- Werkgevers zijn verplicht om het rijbewijs van hun medewerkers te controleren wanneer er sprake is van voertuigen die voor zakelijke doeleinden worden gebruikt. De grondslag hiervoor wordt onder meer gevormd door § 21 StVG (verbod op het besturen van een voertuig zonder geldig rijbewijs) in het kader van de verplichtingen van de voertuigeigenaar en het wagenpark.
- Er zijn geen wettelijk vastgelegde intervallen. Het wordt aanbevolen om bij de overdracht van het voertuig een controle uit te voeren en daarna ten minste twee keer per jaar. Elke controle moet op een voor herziening geschikte manier worden gedocumenteerd en in overeenstemming met de AVG worden gearchiveerd.
- Digitale oplossingen bieden voordelen zoals automatische herinneringen en volledige documentatie, en maken het gemakkelijker om aan de aansprakelijkheid van de eigenaar te voldoen.
De controle van rijbewijzen door de werkgever is een van de belangrijkste taken van wagenparkbeheerders, aangezien dit de veiligheid voor de medewerkers en alle andere weggebruikers verhoogt. Als onderdeel van de aansprakelijkheid van de voertuigeigenaar is deze controle wettelijk verplicht en moet deze regelmatig worden uitgevoerd. Hoe vaak is een controle van het rijbewijs werkelijk nodig en binnen welke grenzen is dit überhaupt toegestaan? Vooral bij wisselende bestuurders, thuiswerkregelingen of externe medewerkers roept dit onderwerp veel vragen op. Eén ding is duidelijk: wie als werkgever de controle aan het toeval overlaat, riskeert meer dan alleen een boete.
In dit artikel leest u op welke wettelijke grondslag de controle van het rijbewijs door de werkgever berust, welke controlemethoden er bestaan en hoe digitale oplossingen de uitvoering ervan vergemakkelijken.
Inhoud
- 1. Wat is een rijbewijscontrole door de werkgever?
- 2. Rijbewijscontrole door de werkgever: op welke wettelijke grondslag is deze gebaseerd?
- 3. Hoe vaak moet de werkgever de rijbewijscontrole uitvoeren?
- 4. Controle van rijbewijzen door werkgevers: welke controlemethoden zijn er?
- 5. Controle van rijbewijzen door werkgevers: welke rol speelt gegevensbescherming?
Wat is een rijbewijscontrole door de werkgever?
De wetgever schrijft voor dat elke onderneming die haar werknemers een voertuig ter beschikking stelt, ervoor moet zorgen dat zij over de nodige kwalificaties beschikken om voertuigen te besturen. Daarbij moeten wagenparkbeheerders controleren of het rijbewijs geldig is en of de bestuurder over de vereiste rijbewijsklassen beschikt om het betreffende voertuig uit het wagenpark te besturen.
Afhankelijk van het soort wagenpark en de voertuigen kunnen verschillende rijbewijsklassen vereist zijn, zoals bijvoorbeeld klassen voor personenauto’s, vrachtwagens of speciale klassen voor het vervoer van gevaarlijke stoffen. Het maakt daarbij niet uit of het gaat om een aan een persoon toegewezen dienstauto of om een gezamenlijk gebruikt poolvoertuig.
Voor werkgevers betekent dit concreet: de controle van het rijbewijs is verplicht bij alle dienstverbanden waarbij bedrijfsvoertuigen ter beschikking worden gesteld, ongeacht of de werknemer de auto regelmatig gebruikt of er slechts af en toe gebruik van maakt. Wie als voertuigeigenaar geen geldig rijbewijs controleert en toch het gebruik van het voertuig toestaat, handelt in juridische zin nalatig en is in het ergste geval zelfs strafbaar.
Rijbewijscontrole door de werkgever: op welke wettelijke grondslag is deze gebaseerd?
Hoewel de verplichting tot controle van het rijbewijs niet wettelijk is vastgelegd, regelt § 21 van de Duitse Wegenverkeerswet (StVG) de strafrechtelijke gevolgen voor personen die ofwel zelf een voertuig besturen zonder het vereiste rijbewijs, ofwel als voertuigeigenaar een dergelijke rit mogelijk maken.
§21 des StVG regelt
„Met een gevangenisstraf van maximaal één jaar of met een geldboete wordt gestraft, wie als houder van een motorvoertuig opdracht geeft of toestaat dat iemand het voertuig bestuurt die niet over het daarvoor vereiste rijbewijs beschikt of aan wie het besturen van het voertuig krachtens § 44 van het Wetboek van Strafrecht of krachtens § 25 van deze wet verboden is.”
