Beheer van poolvoertuigen: voordelen, organisatie en belastingheffing van poolvoertuigen in het wagenpark

Het delen van voertuigen wordt steeds belangrijker binnen het wagenpark, omdat het de mogelijkheid biedt om de vloot efficiënter te benutten en zo de kosten te verlagen. Hoewel de klassieke, op de persoon afgestemde bedrijfswagen nog steeds populair is, overwegen steeds meer bedrijven het concept van poolvoertuigen.

In dit artikel gaan we dieper in op het beheer van poolvoertuigen, leggen we uit waarin de verschillen met bedrijfsauto’s liggen en hoe autodeelsoftware de organisatie en reservering van poolvoertuigen vereenvoudigt.

Wat is een poolvoertuig?

Een deelauto is een auto die door meerdere personen gezamenlijk wordt gebruikt. Een wagenpark kan zowel volledig als gedeeltelijk uit deelauto’s bestaan. In een overeenkomst voor deelauto’s moet duidelijk worden vastgelegd wie de deelauto’s mag gebruiken en er toegang toe heeft. Er kunnen namelijk ook uitzonderingen gelden wat betreft de gebruiksrechten.

In vergelijking met een traditionele bedrijfswagen die door slechts één bestuurder wordt gebruikt, worden poolvoertuigen vaker ingezet voor zakelijke ritten en worden ze dus intensiever benut. Dat is een goede zaak en ook de bedoeling, want het betekent dat poolvoertuigen aanzienlijk minder stil staan. Dankzij autodelen kunt u het wagenpark optimaal benutten en rendabeler inzetten. Om een poolauto rendabel te maken, volstaan al enkele voertuigen. Want hoe intensiever de bedrijfsauto’s worden gebruikt, hoe hoger de efficiëntie van het wagenpark.

Gedeeld voertuig versus dienstauto: verschillen en overeenkomsten

Poolauto’s verschillen vooral van bedrijfswagens wat betreft het gebruiksrecht en de beschikbaarheid. Terwijl een dienstauto aan een vaste medewerker is toegewezen en in de regel ook alleen door deze medewerker mag worden gebruikt, staat een poolauto ter beschikking van meerdere medewerkers. Dat betekent ook dat medewerkers een carsharing-auto van tevoren moeten reserveren, terwijl dit bij een dienstauto niet nodig is.

Voor beide voertuigen geldt: de wagenparkbeheerder moet voldoen aan de wettelijk voorgeschreven aansprakelijkheidsverplichtingen van de houder en regelmatig de rijbewijzen van de bestuurders controleren. Ook bij de bestuurdersinstructie volgens de UVV wordt geen onderscheid gemaakt tussen poolvoertuigen en dienstauto’s. Dit geldt voor iedereen die bedrijfsvoertuigen gebruikt. Als privégebruik is toegestaan, moet de werknemer het geldelijke voordeel aangeven via de 1%-regeling of een rittenboek.

Wagenparkbeheerders hoeven echter niet te kiezen tussen het klassieke bedrijfswagenmodel en een autodeelconcept. Beide mobiliteitsoplossingen kunnen met elkaar worden gecombineerd om aan de individuele behoeften van het bedrijf en de medewerkers te voldoen.

Bedrijfsauto

• Vast toegewezen aan één persoon
• Vooraf reserveren is niet nodig
• Incentive voor één persoon
• Vaak lange levensduur

Poolauto

• Gezamenlijk gebruik door meerdere medewerkers
• Vooraf reserveren vereist
• Flexibele mobiliteit voor alle medewerkers met toegangsrechten
• Hogere bezettingsgraad door gezamenlijk gebruik

De voordelen van deelauto’s in het wagenpark

Er zijn tal van redenen om gebruik te maken van poolvoertuigen: ze kunnen helpen de kosten te verlagen, de bezettingsgraad van voertuigen te verbeteren en de toegang tot bedrijfsmobiliteit voor zoveel mogelijk medewerkers te vergemakkelijken.

