De brandstofprijzen stijgen voortdurend, bijvoorbeeld door de verhoging van de CO₂-belasting. Tankkaarten voor bedrijven zijn daarom een onmisbaar hulpmiddel geworden voor wagenparkbeheerders om de uitgaven voor benzine, diesel en dergelijke in de gaten te houden. In dit artikel leest u hoe tankkaarten voor bedrijven werken, waarom het zinvol is om een tankkaart voor medewerkers te gebruiken en waar u daarbij op moet letten.
Inhoud
- 1. Wat is een tankkaart?
- 2. Hoe werkt een tankkaart?
- 3. Welke voordelen bieden tankkaarten voor bedrijven?
- 4. Wat kosten tankkaarten voor bedrijven?
- 5. Hoe kunnen tankkaarten voor bedrijven worden geïntegreerd in het wagenparkbeheer?
- 6. Invoering van tankkaarten voor bedrijven: waar u op moet letten
- 7. Waar moet je op letten bij tankkaarten voor bedrijven met elektrische voertuigen?
Wat is een tankkaart?
Tankkaarten voor bedrijven zijn een speciaal betaalmiddel waarmee bestuurders van bedrijfsvoertuigen brandstof bij tankstations of andere voertuiggerelateerde diensten kunnen afnemen, zonder contant geld of gewone creditcards te hoeven gebruiken. Een tankkaart voor medewerkers werkt daarom in principe net als een creditcard die uitsluitend door tankstations en andere geautoriseerde verkopers wordt geaccepteerd. In principe zijn tankkaarten al vanaf één voertuig de moeite waard.
Hoe werkt een tankkaart?
Het gebruik van tankkaarten voor bedrijven werkt doorgaans als volgt:
- Uitgifte en toewijzing: Het bedrijf ontvangt van een aanbieder van tankkaarten de betreffende kaarten, die zijn uitgegeven voor het wagenpark. Elke kaart kan vervolgens aan een bepaalde chauffeur of een bepaald voertuig worden toegewezen.
- Gebruik: De tankkaart voor medewerkers kan worden gebruikt voor brandstof, het opladen van de accu en andere voertuiggerelateerde diensten, zoals olieverversingen of autowasstraten.
- Verzameling van gegevens: Bij het gebruik van de kaart worden gegevens zoals de datum, het tijdstip, de locatie en het bedrag van de transactie geregistreerd. Deze gegevens worden vervolgens aan het bedrijf verstrekt voor de afrekening.
- Afrekening en analyse: Met tankkaarten voor bedrijven kunnen alle brandstofuitgaven centraal worden beheerd en gecontroleerd. Dit vergemakkelijkt de kostenbeheersing en de budgettering van brandstofuitgaven.
Welke voordelen bieden tankkaarten voor bedrijven?
Tankkaarten voor bedrijven bieden zowel de werkgever als de werknemer talrijke voordelen.
Kostenbeheersing en transparantie
Met behulp van tankkaarten voor bedrijven houden wagenparkbeheerders het brandstofverbruik en de uitgaven per chauffeur en per voertuig in de gaten. Aan de hand van afrekeningen en rapporten kan het brandstofverbruik worden geanalyseerd, kan inefficiënt rijgedrag worden gesignaleerd en kunnen passende maatregelen ter optimalisatie worden genomen. Zo kunnen bijvoorbeeld besparingen worden gerealiseerd als chauffeurs rekening houden met de prijzen bij tankstations op verschillende tijdstippen van de dag.
Minder administratie
In plaats van omslachtige onkostendeclaraties en het verzamelen van bonnen hebben wagenparkbeheerders toegang tot elektronische transactiegegevens die automatisch in het boekhoud- of wagenparksysteem worden ingelezen. Dat bespaart tijd en vereenvoudigt de administratie aanzienlijk, aangezien de tankkosten niet meer handmatig in een systeem hoeven te worden ingevoerd.