Als de controle van rijbewijzen helemaal niet of slechts onregelmatig wordt uitgevoerd, riskeren zowel de wagenparkbeheerder als het bedrijf hoge boetes, het verlies van de verzekeringsdekking en in het ergste geval zelfs strafrechtelijke gevolgen. Daarom moet de controle van rijbewijzen zorgvuldig worden gepland, uitgevoerd en vooral volledig worden gedocumenteerd. Zo kunnen bedrijven negatieve juridische gevolgen zoveel mogelijk voorkomen.
Onder de term ‘aansprakelijkheidsverplichtingen van de werkgever’ valt, naast de regelmatige controle van het rijbewijs, ook de jaarlijkse UVV-rijinstructie overeenkomstig DGUV-voorschrift 70, die wettelijk verplicht is. Hiermee moet de arbeidsveiligheid voor medewerkers worden gewaarborgd en het risico op ongevallen tot een minimum worden beperkt.
Hoe vaak moet de werkgever de rijbewijscontrole uitvoeren?
Hoewel de wetgever duidelijke informatie verstrekt over de mogelijke gevolgen van het niet laten controleren van het rijbewijs, is er daarentegen geen wettelijk voorgeschreven minimumfrequentie voor de controles. Het is belangrijk om de rijbewijzen regelmatig te controleren en er zo voor te zorgen dat alle bestuurders in het bezit zijn van een geldig rijbewijs. De volgende werkwijze wordt aanbevolen:
- Controle van het rijbewijs vóór het eerste gebruik van het voertuig: Voordat men voor het eerst met een bedrijfswagen gaat rijden, moet worden gecontroleerd of het rijbewijs nog geldig is.
- Halfjaarlijkse controle: Vervolgens moet de rijbewijscontrole twee keer per jaar plaatsvinden om te waarborgen dat de gebruikers van de bedrijfsauto’s bekwaam zijn om het voertuig te besturen. Dit kan ook digitaal gebeuren met behulp van de elektronische rijbewijscontrole, wat het wagenparkbeheer vereenvoudigt.
Hoe vaak u als werkgever uiteindelijk de rijbewijscontroles in het wagenpark uitvoert, hangt af van verschillende factoren en kan, afhankelijk van de individuele risicobeoordeling, op verschillende manieren worden aangepakt. Als bestuurders bijzonder vaak bekeuringen krijgen of als er een ernstig vermoeden bestaat van ongeschiktheid om te rijden, moeten de rijbewijzen vaker worden gecontroleerd.
Naast de technische en organisatorische maatregelen moeten er ook duidelijke afspraken worden gemaakt in het kader van de arbeidsverhouding. Door transparant te communiceren en de schriftelijke toestemming van de werknemers voor de controle van het rijbewijs te verkrijgen, voorkomen bedrijven onzekerheden en juridische valkuilen.
In ieder geval moet elke controle op een traceerbare manier worden gedocumenteerd, zodat u in geval van schade het nodige bewijs van de uitgevoerde controles kunt leveren.
Controle van rijbewijzen door werkgevers: welke controlemethoden zijn er?
De controle van het rijbewijs door de werkgever kan op verschillende manieren worden uitgevoerd. In principe wordt er onderscheid gemaakt tussen handmatige en digitale controlemethoden voor rijbewijzen. Aangezien de eerste variant gepaard gaat met een grote bureaucratische en organisatorische belasting, kiezen steeds meer wagenparkbeheerders voor de elektronische rijbewijscontrole om de werkdruk binnen het wagenpark laag te houden en kosten te besparen.
De handmatige controle van het rijbewijs
De handmatige controle van het rijbewijs door de werkgever moet ter plaatse in het wagenpark worden uitgevoerd door de wagenparkbeheerder. Deze controleert vervolgens of het rijbewijs van de betreffende chauffeur geldig is en let daarbij op andere kenmerken, zoals bijvoorbeeld het watermerk of het lettertype. Hierbij moet de wagenparkbeheerder er altijd op letten dat hij het originele rijbewijs controleert, want een kopie van het rijbewijs is niet toegestaan. Na een grondige controle moet alles op een juridisch verantwoorde manier worden gedocumenteerd.
