Hans-Joachim Guth
Müller Service GmbH beheert een wagenpark van ongeveer 500 voertuigen en 420 chauffeurs, verspreid over verschillende locaties. Naarmate het wagenpark groeide, nam ook de organisatorische rompslomp rond de wettelijk verplichte rijbewijscontrole toe. In deze casestudy laten we zien hoe het bedrijf het proces met liva van CarWise heeft gedigitaliseerd en structureel heeft gereorganiseerd.
Inhoud
- 1. 500 voertuigen, 420 chauffeurs – en de verplichting om het rijbewijs regelmatig te laten controleren
- 2. Van handmatige controle naar systeemgestuurde controle
- 3. App voor rijbewijscontroles: de operationele spil
- 4. Geautomatiseerde processen in plaats van individuele verantwoordelijkheid
- 5. Juridisch waterdichte documentatie als waarborg
- 6. Integratie in het totale wagenparkbeheer
- 7. Schaalbaarheid voor groeiende structuren
500 voertuigen, 420 chauffeurs – en de verplichting om het rijbewijs regelmatig te laten controleren
Müller Service GmbH beheert ongeveer 500 voertuigen met 420 chauffeurs op verschillende locaties. In een dergelijke structuur is de controle van rijbewijzen geen administratieve bijzaak, maar een centraal onderdeel van de verantwoordelijkheid van de voertuigeigenaar.
Bedrijven zijn verplicht om regelmatig de geldigheid van het rijbewijs te controleren. Deze controle moet op een juridisch verantwoorde manier worden gedocumenteerd en in geval van schade te allen tijde aantoonbaar zijn.
Naarmarm de vloot groeide, werd het duidelijk: de tot dan toe handmatige controle van rijbewijzen leidde tot steeds meer coördinatie-inspanningen, hiaten in de documentatie en een gebrek aan transparantie in het wagenparkbeheer.
De vraag was dan ook niet meer of er moest worden gedigitaliseerd, maar hoe de controle van rijbewijzen structureel opnieuw kon worden georganiseerd.
Van handmatige controle naar systeemgestuurde controle
De tot nu toe handmatige controle hield het volgende in:
- het rijbewijs fysiek overhandigen
- persoonlijke beoordeling door leidinggevenden
- papieren documentatie
- decentrale opslag
- persoonlijke herinneringen
Bij 420 bestuurders moest regelmatig worden gecontroleerd of zij in het bezit waren van een geldig rijbewijs. Elke controle moest worden uitgevoerd en op een traceerbare manier worden vastgelegd.
Vooral bij chauffeurs in de buitendienst was de afstemming lastig. Onderhoudsintervallen werden op verschillende manieren afgehandeld, herinneringen moesten handmatig worden verstuurd en de documentatie was niet centraal toegankelijk.
Dit vormde een organisatorisch risico voor de wagenparkbeheerder.
App voor rijbewijscontroles: de operationele spil
Met liva van CarWise is de elektronische controle van rijbewijzen volledig geïntegreerd in een digitale systeemlogica. De kern van de oplossing wordt gevormd door de app voor rijbewijscontrole.
Na een eenmalige initialisatie van de rijbewijzen met RFID-chips vindt de elektronische controle van het rijbewijs plaats via een smartphone.
- De bestuurders scannen zelf hun rijbewijs.
- De controle wordt automatisch uitgevoerd.
- De documentatie wordt volledig in het systeem bijgehouden.
Hierdoor verandert de aard van de controle fundamenteel:
- Er is geen fysiek origineel meer nodig
- Geen afsprakenbeheer
- Geen handmatige opvolging
- Automatische herinneringen voor aanstaande examens
- Centraal overzicht van het wagenpark
De app voor rijbewijscontroles zorgt ervoor dat elke controle regelmatig wordt uitgevoerd en door het systeem wordt gecontroleerd.
Geautomatiseerde processen in plaats van individuele verantwoordelijkheid
Een doorslaggevend verschil met de handmatige controle van rijbewijzen ligt in de automatisering.
- liva stelt de inspectie-intervallen digitaal vast
- Herinneringen worden automatisch verzonden
- Achterstallige examens zijn direct zichtbaar
- De controle wordt volledig gedocumenteerd
Voor wagenparkbeheerders betekent de invoering van de elektronische rijbewijscontrole vooral één ding: volledige transparantie. Ze krijgen een duidelijk statusoverzicht van alle bestuurders, zien in één oogopslag welke controle is uitgevoerd en waar actie nodig is. Tegelijkertijd worden aansprakelijkheidsrisico’s aanzienlijk verminderd, aangezien elke controle op een traceerbare manier wordt gedocumenteerd.
De controle van het rijbewijs wordt daardoor niet langer gezien als een op zichzelf staande controle, maar als een gestandaardiseerd en vast onderdeel van een professioneel georganiseerd wagenparkbeheer.
Juridisch waterdichte documentatie als waarborg
In het kader van de aansprakelijkheid van de voertuigeigenaar is het noodzakelijk om regelmatig het rijbewijs te controleren. Daarbij is niet alleen de controle zelf van belang, maar ook de volledige documentatie.