Flexibiliteit en comfort voor bestuurders
Tankkaarten voor bedrijven worden door een groot aantal tankstations en dealers geaccepteerd. Hierdoor hebben chauffeurs de flexibiliteit om op verschillende locaties te tanken. Om het tank- en laadnetwerk steeds dichter te maken, bestaan er zogenaamde cross-acceptaties. Dit betekent dat verschillende aanbieders met elkaar samenwerken, zodat chauffeurs met hun tankkaart ook bij andere tankstations kunnen betalen.
Aangezien de afrekening via de werkgever verloopt, tanken werknemers dankzij de tankkaart op kosten van het bedrijf. Als het tanken van de privéauto ook is toegestaan, is 44 euro per maand belastingvrij – voor zover dit bedrag niet al is opgebruikt door andere voordelen in natura.
Extra functies en diensten
Sommige tankkaarten voor bedrijven bieden extra functies en diensten. Hiertoe behoren GPS-systemen voor het lokaliseren van voertuigen, het bijhouden van onderhoudsintervallen en routeplanning. Met deze functies kunnen wagenparkbeheerders de efficiëntie verhogen en de exploitatiekosten verlagen.
Bovendien kunnen de diensten per kaart en per bestuurder individueel worden aangepast: welke producten kunnen in de tankstationwinkel worden gekocht en binnen welke prijsklasse? Op welk tijdstip en waar mag er worden getankt?
Veiligheid en controle
Beveiligingsfuncties zoals pincodes en tanklimieten voorkomen ongeoorloofd gebruik van tankkaarten voor bedrijven of fraude daarmee. Wagenparkbeheerders kunnen individuele instellingen aanpassen om het tanken te controleren en het brandstofverbruik te beperken.
Wat kosten tankkaarten voor bedrijven?
De kosten voor tankkaarten kunnen variëren, afhankelijk van factoren zoals de aanbieder van de tankkaarten, de gekozen diensten en het aantal tankkaarten. Terwijl sommige aanbieders de kaarten gratis aanbieden , rekenen andere een servicetoeslag per transactie, die wordt berekend als een percentage van de omzet. Daarnaast zijn er ook aanbieders die een maandelijkse vergoeding vragen. Deze kan, afhankelijk van de aanbieder en de kaart, tussen 1 euro en 6 euro per maand liggen.
Sommige aanbieders van tankkaarten bieden, afhankelijk van de grootte van het bedrijf en het gebruik, ook kortingen op de brandstofprijs of de mogelijkheid om naast de tankkosten ook andere voertuiggerelateerde kosten, zoals tolgelden of reparaties, te verwerken.
De minimale afname van kaarten en de minimale omzet worden door elke aanbieder anders gehanteerd. Vrachtvervoerders moeten hun behoeften nauwkeurig analyseren om het juiste type kaart te kunnen kiezen.
Hoe kunnen tankkaarten voor bedrijven worden geïntegreerd in het wagenparkbeheer?
Voor een totaalbeeld van de exploitatiekosten is het een voordeel als de tankgegevens en -kosten in uw wagenparkbeheersysteem kunnen worden geïmporteerd. Juist bij complexere prijs- en tankstationstructuren vergemakkelijkt dit de budgetcontrole aanzienlijk. Maak gebruik van de bijbehorende analysefuncties om het brandstofverbruik, de uitgaven per voertuig of chauffeur, verbruikstrends en nog veel meer te monitoren. Deze informatie helpt u om besparingsmogelijkheden te identificeren en effectieve maatregelen voor kostenoptimalisatie te nemen.
Onze wagenparkbeheersoftware Carano Fleet+ beschikt over importinterfaces voor alle gangbare tankkaartaanbieders voor zakelijke klanten, zoals UTA, DKV, Shell, Aral en Esso. De geïmporteerde tankgegevens en kosten worden direct aan de betreffende voertuigen toegewezen. Uitgebreide rapporten geven u een overzicht van gebruikte kaarten, tankkosten, vergelijkingen en opvallende zaken. Bovendien kunt u ook het verlies van tankkaarten en blokkeringen registreren.
