Hans-Joachim Guth
Wat op papier overzichtelijk lijkt, wordt in de praktijk al snel een organisatorische uitdaging: de regelmatige en juridisch waterdichte controle van rijbewijzen bij een grote, gedecentraliseerde chauffeursorganisatie. Juist wanneer voertuigen slechts sporadisch worden gebruikt, neemt de coördinatielast aanzienlijk toe – en daarmee ook het risico op onvolledige documentatie.
In dit praktijkverslag wordt beschreven hoe Lufthansa Technik Logistik Services deze uitdaging structureel heeft aangepakt en met het elektronische rijbewijscontrolesysteem liva van CarWise een duurzame, auditbestendige oplossing heeft gecreëerd.
Inhoud
- 1. 676 chauffeurs, 63 voertuigen, 8 vestigingen
- 2. Wanneer handmatige rijbewijscontroles hun grenzen bereiken
- 3. Waarom een elektronische controle van rijbewijzen structureel noodzakelijk is geworden
- 4. Variabele testmethoden als doorslaggevend verschil
- 5. Centrale gegevensopslag in plaats van een wirwar van lijsten
- 6. Zelfstandig controleren via een app ontlast leidinggevenden
- 7. Meetbaar effect: minder werk, lagere kosten
- 8. Wat dit voorbeeld voor andere bedrijven betekent
676 chauffeurs, 63 voertuigen, 8 vestigingen
Wat gebeurt er als 676 bestuurders op acht locaties toegang hebben tot 63 voertuigen – waarvan velen slechts af en toe?
In dergelijke structuren wordt de controle van rijbewijzen al snel een organisatorische uitdaging. Sommige bestuurders gebruiken een voertuig dagelijks, anderen misschien maar één keer per jaar. Toch moet elke controle regelmatig worden uitgevoerd en volledig worden gedocumenteerd.
Voor Lufthansa Technik Logistik Services stond vast: de wettelijk verplichte controle van rijbewijzen mocht geen administratief risico vormen. Tegelijkertijd moest de administratieve last voor chauffeurs, leidinggevenden en het wagenparkbeheer aanzienlijk worden verminderd.
De weg daarheen liep via een elektronische rijbewijscontrole, maar niet als standaardoplossing, wel als een structureel doordacht systeem.
Wanneer handmatige rijbewijscontroles hun grenzen bereiken
Vóór de invoering van de elektronische rijbewijscontrole werkte Lufthansa Technik Logistik Services met traditionele, handmatige processen.
De controle van het rijbewijs vond persoonlijk ter plaatse plaats. De bestuurder toonde het originele rijbewijs, waarna een leidinggevende de echtheid en geldigheid ervan controleerde. Vervolgens werd de controle vastgelegd in een Excel-sjabloon, afgedrukt en ondertekend.
Wat op het eerste gezicht haalbaar leek, bleek in de dagelijkse praktijk steeds problematischer te worden:
- gebrek aan overzicht van aanstaande afspraken
- onleesbare vermeldingen
- onvolledige archivering
- grote coördinatie-inspanning
- geen centrale toegang tot uitgevoerde controles
Met 676 chauffeurs betekende dat: regelmatig afstemmen van afspraken, opvolgen, herinneringen sturen – allemaal handmatig georganiseerd.
Er ontstond een structureel zwak punt in het wagenparkbeheer. De controle van rijbewijzen was weliswaar formeel aanwezig, maar organisatorisch niet efficiënt gewaarborgd.
Waarom een elektronische controle van rijbewijzen structureel noodzakelijk is geworden
Ongeacht hoe vaak de voertuigen worden gebruikt, geldt het volgende: wie bedrijfsvoertuigen ter beschikking stelt aan medewerkers, moet er ook voor zorgen dat zij in het bezit zijn van een geldig rijbewijs.
Als er zich een schadegeval voordoet, moet het bedrijf kunnen aantonen dat de controle van het rijbewijs regelmatig is uitgevoerd. Deze documentatie vormt de wettelijke basis voor de afdekking ten opzichte van overheidsinstanties en verzekeraars.
Voor Lufthansa Technik Logistik Services betekende dit:
- elke controle moest op een traceerbare manier worden gedocumenteerd
- elke controle moest op een voor controle doorgangbare manier worden opgeslagen
- Het examen moest op alle locaties op uniforme wijze worden georganiseerd
Een elektronische controle van het rijbewijs was dus niet alleen een keuze uit gemak, maar ook een structurele veiligheidsmaatregel binnen het wagenpark.
Variabele testmethoden als doorslaggevend verschil
In een logistiek bedrijf met meerdere vestigingen, verschillende groepen chauffeurs en een variabel voertuiggebruik moet het mogelijk zijn om verschillende controlemethoden te combineren.
liva, de oplossing van CarWise, wist hier met drie testmethoden te overtuigen:
- Bediening via een smartphone-app
- Examen via USB-stick op bedrijfslocaties
- klassieke visuele inspectie
Deze methoden kunnen flexibel worden gecombineerd – afhankelijk van de locatie, de organisatiestructuur of specifieke eisen.
Het belangrijkste was:
Ongeacht de gekozen methode worden alle gegevens over bestuurders en rijbewijzen centraal geregistreerd. De elektronische rijbewijscontrole verloopt op uniforme wijze op de achtergrond, ook al is de uitvoering ter plaatse op verschillende manieren georganiseerd.
