belangrijkste taken binnen het wagenparkbeheer. Het doel is om het brandstofverbruik en de kosten op transparante wijze in kaart te brengen en besparingsmogelijkheden te identificeren. De analyse van de verbruiksgegevens van individuele voertuigen helpt bij het identificeren van afwijkingen en voertuigen met een bijzonder hoog verbruik, en bij het afleiden van gerichte maatregelen om het verbruik en de CO₂-uitstoot te verminderen.
In dit verband behoort ook het beheer van tankkaarten tot de taken op het gebied van wagenparkbeheer. Tankkaarten kunnen het beheer van het brandstofverbruik vereenvoudigen, omdat hiermee tankbeurten en de daarmee gepaard gaande kosten nauwkeurig kunnen worden gecontroleerd en bijgehouden.
Onderhoud en reparatie van voertuigen
Ook het regelmatige onderhoud van de voertuigen maakt deel uit van de taken op het gebied van wagenparkbeheer. Dit is met name belangrijk om de kans op onverwachte uitval en pech te verminderen en een soepele bedrijfsvoering te waarborgen. Want goed onderhouden voertuigen zijn veiliger: mogelijke veiligheidsproblemen kunnen in een vroeg stadium worden opgespoord en verholpen, voordat ze tot ongevallen kunnen leiden.
Tot de taken van het wagenparkbeheer behoort daarom ook de juiste planning en opvolging van onderhoudswerkzaamheden en reparaties. Om ervoor te zorgen dat alle afspraken worden nagekomen, is het raadzaam een onderhoudskalender aan te maken. Om de organisatie van onderhoudsbeurten en inspecties te vereenvoudigen, kunt u ook een onderhoudscontract afsluiten met een garage.
Schadebeheer
De afhandeling van schadegevallen moet eveneens worden opgenomen in de lijst van belangrijke taken op het gebied van wagenparkbeheer. Mocht er een ongeval of schade aan een bedrijfsvoertuig plaatsvinden, dan zijn snelheid en een goede planning vereist. Alleen zo kan worden gewaarborgd dat de bedrijfsvoering niet wordt verstoord en de kosten niet onnodig hoog oplopen.
Wanneer er schade aan het voertuig ontstaat, behoort het tot de taken van een wagenparkbeheerder om de schade eerst te documenteren en een schaderapport op te stellen. De vastgelegde informatie moet daarbij zo gedetailleerd mogelijk zijn, inclusief foto’s en een beschrijving van de schade. Vervolgens moet de schade bij de verzekeringsmaatschappij worden gemeld en moet er een schadebeoordeling worden uitgevoerd, hetzij door een expert, hetzij door een garage. Mocht het voertuig langere tijd buiten gebruik zijn, dan moet er een vervangend voertuig aan de bestuurder ter beschikking worden gesteld, zodat hij mobiel blijft.
Met een schadeanalyse kan worden vastgesteld wat de meest voorkomende oorzaken van schade en ongevallen in het wagenpark zijn. In het kader van het wagenparkbeheer moeten ook preventieve maatregelen worden genomen om toekomstige schade te voorkomen. Hiertoe behoren regelmatig onderhoud en het trainen van de chauffeurs in veilig rijgedrag.
Naleving van de aansprakelijkheidsverplichtingen van de eigenaar
Een van de belangrijkste taken van het wagenparkbeheer is het naleven van de wettelijk voorgeschreven aansprakelijkheidsverplichtingen voor voertuigeigenaren. Hiertoe behoort enerzijds de regelmatige controle van het rijbewijs, waarbij wordt gecontroleerd of het rijbewijs nog geldig is. Met digitale oplossingen voor de elektronische rijbewijscontrole kunnen bestuurders hun rijbewijs ook gemakkelijk onderweg scannen via een smartphone-app.
Anderzijds is de UVV-chauffeursinstructie onderdeel van de aansprakelijkheidsverplichtingen van de wagenparkbeheerder en daarmee een essentieel onderdeel van de taken van het wagenparkbeheer. Hierbij worden chauffeurs getraind in het veilig omgaan met bedrijfsvoertuigen en in hoe ze zich bij ongevallen moeten gedragen. Met de digitale instructie in de vorm van een e-learningcursus wordt u ontlast van de tijdrovende taken van een wagenparkbeheerder, zoals het organiseren van afspraken en de communicatie met chauffeurs. Voor de chauffeurs betekent dit tegelijkertijd veel flexibiliteit, omdat ze de instructie overal kunnen volgen.
