Total Cost of Ownership: Alle Fuhrparkkosten im Blick behalten

Der Fuhrpark gehört zu den größten Kostenstellen im Unternehmen. Besonders für große Fahrzeugflotten ist es daher umso wichtiger, alle Kosten immer im Blick zu behalten und mögliche Einsparpotenziale ausfindig zu machen. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Berechnung der Total Cost of Ownership im Fuhrpark. In diesem Beitrag erläutern wir, was sich hinter der TCO im Fuhrpark genau verbirgt, woraus sie sich zusammensetzt und wie sie dabei hilft, den Fuhrpark wirtschaftlich zu steuern.

Was bedeutet Total Cost of Ownership im Fuhrpark?

Die Total Cost of Ownership, kurz auch TCO genannt, bezieht sich im Fuhrparkmanagement auf die Gesamtbetriebskosten, die mit dem Besitz und der Nutzung von Fahrzeugen verbunden sind. Die TCO berücksichtigt nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch alle Ausgaben über den gesamten Lebenszyklus eines Fahrzeuges hinweg. Eine TCO-Analyse liefert damit eine wichtige Grundlage bei Investitionsentscheidungen im Fuhrpark und ob sich der Unterhalt bestimmter Fahrzeuge noch lohnt.

Studien von Dataforce zeigen, dass das TCO-Monitoring im Fuhrpark immer relevanter wird. Während in 2021 nur rund 26 Prozent der Fuhrparkverantwortlichen die TCO ihrer Fahrzeuge regelmäßig ermitteln, sind es im Jahr 2022 bereits 60 Prozent. Das bedeutet aber auch, dass rund 40 Prozent der Fuhrparks nicht detailliert auf die Kosten schauen.

Warum ist die Berechnung der Total Cost of Ownership im Fuhrpark wichtig?

Durch die genaue Berechnung aller direkten und indirekten Kostenfaktoren können versteckte Ausgaben und Kostentreiber in der Flotte entdeckt und gezielte Maßnahmen zur Kostenoptimierung ergriffen werden. Die TCO-Analyse ist daher ein wichtiges Werkzeug, um die wirtschaftliche Rentabilität von Fahrzeugen im Fuhrpark zu bewerten. Durch den Vergleich verschiedener Modelle hinsichtlich ihrer Gesamtkosten lässt sich herausfinden, welche Fahrzeuge langfristig kosteneffizienter sind. Unwirtschaftliche Modelle, die hohe Kosten im Fuhrpark verursachen, lassen sich identifizieren und gegen günstigere Fahrzeuge austauschen.

Durch die Berücksichtigung aller relevanten Kostenfaktoren ermöglicht sie einen ganzheitlichen Blick auf die tatsächlichen Kosten eines Fahrzeugs, und das über die gesamte Lebensdauer hinweg. Fuhrparkmanager können mittels TCO-Berechnung fundierte Entscheidungen in Bezug auf Fahrzeugauswahl, Beschaffungsstrategien, Wartungspläne und Finanzierungsoptionen treffen.

Zudem schafft die Analyse Transparenz und ermöglicht ein aussagekräftiges Reporting. Stakeholder, wie Geschäftsführung oder Finanzabteilung, erhalten genaue Informationen über die finanzielle Leistungsfähigkeit des Fuhrparks und können so die Auswirkungen auf das Unternehmen gezielt überprüfen. 

Es empfiehlt sich, mindestens einmal jährlich eine TCO-Analyse durchzuführen und entsprechende Maßnahmen zur Kostenoptimierung daraus abzuleiten. Die Zusammenstellung aller einzelnen Posten erscheint zunächst mühselig, ist aber langfristig gesehen notwendig, um den Fuhrpark wirtschaftlich zu steuern.

Woraus setzt sich die TCO im Fuhrpark zusammen?

Die Gesamtbetriebskosten im Fuhrpark setzen sich aus mehreren Faktoren zusammen, die in ihrer Gesamtheit betrachtet werden sollten. Insbesondere bei Investitions- bzw. Kaufentscheidungen sollten alle versteckten Kosten vorab identifiziert werden, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Vor allem indirekte Kosten, die auf den ersten Blick nicht offensichtlich erscheinen, werden in der Gesamtberechnung oftmals vergessen. Man denke hier an die Verwaltungs- und Gemeinkosten, zu denen z.B. Büromiete, Hard- und Software, Telefon- und Stromrechnungen zählen.

Anschaffungskosten

Die Ausgaben für die Fahrzeuganschaffung umfassen in der Regel den Fahrzeugpreis, die Kosten für optionale Ausstattungen und Zubehör sowie eventuelle Steuern und Gebühren für die Zulassung und Bereitstellung. Bei der Wahl zusätzlicher Ausstattungen sollten nicht nur die Kosten im Blick behalten werden, sondern auch der Wiederverkaufswert des Autos. Denn unzählige Extras steigern nicht automatisch den Werterhalt des Fahrzeugs.

Finanzierungskosten

Wenn Fahrzeuge durch Finanzierungsoptionen wie Kredite oder Leasing finanziert werden, fallen Zinsen oder Leasinggebühren an. Diese Kosten werden ebenfalls in die TCO-Analyse einbezogen.

