Hans-Joachim Guth
8.500 medewerkers, 125 winkels en een wagenpark met verschillende soorten voertuigen.
Hoe groter een wagenpark, hoe veeleisender het beheer van de voertuigen wordt. Onderhoud, leasecontracten, verzekeringen, brandstofkosten en reparaties brengen talrijke uitgaven met zich mee die moeten worden gecoördineerd en gecontroleerd. Zonder een duidelijke structuur wordt het voor wagenparkbeheerders moeilijk om het overzicht over de werkelijke kosten van het wagenpark te behouden.
Een voorbeeld hiervan is het wagenpark van POCO Einrichtungsmärkte GmbH. Het bedrijf heeft ongeveer 450 voertuigen in gebruik, telt zo’n 8.500 medewerkers en exploiteert 125 winkels in heel Duitsland. Bij een omvang als deze wordt al snel duidelijk hoe belangrijk een efficiënt wagenparkbeheer is voor de rendabiliteit van een bedrijf.
Het wagenpark bestaat uit verschillende soorten voertuigen – van klassieke personenauto’s en bestelwagens tot speciale voertuigen zoals vorkheftrucks of trekker-opleggers. Juist bij een dergelijke verscheidenheid wordt duidelijk dat een gestructureerd overzicht van de wagenparkkosten en voertuiggegevens onmisbaar is.
Wanneer de kosten van het wagenpark onoverzichtelijk worden
Naarmate de vloot groter wordt, neemt ook de complexiteit van het wagenparkbeheer toe. Verschillende voertuigtypes, leasemodellen en onderhoudsvereisten moeten tegelijkertijd worden georganiseerd. Hoe meer voertuigen een bedrijf in gebruik heeft, hoe meer gegevens er dagelijks worden gegenereerd.
Veel bedrijven beheren hun wagenpark op een manier die in de loop der tijd is gegroeid. Voertuiggegevens staan in verschillende systemen, kosten worden in tabellen bijgehouden en contractinformatie is verspreid over meerdere documenten. Deze structuur werkt vaak zolang het wagenpark overzichtelijk blijft.
Zodra er echter enkele honderden voertuigen in gebruik zijn, doen zich typische uitdagingen voor:
- stijgende totale kosten door een gebrek aan transparantie
- exploitatiekosten van afzonderlijke voertuigen die moeilijk te vergelijken zijn
- verschillende contractduur en leasemodellen
- onoverzichtelijke ontwikkeling van de brandstofkosten
Ook bij POCO was deze situatie duidelijk zichtbaar. Het wagenpark is verspreid over talrijke vestigingen en vervult verschillende taken binnen het bedrijf. Een duidelijke gegevensbasis was daarom een voorwaarde om de kosten van het wagenpark op lange termijn onder controle te kunnen houden.
Digitaal wagenparkbeheer zorgt voor overzicht
Om deze complexiteit te verminderen, maakt POCO sinds 2016 gebruik van de digitale software voor wagenparkbeheer Carano Fleet+. Het doel was om alle relevante informatie over voertuigen, contracten en kosten op één centrale plek te bundelen.
Met wagenparksoftware kunnen veel processen aanzienlijk gestructureerder worden georganiseerd. In plaats van gegevens uit verschillende bronnen samen te voegen, wordt alle informatie in het systeem vastgelegd en met elkaar gekoppeld.
Tot de belangrijkste functies behoren bijvoorbeeld:
- centraal beheer van alle voertuigen
- gestructureerd wagenparkbeheer verspreid over meerdere locaties
- Analyse van wagenparkkosten en exploitatiekosten
- Analyse van brandstofkosten en voertuiggebruik
- digitale documentatie van voertuiggegevens
Dit digitale beheer biedt een aanzienlijk betere basis voor strategische beslissingen op het gebied van wagenparkbeheer.
De kosten van het wagenpark doelgericht analyseren
Een belangrijk voordeel van moderne systemen is dat gegevens niet alleen worden opgeslagen, maar ook actief kunnen worden geanalyseerd. Hierdoor kunnen wagenparkbeheerders de kostenontwikkelingen binnen het wagenpark systematisch volgen.
Met Carano Fleet+ kunnen bijvoorbeeld ontwikkelingen op de volgende gebieden worden gesignaleerd:
- Ontwikkeling van de brandstofkosten van afzonderlijke voertuigen
- Vergelijking van de exploitatiekosten van verschillende voertuigtypes
- Analyse van het gebruik van afzonderlijke voertuigen
- Identificatie van voertuigen met bijzonder hoge totale kosten
Juist bij een wagenpark van 450 voertuigen kan een dergelijke analyse een aanzienlijk verschil maken. Wagenparkbeheerders beschikken voor het eerst over een duidelijke gegevensbasis om de wagenparkkosten gericht te verlagen en beslissingen te nemen op het gebied van het wagenparkbeheer op een gefundeerde manier te nemen.
Efficiëntie door geautomatiseerde processen
Naast de kostenanalyse speelt ook de organisatie van de dagelijkse werkzaamheden een centrale rol in het wagenparkbeheer. Veel taken komen regelmatig voor en vergen in de dagelijkse praktijk aanzienlijke middelen.
Hieronder vallen bijvoorbeeld onderhoudsafspraken, contractduur of organisatorische processen rondom het wagenpark. Als deze processen handmatig worden georganiseerd, leidt dit al snel tot extra werk voor wagenparkbeheerders.
