- Een gestandaardiseerd formulier voor de controle van rijbewijzen helpt wagenparkbeheerders om de voortdurende controle van rijbewijzen op een juridisch verantwoorde manier te documenteren.
- Hoewel er geen wettelijk vastgelegde controle-intervallen bestaan, wordt aanbevolen om rijbewijzen minstens om de zes maanden of vóór het in gebruik nemen van een voertuig te controleren.
- Een elektronische controle van het rijbewijs biedt ten opzichte van het handmatige formulier voordelen zoals automatische herinneringen en een volledige documentatie
Het regelmatig controleren van rijbewijzen behoort tot de belangrijkste taken binnen het wagenpark. Voor de uitvoering hiervan kunnen wagenparkbeheerders kiezen voor een handmatige of elektronische controle. Voor beide varianten is een volledige en traceerbare documentatie onontbeerlijk. Want als er zich een schadegeval voordoet, dient deze als belangrijk bewijs van de uitgevoerde controles. Een overzichtelijk formulier voor rijbewijscontrole helpt wagenparkbeheerders om de verplichting tot controle van geldige rijbewijzen efficiënt na te komen. Het ondersteunt bij de documentatie, voldoet aan wettelijke vereisten en zorgt voor duidelijke processen in het wagenparkbeheer.
Inhoud
- 1. In het kort: de basisprincipes van de controle van rijbewijzen in het wagenpark
- 2. Wat is een formulier voor rijbewijscontrole?
- 3. Formulier voor rijbewijscontrole downloaden
- 4. Aansprakelijkheid en juridische gevolgen bij het niet tonen van het rijbewijs
- 5. Hoe vaak moet er een rijbewijscontrole worden uitgevoerd?
- 6. Controle van het rijbewijs: op papier versus elektronisch
- 7. Veelgestelde vragen over het formulier voor rijbewijscontrole
- 8. Andere nuttige artikelen
In het kort: de basisprincipes van de controle van rijbewijzen in het wagenpark
Of het nu gaat om een dienstauto of een auto uit het wagenpark: de verantwoordelijken voor het wagenpark moeten de rijbewijzen van alle bestuurders regelmatig controleren. Hiermee moet worden gewaarborgd dat het rijbewijs geldig is en dat de bestuurder over de vereiste rijbewijsklassen beschikt. De grondslag hiervoor wordt gevormd door § 21 van de Duitse Wegenverkeerswet (StVG), waaruit duidelijk blijkt welke gevolgen er bij niet-naleving dreigen.
Hoe vaak u als wagenparkbeheerder de controles moet uitvoeren, is niet wettelijk vastgelegd. Het wordt echter aanbevolen om de rijbewijzen vóór elke eerste rit en daarna om de zes maanden te controleren. Als de bestuurder van voertuig wisselt, moet u het rijbewijs opnieuw controleren. Als er vaker bekeuringen worden uitgeschreven of als er vaker gebreken aan het voertuig worden geconstateerd, dient u de rijbewijscontroles nog vaker uit te voeren.
Als u meer wilt weten over de wettelijke vereisten, raden wij u onze artikelen aan: „Rijbewijscontrole in het wagenpark: de wettelijke voorschriften“.
Voor de uitvoering kunt u kiezen voor de handmatige controle van rijbewijzen met behulp van het rijbewijsformulier, of gebruikmaken van een softwareoplossing voor de elektronische controle van rijbewijzen. Welke voordelen deze methode biedt, bekijken we hieronder nader.
Wat is een formulier voor rijbewijscontrole?
Een formulier voor rijbewijscontrole is een document dat wordt gebruikt om de regelmatige controle van de rijbewijzen van bestuurders vast te leggen en te waarborgen dat deze geldig zijn. Dit voorbeeldformulier voor rijbewijscontrole door de werkgever is bedoeld om u te helpen bij de uitvoering hiervan.
Een formulier voor rijbewijscontrole moet de volgende gegevens bevatten:
Gegevens van de bestuurder
- Naam
- Adres
- Contactgegevens
Gegevens over het rijbewijs
- Rijbewijsnummer
- Rijbewijsklassen
- Datum, plaats en instantie van afgifte
- Vervaldatum
Controlegegevens en handtekeningen
- Datum van de controle
- Bevestiging van de geldigheid (ja/nee)
- Controle uitgevoerd door (bijv. wagenparkbeheerder of bevoegde persoon)
- Eventuele opmerkingen (bijv. opvallende zaken, noodzakelijke maatregelen)
- Handtekening van de chauffeur en de wagenparkbeheerder
Formulier voor rijbewijscontrole downloaden
Ons gratis PDF-sjabloon voor rijbewijscontrole helpt u bij de handmatige controle van uw wagenpark. Druk het sjabloon hiervoor eenvoudig af en vul het in met de benodigde gegevens. Vervolgens wordt het formulier voor rijbewijscontrole door u en de betreffende bestuurder ondertekend en gearchiveerd. Houd er rekening mee dat het originele rijbewijs moet worden getoond. Eén kopie is niet voldoende.