Laufende Betriebskosten

Hierunter fallen die laufenden Kosten für den Betrieb der Fahrzeuge. Diese dürfen bei der der Berechnung der Total Cost of Ownership im Fuhrpark nicht vernachlässigt werden, da diese Ausgaben einen erheblichen Teil der Gesamtbetriebskosten bilden. Dazu gehören Kraftstoff– oder Energiekosten, Wartung und Reparaturen, Versicherungen, Steuern, Reifenwechsel, Ersatzteile, Autowäschen, Strafzettel und sonstige Ausgaben im Zusammenhang mit der Fahrzeugnutzung. Hier kann es hilfreich sein, sich nach Alternativen umzusehen, die die Fuhrparkkosten weniger in die Höhe treiben. Viele Unternehmen nutzen bereits moderne Lösungen wie Corporate Carsharing oder Dienstfahrräder als Alternativen zum klassischen Dienstwagen. Diese können die erforderlichen Betriebskosten erheblich mindern,.

Verwaltungskosten

Die Verwaltungskosten umfassen beispielsweise die Kosten für die Verwaltung des Fuhrparks, wie beispielsweise die Gehälter und Arbeitszeit der Mitarbeiter, die mit der Fuhrparkverwaltung beauftragt sind, die Kosten für Softwarelösungen und Dienstleister sowie andere Verwaltungsaufwendungen. Die Nutzung einer Fuhrparkmanagement Software kann zu effizienteren Prozessen führen und so die Verwaltungskosten erheblich reduzieren.  So können Unternehmen ihre TCO effektiv senken. 

Wertverlust

Der Wertverlust bezieht sich auf den Rückgang des Fahrzeugwerts im Laufe der Zeit. Fahrzeuge verlieren aufgrund von Alterung, Abnutzung und Marktfaktoren an Wert. Der Wertverlust muss bei der TCO-Berechnung ebenfalls berücksichtigt werden, da er einen bedeutenden Kostenfaktor darstellt. Eine regelmäßige Wartung und Pflege der Fahrzeuge kann ihre Nutzungsdauer verlängern und so den Wertverlust vermindern. Dadurch können die Gesamtkosten im Fuhrpark positiv beeinflusst werden. 

E-Fahrzeuge mit niedriger TCO

Mit der Umstellung auf E-Mobilität in vielen Fuhrparks bekommt auch die TCO-Analyse eine neue Relevanz.  Bei der Anschaffung von E-Fahrzeugen sollte eine detaillierte Berechnung der Gesamtbetriebskosten durchgeführt werden. Auch wenn die Anschaffungskosten für E-Fahrzeuge in der Regel höher sind als für Verbrennerfahrzeuge, können E-Fahrzeuge aufgrund der niedrigeren Betriebskosten in der Summe günstiger sein.  

Da in den Motoren von elektrisch angetriebenen Fahrzeugen weniger verschleißanfällige Teile verbaut werden, ist die Wartung und Instandhaltung preiswerter als bei herkömmlichen Verbrenner-Modellen. Elektroautos benötigen zudem die gleichen Versicherungen wie Fahrzeuge, die mit Benzin oder Diesel angetrieben werden. Hier sollten Besonderheiten wie Schäden durch falsches Laden oder Tierbisse an der Elektronik abgesichert werden.

Laut dem Vergleichsportal Check24 kann die Kfz-Versicherung für ein Elektroauto sogar um bis zu 42 Prozent günstiger sein.

Es gibt jedoch noch weitere Kostenfaktoren, die bei der Berechnung berücksichtigt werden müssen. Dazu gehören die Stromkosten und mögliche Kosten für die Installation und Wartung von Ladesäulen, um den Mitarbeitenden das Laden auf dem Firmengelände zu ermöglichen.

Die TCO-Berechnung mit Hilfe einer Software vereinfachen

Damit alle Kosten in der Analyse berücksichtigt werden können, müssen alle Belege und Rechnungen gesammelt, den Fahrzeugen zugeordnet und ausgewertet werden. Das kostet viel Zeit in einem ohnehin sehr komplexen Arbeitsfeld und endet oft in einem Papierchaos auf dem Tisch. Besonders große Fuhrparks stoßen bei der Berechnung der Total Cost of Ownership mit Excel schnell an ihre Grenzen. Denn je mehr Fahrzeuge zum Betrieb gehören, desto unübersichtlicher wird der Prozess. Dies kann zu Fehlern führen, die negative Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben. 

Mit einer Fuhrparksoftware lassen sich die Gesamtbetriebskosten leichter aufschlüsseln und analysieren. Dank Reportings und Auswertungen auf Knopfdruck können die Kostentreiber im Fuhrpark schnell erkannt und entsprechende Einsparpotenziale daraus abgeleitet werden. Die Software minimiert nicht nur den Zeit- und Arbeitsaufwand, sondern sorgt auch für die nötige Transparenz im Fuhrpark. So können Fuhrparkleiter die Flotte effizient und kostensparend managen. Welche weiteren Vorteile eine digitale Lösung im Flottenalltag bietet, erfahren Sie in unserem Artikel „5 Vorteile einer Fuhrparkmanagement Software“.

• Die TCO-Analyse bietet eine ganzheitliche Sicht auf alle anfallenden Fahrzeugkosten und hilft, versteckte Ausgaben aufzudecken.
• Mithilfe von Softwarelösungen können TCO-Daten automatisiert erfasst und analysiert werden, was die Entscheidungsfindung beschleunigt und kosteneffiziente Fuhrparkstrategien ermöglicht.
• Eine fundierte TCO-Berechnung unterstützt die langfristige Budgetplanung und minimiert finanzielle Risiken im Fuhrparkmanagement.

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