Invoering van tankkaarten voor bedrijven: waar u op moet letten
Bij de invoering van tankkaarten in het wagenpark moeten bedrijven rekening houden met verschillende aspecten. Zo kunnen ze ervoor zorgen dat het beheer en de kostenbeheersing worden vereenvoudigd en dat de chauffeurs er veilig en eenvoudig gebruik van kunnen maken. In principe moet bij de implementatie rekening worden gehouden met de volgende punten:
- De juiste aanbieder kiezen: welke aanbieder voldoet aan uw eisen? Vergelijk de voorwaarden, tariefstructuren en extra diensten om de beste tankkaart voor uw bedrijf te vinden.
- Acceptatiepunten en netwerk: Controleer het netwerk van tankstations en dealers waar de kaart wordt geaccepteerd. Dankzij een uitgebreid netwerk kunnen bestuurders op veel verschillende locaties tanken.
- Kosten en kortingen: Niet alleen de cent per liter is van belang, maar ook de totale kostenstructuur van de tankkaart voor medewerkers. Deze omvat de opstartkosten, maandelijkse basisvergoedingen en transactiekosten. Ga ook na of de aanbieder kortingen of speciale voorwaarden biedt voor brandstoffen of andere producten en diensten.
- Beveiliging: Zorg ervoor dat de tankkaarten voor bedrijven zijn voorzien van passende beveiligingsmaatregelen om ongeoorloofd gebruik of fraude te voorkomen. Hiertoe behoren pincodes, tanklimieten en het blokkeren van verloren of gestolen kaarten.
- Klantenservice: De aanbieder moet een betrouwbare klantenservice bieden. Bij vragen, problemen of verlies van tankkaarten voor bedrijven is het belangrijk om snel hulp te krijgen. Controleer of de klantenservice bereikbaar is en welke diensten worden aangeboden.
Richtlinien für Tankkarten im Unternehmen
Het risico bestaat dat medewerkers de tankkaart voor niet-zakelijke doeleinden gebruiken. Ook verlies of diefstal kan tot ongewenste uitgaven leiden als de kaart niet tijdig wordt geblokkeerd. Daarom is het belangrijk om duidelijke richtlijnen voor het gebruik van tankkaarten vast te stellen, regelmatig controles uit te voeren en de medewerkers te trainen.
Waar moet je op letten bij tankkaarten voor bedrijven met elektrische voertuigen?
Tankkaarten voor bedrijven met elektrische bedrijfsvoertuigen zijn afgestemd op de specifieke kenmerken van elektromobiliteit. Laadpunten zijn te vinden op openbare locaties zoals parkeerplaatsen, winkelcentra of wegrestaurants. Om een laadpaal met een tankkaart te kunnen gebruiken, moet de gebruiker de kaart bij de laadpaal valideren. De laadpaal herkent de tankkaart en geeft toegang tot de laadinfrastructuur. Tijdens het laadproces registreert de laadpaal bijvoorbeeld de laadtijd en de verbruikte hoeveelheid energie en gebruikt deze gegevens voor de afrekening.
Tankkaarten voor bedrijven met een elektrisch wagenpark zijn vaak gekoppeld aan een laadnetwerk en bieden toegang tot deze laadpunten, ongeacht de exploitant. Sommige tankkaarten voor bedrijven met elektrische voertuigen bieden extra diensten aan, zoals routeplanners die de dichtstbijzijnde laadpunten aangeven, of toegang tot laadpunten met een hogere laadcapaciteit. Ook hier is het belangrijk om de precieze functies, voorwaarden en laadnetwerken van de aanbieders van tankkaarten voor bedrijven te vergelijken.
Conclusie: tankkaarten in bedrijven
Tankkaarten voor bedrijven bieden tal van voordelen voor ondernemingen. Kostenbeheersing, flexibiliteit en veiligheid zijn slechts enkele van de positieve aspecten. De wagenparkbeheerder dient de aanbieder en diens voorwaarden te controleren om zo onnodige kosten te vermijden en het gebruiksgemak te vergroten.
Met de juiste tankkaart voor medewerkers kunt u uw wagenpark efficiënter beheren, de kosten van het wagenpark verlagen en een soepele bedrijfsvoering garanderen. Door de tankgegevens in te voeren in een wagenparkbeheersoftware krijgt u nog sneller inzicht in de totale bedrijfskosten.
Lees meer over het beheer van tankgegevens met onze wagenparksoftware Carano Fleet+ .