De kosten van het wagenpark verlagen

Een van de belangrijkste voordelen van een wagenpark is de kostenbesparing. Doordat medewerkers de voertuigen in het wagenpark delen, neemt de bezettingsgraad toe. In plaats van elke bestuurder een eigen voertuig toe te wijzen, maken meerdere medewerkers namelijk gezamenlijk gebruik van een poolvoertuig. Hierdoor kunt u het aantal benodigde voertuigen tot een minimum beperken en de uitgaven voor aanschaf, onderhoud en reparaties verlagen.

Gemiddeld kunnen de kosten van het wagenpark dankzij poolvoertuigen met wel 30 procent worden verlaagd. Het principe is namelijk: minder voertuigen met een hoge bezettingsgraad zijn economisch gezien zinvoller dan veel voertuigen met een lage bezettingsgraad.

Een optimale benutting van de voertuigen verhoogt de efficiëntie

In veel wagenparken staan bedrijfswagens vaak ongebruikt stil. Door meerdere medewerkers hetzelfde voertuig te laten gebruiken, kunt u de stilstandtijd verminderen. Dit leidt tot een hogere efficiëntie binnen het wagenpark. Door carsharing-software in te zetten, kunt u de bezettingsgraad van de voertuigen nog verder optimaliseren.

Poolvoertuigen maken een efficiënter gebruik van voertuigen mogelijk

Poolvoertuigen kunnen zowel economische als grondstofgerelateerde voordelen bieden. Wanneer voertuigen door meerdere medewerkers gezamenlijk worden gebruikt, kan de bezettingsgraad ervan toenemen en kan het benodigde wagenpark worden verkleind. Hierdoor worden de beschikbare voertuigen efficiënter ingezet.

Ook elektrische voertuigen kunnen in autodeelconcepten worden geïntegreerd. Ze veroorzaken tijdens het rijden geen directe CO₂-uitstoot via de uitlaat en kunnen ertoe bijdragen dat het gebruik van fossiele brandstoffen in het wagenpark wordt teruggedrongen.

Flexibele mobiliteitsoplossingen voor medewerkers

De eisen op het gebied van zakelijke mobiliteit veranderen. Naast de klassieke bedrijfswagen kunnen flexibele mobiliteitsoplossingen, zoals autodeelprogramma’s voor bedrijven, medewerkers extra mogelijkheden bieden om hun zakelijke mobiliteit af te stemmen op hun behoeften.

Voor bedrijven kan een gevarieerde mobiliteitsmix tegelijkertijd een onderdeel vormen van het arbeidsaanbod. Poolauto’s, autodelen en andere mobiliteitsopties vergroten daarbij de keuze voor medewerkers en kunnen een zinvolle aanvulling vormen op de klassieke bedrijfswagen.

Poolvoertuigen voor tijdelijke mobiliteit

Volgens de DAT-barometer 2024 maakt 86 % van de ondervraagde wagenparkbeheerders gebruik van poolvoertuigen om op korte termijn in de mobiliteitsbehoefte van het wagenpark te voorzien. Als voertuigen bijvoorbeeld in de garage staan of als de levering van een nieuwe auto vertraging oploopt, bieden poolvoertuigen een flexibel alternatief.

Dit is waar het op aankomt bij het beheer van een wagenpark

Het delen van voertuigen binnen het wagenpark biedt tal van economische voordelen. Voorwaarde is dat de juiste maatregelen worden genomen om de poolvoertuigen in het wagenpark zo efficiënt en kosteneffectief mogelijk in te zetten. Let bij het beheer van poolvoertuigen op de volgende punten:

Efficiënte boekings- en beheersystemen

Een van de belangrijkste instrumenten voor een optimaal beheer van een wagenpark is een efficiënt boekings- en beheersysteem. Dit systeem moet gebruiksvriendelijk zijn, zodat medewerkers het voertuig snel en eenvoudig zelfstandig kunnen reserveren. Bovendien moet het systeem een overzicht bieden van de status van het voertuig, inclusief de beschikbaarheid, de kilometerstand en de onderhoudsbehoeften.

