Het wagenpark behoort tot de grootste kostenposten binnen het bedrijf. Vooral voor grote wagenparken is het daarom des te belangrijker om alle kosten altijd in de gaten te houden en mogelijke besparingsmogelijkheden te identificeren. De berekening van de Total Cost of Ownership (TCO) van het wagenpark speelt hierbij een centrale rol. In dit artikel leggen we uit wat de TCO van het wagenpark precies inhoudt, waaruit deze bestaat en hoe deze helpt om het wagenpark op een rendabele manier te beheren.
Wat houdt ‘Total Cost of Ownership’ in voor een wagenpark?
De Total Cost of Ownership, ook wel TCO genoemd, verwijst in het wagenparkbeheer naar de totale exploitatiekosten die gepaard gaan met het bezit en het gebruik van voertuigen. De TCO houdt niet alleen rekening met de aanschafkosten, maar ook met alle uitgaven gedurende de gehele levenscyclus van een voertuig. Een TCO-analyse vormt daarmee een belangrijke basis voor investeringsbeslissingen met betrekking tot het wagenpark en om te bepalen of het onderhoud van bepaalde voertuigen nog rendabel is.
Uit onderzoek van Dataforce blijkt dat het monitoren van de TCO in het wagenpark steeds belangrijker wordt. Terwijl in 2021 slechts ongeveer 26 procent van de wagenparkbeheerders de TCO van hun voertuigen regelmatig berekende, is dat in 2022 al 60 procent. Dat betekent echter ook dat ongeveer 40 procent van de wagenparken de kosten niet gedetailleerd in kaart brengt.
Waarom is het berekenen van de Total Cost of Ownership in het wagenpark belangrijk?
Door alle directe en indirecte kostenfactoren nauwkeurig te berekenen, kunnen verborgen uitgaven en kostenverhogende factoren in het wagenpark worden opgespoord en kunnen gerichte maatregelen voor kostenoptimalisatie worden genomen. De TCO-analyse is daarom een belangrijk hulpmiddel om de economische rendabiliteit van voertuigen in het wagenpark te beoordelen. Door verschillende modellen te vergelijken op basis van hun totale kosten, kan worden vastgesteld welke voertuigen op de lange termijn kostenefficiënter zijn. Onrendabele modellen die hoge kosten in het wagenpark veroorzaken, kunnen worden geïdentificeerd en vervangen door goedkopere voertuigen.
Door rekening te houden met alle relevante kostenfactoren biedt deze berekening een totaalbeeld van de werkelijke kosten van een voertuig, en wel gedurende de gehele levensduur. Wagenparkbeheerders kunnen aan de hand van de TCO-berekening weloverwogen beslissingen nemen met betrekking tot de keuze van voertuigen, aankoopstrategieën, onderhoudsplannen en financieringsopties.
Bovendien zorgt de analyse voor transparantie en maakt deze een zinvolle rapportage mogelijk. Belanghebbenden, zoals het management of de financiële afdeling, krijgen nauwkeurige informatie over de financiële prestaties van het wagenpark en kunnen zo de gevolgen voor het bedrijf gericht beoordelen.
Het is raadzaam om ten minste één keer per jaar een TCO-analyse uit te voeren en daaruit passende maatregelen voor kostenoptimalisatie af te leiden. Het bij elkaar brengen van alle afzonderlijke posten lijkt in eerste instantie een moeizaam karwei, maar is op de lange termijn noodzakelijk om het wagenpark op een rendabele manier te beheren.
Waaruit bestaat de TCO van het wagenpark?
De totale exploitatiekosten van het wagenpark bestaan uit verschillende factoren, die in hun totaliteit moeten worden bekeken. Met name bij investerings- of aankoopbeslissingen moeten alle verborgen kosten vooraf in kaart worden gebracht om weloverwogen beslissingen te kunnen nemen. Vooral indirecte kosten, die op het eerste gezicht niet direct opvallen, worden vaak over het hoofd gezien in de totale berekening. Denk hierbij aan de administratieve en overheadkosten, waaronder bijvoorbeeld kantoorhuur, hardware en software, telefoon- en elektriciteitsrekeningen.