Met liva van CarWise wordt elke elektronische rijbewijscontrole opgeslagen:
- Datum van het examen
- Geldigheidsstatus
- uitgevoerde controle
- Overzicht van alle controles
In geval van schade kan onmiddellijk worden aangetoond dat het rijbewijs is gecontroleerd.
De app voor rijbewijscontrole fungeert daarbij als operationeel instrument – liva als documenterend systeemplatform.
Integratie in het totale wagenparkbeheer
De app voor rijbewijscontrole is bij Müller Service GmbH geen op zichzelf staand hulpmiddel, maar volledig geïntegreerd in de wagenparksoftware Carano Fleet+. Daardoor is de elektronische rijbewijscontrole geen op zichzelf staand proces naast andere taken, maar onderdeel van een centraal aangestuurde structuur voor wagenparkbeheer.
Naast de controle van rijbewijzen worden in Fleet+ alle voertuigen digitaal beheerd, onderhoudstermijnen systematisch gepland en gecontroleerd, schadeprocessen gestructureerd gedocumenteerd en kosten transparant geanalyseerd. Alle relevante gegevens – van bestuurdersinformatie en voertuiggerelateerde keuringen tot bedrijfseconomische kengetallen – komen samen op één gemeenschappelijk platform.
De controle van het rijbewijs vindt hierdoor niet los van, maar in directe samenhang met alle andere processen binnen het wagenpark plaats. Dit zorgt voor consistente werkprocessen, voorkomt overgangen tussen verschillende systemen en zorgt ervoor dat informatie niet dubbel hoeft te worden bijgehouden. Wijzigingen met betrekking tot bestuurders of voertuigen hebben automatisch invloed op de betreffende controle- en documentatieprocessen.
Juist bij een wagenpark met 500 voertuigen en 420 bestuurders is deze centrale systeemarchitectuur van cruciaal belang. Hoe groter en complexer het wagenpark, hoe belangrijker een geïntegreerde oplossing wordt die alle processen met elkaar verbindt en zorgt voor volledige transparantie. De wagenparkbeheersoftware Fleet+ vormt daarbij de organisatorische basis waarop de elektronische rijbewijscontrole betrouwbaar en duurzaam is verankerd.
Schaalbaarheid voor groeiende structuren
De elektronische controle van het rijbewijs via een app kan flexibel worden geconfigureerd. Er kunnen verschillende groepen bestuurders worden aangemaakt met individuele controle-intervallen.
Nieuwe vestigingen of extra voertuigen kunnen probleemloos worden geïntegreerd.
Vooral binnen concernstructuren wordt de controle van rijbewijzen zo een gestandaardiseerd, bedrijfsbreed proces.
Conclusie: de app voor rijbewijscontrole als integraal onderdeel van moderne wagenparken
- Müller Service GmbH heeft met liva van CarWise de controle van rijbewijzen niet alleen gedigitaliseerd, maar ook systematisch opnieuw georganiseerd. Tegenwoordig verloopt de controle elektronisch, regelmatig, automatisch en transparant.
- De app voor rijbewijscontroles verlicht zowel de werkdruk van chauffeurs als die van wagenparkbeheerders. Tegelijkertijd zorgt liva ervoor dat elke controle wordt gedocumenteerd en traceerbaar blijft.
- Juist bij een wagenpark van 500 voertuigen blijkt: een elektronische rijbewijscontrole is geen aanvullende module, maar een centraal sturingsinstrument in professioneel wagenparkbeheer.
Veelgestelde vragen
Het bedrijf, als voertuigeigenaar, is verplicht om regelmatig de rijbewijscontrole uit te voeren. De verantwoordelijkheid ligt meestal bij de wagenparkbeheerder of wagenparkmanager. Met de rijbewijscontrole liva van Carano wordt de controle systeemgestuurd georganiseerd.
De elektronische rijbewijscontrole is een digitale controle van het rijbewijs. Het rijbewijs wordt met behulp van technische systemen gecontroleerd en de geldigheid ervan wordt vastgelegd.
Het vermindert handmatige processen, automatiseert herinneringen en zorgt voor een juridisch waterdichte documentatie van de periodieke controles.
Het rijbewijs wordt voorzien van een RFID-chip. Bestuurders scannen deze regelmatig met hun smartphone. De elektronische controle van het rijbewijs wordt automatisch geregistreerd en in het systeem opgeslagen.
Zodra er meerdere chauffeurs of vestigingen bij betrokken zijn. De elektronische oplossing is efficiënter, transparanter en vermindert organisatorische risico’s.
Andere artikelen
- Duurzaam wagenparkbeheer: strategieën, processen en aansturing voor toekomstbestendige bedrijven
- Elektronische controle van rijbewijzen bij 676 bestuurders: hoe Lufthansa samen met Carano juridisch waterdichte structuren heeft gecreëerd
- Controle van rijbewijzen door werkgevers: wettelijke voorschriften en tips voor de uitvoering
- 4.000 voertuigen, één systeem: hoe ISS met Fleet+ van Carano het wagenparkbeheer als schaalbaar platform organiseert
- 450 voertuigen in het wagenpark: hoe POCO met Fleet+ zijn wagenparkkosten op transparante wijze beheert