Gegevensanalyse
Gegevens spelen een belangrijke rol in het wagenpark en vormen de basis voor veel taken op het gebied van wagenparkbeheer. Ze bieden bijvoorbeeld een beslissingsbasis om te bepalen welke voertuigtypes en -modellen het meest efficiënt en voordelig zijn voor de specifieke behoeften van het bedrijf. De analyse van de gegevens helpt ook bij het bewaken en verlagen van de exploitatiekosten, doordat de uitgaven voor brandstof, onderhoud en reparaties gedetailleerd worden geanalyseerd.
Daarom behoort het tot de taken van het wagenparkbeheer om deze gegevens te benutten om de exploitatie van het wagenpark efficiënter te maken, kosten te verlagen en weloverwogen beslissingen te nemen.
Het autobeleid vaststellen
Met een richtlijn voor bedrijfswagens, ook wel bekend als Car Policy, worden alle richtlijnen voor het gebruik van bedrijfsvoertuigen vastgelegd. Als interne regelgeving dient deze als leidraad voor medewerkers en het wagenparkbeheer en voorkomt deze conflicten en misverstanden.
Een autopolitiek regelt onder andere wie binnen het bedrijf bevoegd is om bedrijfsvoertuigen te gebruiken, onder welke voorwaarden en voor welke doeleinden dit is toegestaan. Als bijvoorbeeld privéritten met een bedrijfswagen niet zijn toegestaan, moet dit in de bedrijfswagenregeling worden vastgelegd. Het bevat bovendien duidelijke instructies voor hoe te handelen in geval van een ongeval of schade aan een bedrijfswagen, evenals mogelijke sancties bij overtreding van de richtlijnen. Het opstellen en regelmatig bijwerken van een dergelijk reglement maakt daarom deel uit van de taken van het wagenparkbeheer.
Mobiliteitsbeheer
Naast het voertuigbeheer komt steeds meer de totale bedrijfsmobiliteit in het middelpunt van het wagenparkbeheer te staan. De behoeften van de medewerkers veranderen en flexibele, individueel inzetbare mobiliteitsoplossingen winnen aan belang.
Steeds meer bedrijven voeren daarom mobiliteitsbudgetten in, waarmee medewerkers een vast budget kunnen besteden aan de vervoersmiddelen van hun keuze. Zo kunnen het openbaar vervoer, deeloplossingen of dienstfietsen individueel en flexibel met elkaar worden gecombineerd. Ook bedrijfsautodelen vormt in steeds meer wagenparken een aanvulling op de persoonlijke dienstauto en breidt daarmee de mobiliteitsmix binnen het bedrijf uit.
De taken van een wagenparkbeheerder verschuiven daarom van louter voertuigbeheer naar een integrale aansturing van de mobiliteit binnen het bedrijf.
Klimaat- en milieudoelstellingen voor het wagenpark
Veel bedrijven houden bij het beheer van hun wagenpark steeds meer rekening met CO₂-uitstoot en energieverbruik. Voor wagenparkbeheerders behoort het daarom tot hun taken om passende maatregelen te nemen ter het verminderen van het verbruik en de CO₂-uitstoot te nemen.
Hieronder vallen bijvoorbeeld de integratie van elektrische voertuigen of autodeelprogramma’s voor bedrijven. Een hogere bezettingsgraad van gedeelde voertuigen kan helpen om de behoefte aan voertuigen en de daarmee gepaard gaande kosten te verminderen.
Ook trainingen in eco-rijden kunnen hieraan bijdragen. Vooruitkijkend rijden, minder hard accelereren en remmen, en het vermijden van onnodige stationaire looptijden kunnen helpen om het brandstofverbruik en de daarmee samenhangende CO₂-uitstoot te verlagen.