Aankoopkosten
De kosten voor de aanschaf van een auto omvatten doorgaans de prijs van de auto, de kosten voor optionele uitrusting en accessoires, evenals eventuele belastingen en heffingen voor de registratie en aflevering. Bij de keuze van extra uitrusting moet niet alleen rekening worden gehouden met de kosten, maar ook met de inruilwaarde van de auto. Talloze extra’s zorgen namelijk niet automatisch voor een beter waardebehoud van de auto.
financieringskosten
Wanneer voertuigen worden gefinancierd via financieringsopties zoals leningen of leasing, worden er rente of leasekosten in rekening gebracht. Deze kosten worden eveneens meegenomen in de TCO-analyse.
Lopende exploitatiekosten
Hieronder vallen de lopende kosten voor het gebruik van de voertuigen. Deze mogen bij de berekening van de Total Cost of Ownership van het wagenpark niet buiten beschouwing worden gelaten, aangezien deze uitgaven een aanzienlijk deel van de totale exploitatiekosten uitmaken. Hieronder vallen brandstof-of energiekosten, onderhoud en reparaties, verzekeringen, belastingen, bandenwissels, reserveonderdelen, autowassen, bekeuringen en overige uitgaven in verband met het gebruik van de voertuigen. Het kan hier nuttig zijn om op zoek te gaan naar alternatieven die de wagenparkkosten minder opdrijven. Veel bedrijven maken al gebruik van moderne oplossingen zoals bedrijfsautodelen of dienstfietsen als alternatief voor de klassieke bedrijfswagen. Deze kunnen de benodigde exploitatiekosten aanzienlijk verlagen.
Administratiekosten
De administratieve kosten omvatten bijvoorbeeld de kosten voor het beheer van het wagenpark, zoals de salarissen en werktijd van de medewerkers die belast zijn met het wagenparkbeheer , de kosten voor softwareoplossingen en dienstverleners, evenals andere administratieve uitgaven. Het gebruik van wagenparkbeheersoftware kan leiden tot efficiëntere processen en zo de administratieve kosten aanzienlijk verlagen. Op die manier kunnen bedrijven hun TCO effectief verlagen.
Waardeverlies
De waardevermindering heeft betrekking op de daling van de waarde van het voertuig in de loop van de tijd. Voertuigen verliezen waarde door veroudering, slijtage en marktfactoren. Bij de berekening van de TCO moet ook rekening worden gehouden met de waardevermindering, aangezien deze een belangrijke kostenfactor vormt. Regelmatig onderhoud en verzorging van de voertuigen kunnen de levensduur ervan verlengen en zo de waardevermindering verminderen. Dit kan een positief effect hebben op de totale kosten van het wagenpark.
Elektrische voertuigen met lage TCO
Met de overstap naar e-mobiliteit in veel wagenparken krijgt ook de TCO-analyse een nieuwe relevantie. Bij de aanschaf van elektrische voertuigen moet een gedetailleerde berekening van de totale eigendomskosten worden uitgevoerd. Ook al zijn de aanschafkosten voor elektrische voertuigen doorgaans hoger dan voor voertuigen met een verbrandingsmotor, kunnen elektrische voertuigen door de lagere exploitatiekosten in totaal goedkoper uitvallen.
Aangezien in de motoren van elektrisch aangedreven voertuigen minder slijtagegevoelige onderdelen worden ingebouwd, zijn het onderhoud en de reparaties goedkoper dan bij conventionele modellen met verbrandingsmotor. Elektrische auto’s hebben bovendien dezelfde verzekeringen nodig als voertuigen die op benzine of diesel rijden. Hierbij moeten bijzondere risico’s, zoals schade door verkeerd opladen of bijtwonden van dieren aan de elektronica, worden gedekt.
Volgens het vergelijkingsportaal Check24 kan de autoverzekering voor een elektrische auto zelfs tot 42 procent goedkoper zijn.