Voor de handmatige controle is er een speciaal formulier voor de rijbewijscontrole, waarin alle belangrijke gegevens kunnen worden genoteerd en dat door beide partijen wordt ondertekend. Om de documenten compleet te maken, kan de wagenparkbeheerder bovendien het originele rijbewijs kopiëren en in het bestuurdersdossier bewaren. Daarbij is de beheerder verplicht om zorg te dragen voor een veilige omgang met gegevens en de controledocumenten te beschermen tegen toegang door derden.
Deze controlemethode lijkt op het eerste gezicht eenvoudig, maar vergt veel tijd en organisatie. Voor elke rijbewijscontrole moet namelijk een persoonlijke afspraak met de bestuurder worden gemaakt, moeten de controledocumenten handmatig worden geordend en moeten de resultaten zorgvuldig worden gedocumenteerd en gearchiveerd. Daarom wordt de elektronische rijbewijscontrole als alternatief steeds populairder.
De elektronische controle van het rijbewijs
De elektronische controle van het rijbewijs kan op verschillende manieren plaatsvinden. Eerst wordt een NFC-tag (NFC = Near Field Communication) op het rijbewijs aangebracht en voor het eerst geïnitialiseerd. Vervolgens kunnen de betrokken bestuurders de controle uitvoeren door te scannen bij speciale controlestations, via een smartphone-app of via een webapplicatie. De controle-intervallen kunnen daarbij flexibel worden vastgesteld en de bestuurders ontvangen automatisch een melding bij aanstaande en achterstallige afspraken. Bij gemiste termijnen worden de wagenparkbeheerders onmiddellijk op de hoogte gebracht. Alle controleresultaten worden automatisch op een traceerbare manier opgeslagen en kunnen op elk moment worden ingezien.
Bovendien zorgt de digitale controle van rijbewijzen voor meer veiligheid en efficiëntie bij het wagenparkbeheer. Door de geautomatiseerde herinneringen en transparante documentatie wordt het risico op overtredingen van wettelijke voorschriften tot een minimum beperkt. Bedrijven profiteren van een aanzienlijke tijdwinst, aangezien handmatige controles grotendeels overbodig worden en administratieve processen worden geoptimaliseerd. Bovendien beschermt de digitale oplossing het bedrijf tegen mogelijke aansprakelijkheidsrisico’s.
Controle van rijbewijzen door werkgevers: welke rol speelt gegevensbescherming?
De wagenparkbeheerder is ervoor verantwoordelijk dat de resultaten van de rijbewijscontrole op een controleerbare manier worden bewaard en niet toegankelijk zijn voor onbevoegde derden. Een goede mogelijkheid hiervoor is een digitaal, met een wachtwoord beveiligd systeem. Toch houden veel wagenparkbeheerders nog steeds vast aan analoge opslagmethoden. Het kopiëren van het rijbewijs, wat vaak gebeurt bij handmatige controles, vormt een juridisch grijs gebied. Veel wagenparkbeheerders bewaren kopieën van de documenten. Strikt genomen kan dit als valsheid in geschrifte worden beschouwd. Om aan de wettelijke vereisten en de privacywetgeving te voldoen, zouden wagenparkbeheerders daarom moeten kiezen voor een digitale oplossing. Zo kunnen zij op veilige wijze hun verplichtingen inzake de controle van het rijbewijs nakomen en de gegevens van hun medewerkers beschermen.
Bij het kiezen van de juiste aanbieder voor de uitvoering van de rijbewijscontrole moet u beslist navragen waar uw gegevens worden opgeslagen. Volgens § 11 van de Duitse federale wet op de gegevensbescherming (Bundesdatenschutzgesetz) en artikel 28 van de EU-AVG moet er bij de keuze van de aanbieder op worden gelet dat de technische en organisatorische maatregelen ook voldoen aan alle eisen voor een gegevensveilige verwerking in opdracht. Als dit niet het geval is, kunt u bezwaar maken tegen de opslag van uw gegevens en dient u op zoek te gaan naar een andere softwareaanbieder.
De elektronische rijbewijscontrole van CarWise biedt wagenparkbeheerders meer veiligheid binnen het wagenpark en zorgt voor efficiënte processen en tijdwinst dankzij de snelle en eenvoudige procedures.
Conclusie
- De controle van rijbewijzen door de werkgever behoort tot de belangrijkste verplichtingen binnen het wagenpark en dient regelmatig te worden uitgevoerd.