Geautomatiseerde meldingen

Een ander belangrijk kenmerk van een efficiënt beheer van het wagenpark zijn geautomatiseerde meldingen. Deze houden medewerkers en verantwoordelijken op de hoogte van wanneer een auto uit het wagenpark is gereserveerd voor een rit en wanneer deze is teruggebracht. Daarnaast informeren ze over vertragingen en annuleringen van ritten. Dit zorgt voor transparantie en voorkomt dubbele reserveringen.

Regelmatig onderhoud en reparaties

Ook het regelmatig onderhoud en de reparatie van de voertuigen zijn belangrijk om ervoor te zorgen dat alle voertuigen uit de wagenpark in perfecte staat blijven. Zorg er daarbij voor dat alle belangrijke onderhoudswerkzaamheden aan de voertuigen uit de wagenpark worden uitgevoerd, zoals bijvoorbeeld olieverversingen, remcontroles en controles van de bandenspanning. Ook het reinigen en bijvullen van brandstof en koelvloeistof moet regelmatig gebeuren. Een goed georganiseerd onderhoudssysteem kan ervoor zorgen dat problemen vroegtijdig worden opgemerkt en verholpen. Dat minimaliseert uiteindelijk de kosten en stilstandtijd.

Betrouwbaar bereikbeheer

Het waarborgen van rijklaar elektrische voertuigen is een bijzonder cruciaal punt. Elk bedrijf wil immers garanderen dat de beschikbare elektrische voertuigen in het wagenpark voldoende zijn opgeladen en klaar zijn voor gebruik door de chauffeurs. Een efficiënt bereikbeheer is zonder een intelligente softwareoplossing nauwelijks mogelijk.

Sommige bedrijven proberen hun voertuigen slechts gedurende een bepaald tijdsbestek aan hun medewerkers ter beschikking te stellen. Zo willen ze ervoor zorgen dat de voertuigen buiten dat tijdsbestek kunnen worden opgeladen voor de volgende ritten. Dit is een mogelijke optie, maar het beperkt op de lange termijn het potentieel van zakelijk autodelen.

Sleuteloverdrachten

Een ander belangrijk aspect betreft de sleuteloverdracht aan de bestuurder. Hierbij moet worden bepaald hoe medewerkers de autosleutels van het poolvoertuig kunnen verkrijgen en op welk tijdstip zij de sleutels mogen meenemen. Het handmatig overhandigen van sleutels gaat vaak gepaard met een tijdrovende afstemming van afspraken. Bij digitaal sleutelbeheer helpen tools zoals een sleutelbox, die in de auto wordt geplaatst en het openingssignaal via Bluetooth ontvangt. Bestuurders hebben dan alleen een smartphone nodig om de auto te openen.

Regelmatige controle en optimalisatie

Het is belangrijk om het beheer van de wagenparkvoertuigen regelmatig te controleren en te optimaliseren. Controleer hierbij bijvoorbeeld of het zinvol is om extra voertuigen toe te voegen of oudere modellen te vervangen. Controleer ook regelmatig de bezettingsgraad van de voertuigen om ervoor te zorgen dat u ze efficiënt inzet voor ritten.

Softwaregestuurd beheer van een wagenpark: de voordelen van autodeelsoftware

Met software voor wagenparkbeheer kunt u uw wagenpark op transparante wijze beheren en bent u ervan verzekerd dat uw voertuigen efficiënt en met een zo laag mogelijk verbruik van hulpbronnen worden ingezet. Dankzij een overzichtelijke reserveringskalender zien medewerkers in één oogopslag welke voertuigen beschikbaar zijn en kunnen ze deze snel en eenvoudig reserveren.

Bij vertragingen, omboekingen of annuleringen van een voertuig stelt de software medewerkers per e-mail op de hoogte en zorgt het systeem automatisch voor een omboeking naar een ander beschikbaar voertuig. Daarnaast genereert de software rapportages die helpen om de bezettingsgraad van de voertuigen verder te optimaliseren en strategische beslissingen te nemen.