Taken op het gebied van wagenparkbeheer uitvoeren met behulp van een softwareoplossing
De digitalisering biedt ook voor het wagenpark interessante oplossingen waarmee de taken op het gebied van wagenparkbeheer kunnen worden geautomatiseerd en kostbare tijd kan worden bespaard. Hoewel het beheer van het wagenpark met Excel-bestanden op het eerste gezicht een eenvoudige en overzichtelijke oplossing lijkt, stuiten wagenparkbeheerders al snel op beperkingen bij het uitvoeren van de taken op het gebied van wagenparkbeheer. Vooral bij grotere wagenparken nemen de eisen en de te verwerken hoeveelheden gegevens toe.
Een wagenparkbeheersoftware zoals Carano Fleet+ biedt daarentegen uitgebreide functies voor een efficiënte en transparante organisatie van de taken op het gebied van wagenparkbeheer. Door de digitalisering van de routinetaken van een wagenparkbeheerder zorgt een softwareoplossing voor gestructureerde workflows en volledige kostenbeheersing. Extra add-ons, zoals de elektronische controle van rijbewijzen en de UVV-chauffeursinstructie in de vorm van een e-learningcursus, maken het gemakkelijker om aan de aansprakelijkheidsverplichtingen van de voertuigeigenaar te voldoen.
Taken op het gebied van wagenparkbeheer: intern of uitbesteden?
In sommige gevallen kiezen wagenparkbeheerders ervoor om een groot deel of zelfs alle taken op het gebied van wagenparkbeheer uit te besteden aan een externe dienstverlener. Beide benaderingen hebben hun voor- en nadelen, die zorgvuldig tegen elkaar moeten worden afgewogen.
Door het uitbesteden van taken op het gebied van wagenparkbeheer kunnen bedrijven de kosten voor personeel, opleiding en IT-systemen verlagen. Bovendien beschikken externe dienstverleners over specifieke vakkennis en beproefde processen, waardoor de taken van het wagenparkbeheer efficiënt kunnen worden uitgevoerd. Tegelijkertijd geven bedrijven een deel van de controle over hun wagenpark uit handen en zijn ze afhankelijk van de kwaliteit en betrouwbaarheid van de wagenparkdienstverlener. De keuze tussen intern wagenparkbeheer en uitbesteding hangt daarom af van de specifieke behoeften en middelen van het bedrijf.
Veelgestelde vragen over de taken op het gebied van wagenparkbeheer
Gegevens vormen een belangrijke basis voor tal van taken op het gebied van wagenparkbeheer, omdat ze kunnen helpen de efficiëntie te verhogen, de kosten te verlagen en de veiligheid te vergroten. Voertuiggegevens, waaronder de kilometerstand, het brandstofverbruik en de onderhoudshistorie, spelen hierbij een bijzonder centrale rol. Door deze informatie te analyseren, kunnen bijvoorbeeld kostenfactoren worden opgespoord, de rendabiliteit van afzonderlijke voertuigen worden beoordeeld en de planning van onderhoudsbeurten en keuringen worden geoptimaliseerd.
Milieugegevens, zoals CO₂-uitstoot en energieverbruik van elektrische voertuigen, kunnen eveneens worden geanalyseerd in het kader van het wagenparkbeheer, om de ecologische voetafdruk van het wagenpark te verkleinen en het laadgedrag te optimaliseren. Wagenparkbeheersoftware vergemakkelijkt het vastleggen, verwerken en analyseren van deze gegevens, waardoor bedrijven hun wagenpark nog effectiever en efficiënter kunnen beheren.
De taken van de wagenparkbeheerder kunnen worden georganiseerd door gebruik te maken van wagenparkbeheersoftware en datagestuurde besluitvorming. Het centraal beheren en automatiseren van processen en routinetaken, zoals onderhoudsherinneringen en rapportages, minimaliseert fouten en verhoogt de efficiëntie binnen het wagenpark. Bovendien helpt wagenparksoftware bij het naleven van de wettelijke voorschriften.
De grootste uitdagingen die gepaard gaan met het wagenparkbeheer omvatten organisatorische, technologische en juridische aspecten. Wagenparkbeheerders moeten tegelijkertijd met een groot aantal verschillende zaken jongleren. Hiertoe behoren het ontwikkelen van strategieën voor kostenreductie, het naleven van wettelijke voorschriften en het voldoen aan milieueisen. Ook de ontwikkeling van nieuwe technologieën en de veranderende mobiliteitsbehoeften van de medewerkers vragen om voortdurende aandacht.