- Voor de controle van rijbewijzen bestaan in principe de handmatige en de elektronische methode. Aangezien de handmatige methode veel werk met zich meebrengt, verdient het elektronische alternatief de voorkeur.
- Gegevensbescherming speelt een belangrijke rol bij de controle van rijbewijzen. Wagenparkbeheerders moeten de geregistreerde gegevens veilig en buiten het bereik van derden bewaren.
Een betrouwbare procedure voor de controle van rijbewijzen is niet alleen om organisatorische redenen noodzakelijk – ze beschermt de voertuigeigenaar ook tegen juridische gevolgen. Als een bedrijfswagen wordt gebruikt zonder geldig rijbewijs en dit niet regelmatig wordt gecontroleerd, kan het bedrijf in ernstige gevallen aansprakelijk worden gesteld – en in sommige gevallen zelfs strafbaar worden gesteld als er sprake is van grove nalatigheid.
Werkgevers moeten daarom duidelijke regels vaststellen voor de controle van bedrijfsauto’s. Het is ook belangrijk dat alle werknemers in het kader van de arbeidsovereenkomst worden geïnformeerd over de noodzaak van deze controle. Toestemming voor de controle van het rijbewijs kan bijvoorbeeld worden geregeld in een autobeleid of rechtstreeks in de overeenkomst inzake het gebruik van een bedrijfsauto.
FAQ – Veelgestelde vragen over het onderwerp rijbewijscontrole door werkgevers
Er zijn geen wettelijk vastgelegde voorschriften met betrekking tot de frequentie waarmee het rijbewijs moet worden gecontroleerd. Over het algemeen wordt echter aanbevolen om de controle minstens twee keer per jaar uit te voeren. Sommige bedrijven hanteren ook kortere intervallen om aan hun zorgvuldigheidsplicht te voldoen en juridische risico’s tot een minimum te beperken.
Werkgevers hebben verschillende mogelijkheden om rijbewijzen te controleren. Traditioneel gebeurt dit door middel van een handmatige visuele controle, waarbij het rijbewijs persoonlijk moet worden getoond. Efficiënter zijn echter digitale oplossingen, zoals controle via een NFC-tag, controleposten, een smartphone-app of webapplicaties. Deze systemen maken automatische documentatie mogelijk en zorgen voor een volledige traceerbaarheid.
De werkgever is wettelijk verplicht ervoor te zorgen dat alleen bevoegde personen met een bedrijfswagen rijden. Als een medewerker de controle weigert, kan hem het gebruik van de auto worden verboden. In sommige gevallen kan dit zelfs arbeidsrechtelijke gevolgen hebben, aangezien de controle van het rijbewijs deel uitmaakt van de zorgplicht van de werkgever.
Ja, in principe zijn werknemers verplicht om hun geldige rijbewijs aan de werkgever te tonen wanneer zij in het kader van de arbeidsovereenkomst een bedrijfswagen of een ander dienstvoertuig ter beschikking krijgen. Zonder deze vergunning kan de werkgever niet aantonen dat de werknemer bevoegd is om het voertuig te besturen. Deze controle is niet bedoeld als toezicht, maar is noodzakelijk om aan wettelijke vereisten te voldoen en mogelijke strafbare overtredingen van de verantwoordelijkheid van de voertuigeigenaar te voorkomen.
Zodra een bedrijf voertuigen ter beschikking stelt aan zijn medewerkers – of het nu gaat om een persoonlijke dienstauto of een gezamenlijk gebruikt poolvoertuig – is de werkgever wettelijk verplicht om te controleren of er een geldig rijbewijs is. Deze verplichting vloeit voort uit de zogenaamde aansprakelijkheid van de voertuighouder, waarbij de werkgever als voertuighouder ervoor moet zorgen dat alleen gekwalificeerde personen de voertuigen besturen. De controle moet vóór elk eerste gebruik en vervolgens met regelmatige tussenpozen worden uitgevoerd om verkeersrisico’s tot een minimum te beperken en de eigen juridische bescherming te waarborgen.
Meer artikelen over het thema wagenpark
- Formulier voor rijbewijscontrole: gratis downloadbaar sjabloon
- 5 voordelen van wagenparkbeheersoftware
- Taken op het gebied van wagenparkbeheer: 10 belangrijke werkzaamheden binnen het wagenpark
- Beheer van poolvoertuigen: voordelen van poolvoertuigen in het wagenpark
- Voertuigbeheer: efficiënte processen voor een modern wagenpark