Centrale gegevensopslag in plaats van een wirwar van lijsten
Met de invoering van de elektronische rijbewijscontrole via CarWise zijn alle processen gedigitaliseerd.
Concreet betekent dit:
- Vaststelling van individuele inspectie-intervallen
- automatische herinneringen voor chauffeurs
- digitale registratie van elke uitgevoerde controle
- volledige opslag van de testresultaten
- direct beschikbare documentatie
Voor het wagenparkbeheer ontstond voor het eerst volledige transparantie over de status van elke afzonderlijke rijbewijscontrole.
Wagenparkmanagers en wagenparkverantwoordelijken hoeven niet langer actief bij te houden wie wanneer is gecontroleerd. Het systeem regelt de regelmatige controles automatisch.
Zelfstandig controleren via een app ontlast leidinggevenden
Een bijkomend effect:
Met de elektronische rijbewijscontrole via een smartphone-app kunnen bestuurders hun rijbewijs zelf controleren. Het hoeft dus niet meer per se fysiek aan een leidinggevende te worden getoond.
Dat komt neer op:
- Afstemming van afspraken
- Levensduur
- administratief dubbel werk
- interne afstemmingsprocessen
Juist bij een wagenpark met 63 voertuigen en een groot aantal chauffeurs zorgt dit voor een aanzienlijke ontlasting.
Meetbaar effect: minder werk, lagere kosten
De invoering van de elektronische rijbewijscontrole leidde niet alleen tot meer transparantie, maar ook tot meetbare besparingen. De administratieve lasten daalden aanzienlijk. De jaarlijkse kosten voor de organisatie en uitvoering van de rijbewijscontrole daalden met ongeveer 2.500 euro.
En nog belangrijker: de juridisch waterdichte documentatie is te allen tijde beschikbaar.
In geval van schade kan onmiddellijk worden aangetoond dat de periodieke controle is uitgevoerd.
Wat dit voorbeeld voor andere bedrijven betekent
De situatie bij Lufthansa Technik Logistik Services laat een vaak onderschat probleem zien:
Hoe groter het aantal chauffeurs, hoe ingewikkelder de controle van de rijbewijzen wordt, ook al lijkt het wagenpark zelf overzichtelijk.
Bedrijven met:
- op verschillende locaties
- wisselende bestuurders
- sporadisch gebruik van het voertuig
- decentrale organisatie
Met handmatige processen stuit men al snel op beperkingen. Een elektronische rijbewijscontrole biedt hier een solide basis, niet als digitaliseringsproject, maar voor meer aansprakelijkheidszekerheid binnen het wagenpark.
Conclusie: Elektronische rijbewijscontrole is een organisatorische structuur – niet alleen software
- Het regelmatig, transparant en over alle vestigingen heen organiseren van de controle van het rijbewijs van 676 chauffeurs is geen nevenactiviteit. Het is een centraal onderdeel van verantwoord wagenparkbeheer.
- Lufthansa Technik Logistik Services heeft met liva, het elektronische rijbewijscontrolesysteem van CarWise, niet alleen een proces gedigitaliseerd, maar ook een structureel zwak punt verholpen.
- Minder administratieve rompslomp. Meer transparantie. Juridische zekerheid. En bovenal: een betrouwbare basis voor elke afzonderlijke controle – ongeacht hoe vaak een voertuig wordt gebruikt.
Veelgestelde vragen
Ja. De elektronische controle van rijbewijzen vermindert de administratieve rompslomp, automatiseert afspraken en zorgt voor een traceerbare documentatie. Vooral bij een groot aantal chauffeurs of meerdere vestigingen is dit aanzienlijk efficiënter dan een handmatige controle.
De elektronische rijbewijscontrole is de digitale controle van de rijbewijzen van de chauffeurs binnen het bedrijf. De controle wordt gedocumenteerd, opgeslagen en centraal beheerd.
In de praktijk vindt de controle van het rijbewijs meestal halfjaarlijks plaats. Het is van cruciaal belang dat deze controle regelmatig wordt uitgevoerd en dat dit bij een schadeclaim aantoonbaar is.
Het uitgangspunt is de verantwoordelijkheid van de exploitant. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat bestuurders in het bezit zijn van een geldig rijbewijs en dit regelmatig controleren.
De verantwoordelijkheid ligt bij het bedrijf of de voertuigeigenaar. De uitvoering kan worden gedelegeerd aan de wagenparkbeheerder of andere verantwoordelijken.
Ja, mits de controles duidelijk worden gedocumenteerd en op een voor audits geschikte manier worden opgeslagen. Digitale systemen zoals Carano zorgen hier voor meer transparantie.
Voor alle bedrijven met meerdere chauffeurs of voertuigen. Hoe groter de organisatorische inspanning, hoe zinvoller een digitale oplossing is.
Andere artikelen
- 4.000 voertuigen, één systeem: hoe ISS met Fleet+ van Carano het wagenparkbeheer als schaalbaar platform organiseert
- 450 voertuigen in het wagenpark: hoe POCO met Fleet+ zijn wagenparkkosten op transparante wijze beheert
- 500 voertuigen, één systeem: hoe Müller Service GmbH zijn rijbewijscontrole met Carano digitaal heeft vernieuwd
- Software voor wagenparkbeheer: geen handmatige processen en gegevensverlies meer
- Het opzetten van een wagenparkorganisatie: structuur, processen en digitale oplossingen