Er zijn echter nog andere kostenfactoren waarmee bij de berekening rekening moet worden gehouden. Hiertoe behoren de elektriciteitskosten en eventuele kosten voor de installatie en het onderhoud van laadpalen, zodat medewerkers op het bedrijfsterrein hun voertuigen kunnen opladen.
De TCO-berekening vereenvoudigen met behulp van software
Om alle kosten in de analyse mee te kunnen nemen, moeten alle bonnen en facturen worden verzameld, aan de voertuigen worden toegewezen en worden geanalyseerd. Dat kost veel tijd in een toch al zeer complex werkveld en leidt vaak tot een chaos van papieren op het bureau. Vooral grote wagenparken stuiten bij het berekenen van de Total Cost of Ownership met Excel al snel op hun grenzen. Want hoe meer voertuigen er bij het bedrijf horen, hoe onoverzichtelijker het proces wordt. Dit kan leiden tot fouten die negatieve gevolgen hebben voor het hele bedrijf.
Met wagenparksoftware kunnen de totale exploitatiekosten gemakkelijker worden uitgesplitst en geanalyseerd. Dankzij rapportages en analyses met één druk op de knop kunnen de kostenfactoren in het wagenpark snel worden geïdentificeerd en kunnen daaruit de bijbehorende besparingsmogelijkheden worden afgeleid. De software minimaliseert niet alleen de tijds- en arbeidsinspanning, maar zorgt ook voor de nodige transparantie in het wagenpark. Zo kunnen wagenparkbeheerders het wagenpark efficiënt en kostenbesparend beheren. Welke andere voordelen een digitale oplossing biedt in het dagelijkse wagenparkbeheer, leest u in ons artikel„5 voordelen van wagenparkbeheersoftware“.
Conclusie
- De TCO-analyse biedt een totaaloverzicht van alle kosten die met een voertuig gepaard gaan en helpt verborgen uitgaven aan het licht te brengen.
- Met behulp van softwareoplossingen kunnen TCO-gegevens automatisch worden verzameld en geanalyseerd, wat de besluitvorming versnelt en kostenefficiënte wagenparkstrategieën mogelijk maakt.
- Een gedegen TCO-berekening ondersteunt de budgetplanning op lange termijn en beperkt de financiële risico’s bij het wagenparkbeheer tot een minimum.
Veelgestelde vragen – Totale eigendomskosten
De Total Cost of Ownership (TCO) van het wagenpark omvat alle kosten die gedurende de gehele levensduur van een voertuig worden gemaakt. Daartoe behoren naast de aanschafkosten ook uitgaven voor brandstof, onderhoud, reparaties, verzekering, belastingen en waardevermindering.
De TCO is belangrijk omdat deze een volledig overzicht biedt van alle kosten van een voertuig en zo goed onderbouwde beslissingen mogelijk maakt. Door de TCO te analyseren, kunnen bedrijven kostenefficiënte voertuigen selecteren, besparingsmogelijkheden identificeren en de rendabiliteit van hun wagenpark op lange termijn optimaliseren.
De TCO wordt berekend door alle kosten van een voertuig gedurende de gehele levensduur bij elkaar op te tellen. Hieronder vallen vaste kosten, zoals leasetermijnen of afschrijvingen, en variabele kosten, zoals brandstof, onderhoud, reparaties en verzekeringen. Een gedetailleerde analyse helpt om alle relevante posten mee te nemen en verborgen kosten te identificeren.
Meer artikelen over TCO en wagenparkbeheer
- Taken op het gebied van wagenparkbeheer: de 10 belangrijkste activiteiten binnen het wagenpark
- Wagenparkanalyse: het wagenpark stap voor stap analyseren
- Autobeleid: het belang en de voordelen van een regeling voor bedrijfsauto’s in het wagenpark
- Tankkaarten voor bedrijven: efficiënt beheer van de brandstofkosten in het wagenpark
- Duurzaam wagenpark: maatregelen voor meer milieu- en klimaatbescherming binnen het wagenpark
- Is een bedrijfswagen de moeite waard?