Met digitale systemen kunnen veel van deze processen geautomatiseerd worden aangestuurd. Hierdoor kunnen onder andere onderhoudstermijnen regelmatig worden gecontroleerd, contractduur centraal worden beheerd, kostenontwikkelingen automatisch worden geanalyseerd en processen in het schadebeheer worden gestructureerd.
Dergelijke functies verhogen niet alleen de efficiëntie, maar verminderen ook de organisatorische risico’s bij het wagenparkbeheer.
Transparantie als basis voor strategisch wagenparkbeheer
De rol van de wagenparkbeheerder verandert steeds meer. Waar vroeger vooral organisatorische taken centraal stonden, gaat het tegenwoordig meer om strategische beslissingen.
Bedrijven verwachten dat hun wagenpark niet alleen wordt beheerd, maar ook actief wordt geoptimaliseerd. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om de vraag welke voertuigen op een rendabele manier kunnen worden ingezet of hoe de kosten van het wagenpark op lange termijn kunnen worden gestabiliseerd.
Digitale systemen zorgen hiervoor voor de nodige transparantie. Door een uitgebreide analyse van alle relevante wagenparkgegevens kunnen verantwoordelijken ontwikkelingen in een vroeg stadium signaleren en gerichte maatregelen nemen.
Met Carano Fleet+ van CarWise krijgen bedrijven een platform dat precies aan deze eisen voldoet en een transparant beheer van het wagenpark mogelijk maakt.
Conclusie: de kosten van het wagenpark strategisch beheren
- Het voorbeeld van POCO Einrichtungsmärkte GmbH laat zien hoe belangrijk een gestructureerde database is in het moderne wagenparkbeheer.
- Met 450 voertuigen, 8.500 medewerkers en 125 winkels wordt duidelijk dat een handmatige organisatie van het wagenpark op de lange termijn niet volstaat.
- Met digitale software voor wagenparkbeheer kunnen voertuigen, contracten en kosten centraal worden beheerd – voor meer transparantie, efficiëntie en een betere rendabiliteit.
Veelgestelde vragen
Wagenparksoftware bundelt alle relevante gegevens over voertuigen, kosten en contracten op één centrale plek. Hierdoor kunnen processen in het wagenparkbeheer worden geautomatiseerd, afspraken worden bijgehouden en kostenontwikkelingen sneller worden gesignaleerd. Oplossingen zoals Fleet+ van Carano helpen wagenparkbeheerders om processen efficiënter te organiseren en beslissingen te nemen op basis van actuele gegevens.
De kosten van het wagenpark kunnen vooral worden verlaagd door transparantie en regelmatige analyse. Bedrijven zouden bijvoorbeeld brandstofkosten, onderhoud en leasecontracten systematisch moeten evalueren. Digitale oplossingen voor wagenparkbeheer helpen daarbij om kostenverhogende factoren vroegtijdig te herkennen en gerichte maatregelen te nemen om het wagenpark te optimaliseren.
Wagenparkbeheersoftware is een digitale oplossing voor het centraal beheer van een wagenpark. Het helpt bedrijven bij het organiseren van voertuigen, contracten, kosten en afspraken. Moderne systemen, zoals de wagenparkbeheersoftware Fleet+ van Carano, maken bovendien uitgebreide analyses en geautomatiseerde processen binnen het wagenparkbeheer mogelijk.
Ja, digitalisering speelt een centrale rol bij het optimaliseren van de wagenparkkosten. Digitale systemen bieden een transparant overzicht van de exploitatiekosten, brandstofkosten en contractgegevens. Hierdoor kunnen wagenparkbeheerders ontwikkelingen in een vroeg stadium signaleren en hun wagenpark rendabeler beheren.
Het wagenpark behoort bij veel bedrijven tot de grootste kostenposten. Door regelmatig de wagenparkkosten, de exploitatiekosten en het voertuiggebruik onder de loep te nemen, kunnen inefficiënte processen worden opgespoord en kan de rendabiliteit van het wagenpark worden verbeterd. Alleen op basis van duidelijke gegevens kunnen bedrijven weloverwogen beslissingen nemen op het gebied van wagenparkbeheer.
De kosten van het wagenpark bestaan uit verschillende factoren. Hiertoe behoren onder andere exploitatiekosten, brandstofkosten, leasetermijnen, verzekeringen, onderhoud en reparaties. Voor een realistische beoordeling worden deze kosten vaak samengevoegd tot het totaalbedrag van het wagenpark en regelmatig geanalyseerd om besparingsmogelijkheden in het wagenparkbeheer te identificeren.
Andere artikelen
- Voertuigbeheer: efficiënte processen voor een modern wagenpark
- Controle van rijbewijzen door werkgevers: wettelijke voorschriften en tips voor de uitvoering
- Elektronische controle van rijbewijzen bij 676 bestuurders: hoe Lufthansa samen met Carano juridisch waterdichte structuren heeft gecreëerd
- 500 voertuigen, één systeem: hoe Müller Service GmbH zijn rijbewijscontrole met Carano digitaal heeft vernieuwd
- 4.000 voertuigen, één systeem: hoe ISS met Fleet+ van Carano het wagenparkbeheer als schaalbaar platform organiseert