Vraagstukken voor een efficiënt beheer van het wagenpark

Bij een zorgvuldige planning en uitvoering kunnen poolvoertuigen een kostenefficiënte en flexibele mobiliteitsoplossing voor bedrijven vormen en bijdragen aan een betere benutting van het bestaande wagenpark. Verantwoordelijken voor het wagenpark zouden zich daarom de volgende vragen moeten stellen:

• Welke voertuigen uit het wagenpark zijn geschikt als poolvoertuigen?
• Hoeveel voertuigen voor gezamenlijk gebruik zijn er nodig?
• Hoe moeten de reservering en de organisatie van de voertuigen in zijn werk gaan?
• Hoe wordt het sleutelbeheer, respectievelijk de toegang tot het voertuig, georganiseerd?
• Hoe worden de voertuigen van het zwembadonderhoud onderhouden en schoongemaakt?
• Welke maatregelen zijn nodig om schade, diefstal of vandalisme te voorkomen of hierop adequaat te reageren?
• Hoe is het privégebruik van de poolvoertuigen geregeld?
• Hoe meet u de acceptatie en tevredenheid van de medewerkers met betrekking tot het autodeelconcept? Hoe wordt de feedback verzameld en geëvalueerd om het concept te optimaliseren en beter aan de behoeften van de medewerkers tegemoet te komen?
• Hoe kunnen poolvoertuigen worden geïntegreerd in de alomvattende mobiliteitsstrategie van het bedrijf en worden gecombineerd met andere mobiliteitsoplossingen, zoals bijvoorbeeld het openbaar vervoer, dienstauto’s of e-bikes?

Belastingheffing op poolvoertuigen

Als privégebruik van de autodeelvoertuigen is toegestaan, moeten bestuurders belasting betalen over het daaruit voortvloeiende geldelijke voordeel. Hierin zijn er geen verschillen met een traditionele bedrijfsauto. Voor de belastingaangifte kunnen werknemers gebruikmaken van twee afrekeningsmethoden: de 1%-regeling of een rittenboek.

1%-regeling

Bij de 1%-methode wordt maandelijks 1 % van de bruto catalogusprijs van het voertuig als geldelijk voordeel in aanmerking genomen. In tegenstelling tot een aan een persoon gebonden dienstauto wordt dit deel van het geldelijk voordeel verdeeld over alle gebruikers van het voertuig. Daarnaast geldt nog de reiskostenvergoeding voor ritten tussen de woonplaats en de werkplek ter hoogte van 0,03 % van de bruto catalogusprijs per kilometer (enkele reis). Het aldus berekende bedrag wordt als geldelijk voordeel bij het belastbaar inkomen opgeteld. De 1%-regeling loont vooral voor werknemers die veel privéritten maken met de deelauto.

Rittenboek

Als alternatief kunnen bestuurders het geldelijke voordeel ook aan de hand van een rittenboek vaststellen en aangeven. In een rittenboek worden alle zakelijke en privéritten vastgelegd. De belastingdruk is dan gebaseerd op het aantal privégereden kilometers en de daaruit voortvloeiende kosten. Voor wie slechts enkele privékilometers met een autodeelvoertuig rijdt, is het voordeliger om de kosten via een rittenboek te verantwoorden.

Overeenkomst voor poolvoertuigen: autopolitiek in het autodeelwagenpark

Bedrijven die hun medewerkers poolvoertuigen ter beschikking stellen, moeten absoluut een schriftelijke overeenkomst voor poolvoertuigen opstellen. Daarin legt u alle plichten en rechten vast met betrekking tot het gebruik van de deelauto’s, zoals dat gewoonlijk in een autopolitiek wordt gedefinieerd voor persoonlijke dienstauto’s.

Dit zijn enkele belangrijke punten die in een dergelijke overeenkomst moeten worden opgenomen:

1. Definitie van het poolvoertuig en de bevoegde gebruikers: Leg vast welke personenauto’s als poolvoertuigen gelden en welke medewerkers bevoegd zijn om deze te gebruiken. Er moet ook duidelijk worden vastgelegd onder welke voorwaarden het gebruik is toegestaan (bijv. afspraken met klanten, dienstreizen).
2. Privégebruik: In de overeenkomst moet bovendien worden vastgelegd of de personenauto’s ook door de werknemers voor privédoeleinden mogen worden gebruikt. Als dat niet het geval is en het voertuig alleen voor zakelijke ritten mag worden gebruikt, moet dit uitdrukkelijk worden vermeld.
3. Rechten en plichten bij het gebruik: hoe zijn de regels voor het omgaan met de voertuigen? Hieronder valt bijvoorbeeld het schoonmaken van de auto’s na afloop van de rit.
4. Aansprakelijkheid en verzekering: Leg vast wie aansprakelijk is voor schade aan het voertuig bij het zwembad en hoe de verzekeringsdekking is geregeld. Ook de verantwoordelijkheden in geval van ongevallen moeten duidelijk worden omschreven.
5. Brandstofbeleid: Hoe moet er met de brandstofstand worden omgegaan? Moeten de voertuigen met een volle tank worden ingeleverd? En worden de brandstofkosten in rekening gebracht?
6. Overtredingen en sancties: Indien er sprake is van overtredingen van de overeenkomst, bijvoorbeeld bij ongeoorloofd gebruik of onjuist gebruik van het voertuig, dient de overeenkomst ook in dit verband sancties te bevatten. Hiertoe behoren bijvoorbeeld een waarschuwing of vorderingen tot schadevergoeding.

Dit moet u in acht nemen met betrekking tot de aansprakelijkheid van de eigenaar bij een autodeelvloot

Of het nu gaat om een bedrijfswagen of een voertuig uit het wagenpark: wie voertuigen ter beschikking stelt aan zijn medewerkers, moet ook zorgen voor hun veiligheid. Daarom zijn regelmatige controles van de rijbewijzen en de UVV-chauffeursinstructie wettelijk verplicht. Deze behoren tot de aansprakelijkheidsverplichtingen van de voertuigeigenaar waaraan elke wagenparkbeheerder moet voldoen. Dit heeft tot doel het risico op ongevallen voor medewerkers te minimaliseren en de veiligheid in het wagenpark te vergroten.

Wie zijn verplichtingen onvoldoende of helemaal niet nakomt, moet rekening houden met zware straffen. Digitale oplossingen maken de uitvoering niet alleen eenvoudiger, maar leggen ook alle resultaten volledig en traceerbaar vast.

Rijbewijscontrole

U dient de geldigheid van de rijbewijzen van de chauffeurs om de zes maanden te controleren. Deze controle kan ook gemakkelijk onderweg door de chauffeurs zelf worden uitgevoerd via een smartphone-app.

UVV-instructie voor bestuurders

Alle bestuurders moeten minstens één keer per jaar een training volgen over het veilig omgaan met bedrijfsvoertuigen en het juiste gedrag bij ongevallen. Dankzij de e-learningcursus kunnen bestuurders deze bestuurdersinstructie volgen wanneer en waar ze maar willen.

Toegang tot het voertuig: digitaal sleutelbeheer

Ook de toegang tot de voertuigen is een belangrijk aspect van het beheer van een wagenpark. Het handmatig overhandigen van sleutels op kantoor gaat meestal gepaard met een omslachtige afsprakenplanning en is, vooral in tijden van thuiswerken en werken op afstand, voor veel bedrijven niet altijd haalbaar. Met behulp van handige hulpmiddelen kan het sleutelbeheer elektronisch worden georganiseerd. Hiertoe behoren de sleutelkast en de sleutelbox:

Sleutelkast

Nadat het voertuig is gereserveerd, kan de bestuurder de sleutelkast openen met een pincode of een RFID-chip (bijvoorbeeld op de bedrijfskaart) en de juiste sleutel eruit halen. Deze is gemarkeerd met een lichtsignaal en daardoor goed herkenbaar. De andere sleutels blijven vergrendeld en kunnen niet worden verwijderd.

Sleutelkastje

De sleutelbox is draagbaar en wordt in de auto geplaatst. Hij ontvangt het signaal voor het openen en sluiten van de auto via Bluetooth, en de bestuurder heeft alleen een smartphone-app nodig om hem te bedienen. De box is merk-onafhankelijk en direct klaar voor gebruik, aangezien er geen aanpassingen aan de auto nodig zijn. Een aanbieder van sleutelboxen is bijvoorbeeld het bedrijf flinkey.