Hoewel de handmatige controle van rijbewijzen aan de hand van een controleformulier een eenvoudige en praktische oplossing lijkt, brengt dit veel administratieve rompslomp met zich mee. Naast het regelen van afspraken moeten alle rijbewijzen handmatig worden gecontroleerd. Bovendien komen er vaak hiaten in de documentatie voor of zijn er onleesbare vermeldingen. Ook foutieve of onnauwkeurige vermeldingen kunnen bij een schadegeval gevolgen hebben. Een elektronische rijbewijscontrole bespaart daarentegen tijd en verlaagt de kosten.
Formulier voor rijbewijscontrole downloaden
Aansprakelijkheid en juridische gevolgen bij het niet tonen van het rijbewijs
De controle van rijbewijzen is niet alleen een organisatorische verplichting, maar heeft ook een groot juridisch belang. Als er een ongeval plaatsvindt waarbij een medewerker betrokken is die geen geldig rijbewijs heeft, kan dit aanzienlijke gevolgen hebben voor het bedrijf. De houder van het voertuig, doorgaans de werkgever of de wagenparkbeheerder, is ervoor verantwoordelijk dat alleen personen met een geldig rijbewijs een voertuig besturen.
Als deze controleplicht wordt verzaakt en dit niet voldoende wordt gedocumenteerd, kan de verzekering bij een schadegeval regresvorderingen indienen of zelfs uitkeringen weigeren. In bijzonder ernstige gevallen kunnen boetes of strafrechtelijke gevolgen volgen.
Een juridisch waterdicht formulier voor rijbewijscontroles of een professioneel model voor rijbewijscontroles door werkgevers is daarom van cruciaal belang om in geval van nood te kunnen aantonen dat alle controles tijdig en correct zijn uitgevoerd. Zorg ervoor dat de processen duidelijk zijn geregeld en dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van hun verplichtingen.
Hoe vaak moet er een rijbewijscontrole worden uitgevoerd?
De wet schrijft geen vast interval voor de regelmatige controle van het rijbewijs voor, maar het wordt wel aanbevolen om deze controle ten minste tweemaal per jaar uit te voeren. Met name voordat iemand voor het eerst bedrijfsvoertuigen of dienstauto’s bestuurt, moet een controle plaatsvinden. Dit dient als bewijs dat de bestuurder in het bezit is van een geldig rijbewijs en bevoegd is om het betreffende voertuig te besturen.
Naast de eerste controle moet er een betrouwbaar herinneringssysteem worden opgezet om ervoor te zorgen dat de termijnen worden nageleefd. Of dit nu gebeurt met een handmatig formulier of via een digitale oplossing, de intervallen moeten duidelijk worden vastgesteld en op transparante wijze worden toegepast.
Wagenparkbeheerders moeten deze procedures in het kader van het wagenparkbeheer vastleggen, regelmatig controleren en indien nodig aanpassen. Met name bij vaak wisselende chauffeurs of leasevoertuigen is een nauwgezetere controle zinvol. Een efficiënt proces, ondersteund door juridisch waterdichte documentatie, is hierbij van cruciaal belang.
Controle van het rijbewijs: op papier versus elektronisch
In plaats van de controles handmatig uit te voeren met een formulier voor rijbewijscontrole, kiezen steeds meer wagenparkbeheerders voor een softwareoplossing voor digitale rijbewijscontrole. Deze automatiseert de processen, minimaliseert de inspanningen en zorgt voor meer veiligheid in het wagenpark.
Zodra alle bestuurdersgegevens in het systeem zijn opgeslagen, kunt u de gewenste controle-intervallen instellen. Vervolgens waarschuwt de tool de bestuurders automatisch via e-mail of een pushmelding in de app wanneer er afspraken op komst zijn of achterstallig zijn . Via de smartphone-app kunnen bestuurders hun rijbewijs gemakkelijk zelf scannen. Dit is vooral erg handig voor chauffeurs die op pad zijn of vanuit huis werken, omdat ze niet naar de bedrijfslocatie hoeven te rijden voor de visuele inspectie. De traceerbare en volledige documentatie van alle controles dient – met name bij schade – als belangrijk bewijs.
De softwareoplossing van CarWise combineert verschillende controlemethoden op flexibele wijze. Zo is naast controle via een smartphone-app ook een visuele inspectie of een handmatige controle op de bedrijfslocaties via een USB-stick mogelijk. Afhankelijk van uw individuele behoeften binnen het wagenpark kunt u de geschikte controlemethoden toepassen.
Conclusie
- De regelmatige controle van het rijbewijs is wettelijk verplicht en maakt deel uit van de verplichtingen van de voertuigeigenaar. Een gestandaardiseerd formulier voor de controle van het rijbewijs zorgt voor gestructureerde en traceerbare controleprocessen.
- Er moet toestemming van de chauffeurs zijn, met name bij digitale procedures, en vaste herinneringen zorgen ervoor dat controles in de dagelijkse bedrijfsvoering tijdig en efficiënt plaatsvinden.
- Met de juiste documentatie behouden de verantwoordelijken het overzicht en waarborgen ze op betrouwbare wijze het wettelijke kader bij het dagelijkse wagenparkbeheer.
Veelgestelde vragen over het formulier voor rijbewijscontrole
Bij het gebruik van het formulier voor internationale bestuurders met een buitenlands rijbewijs zijn er enkele bijzonderheden waarmee rekening moet worden gehouden. Ten eerste kunnen internationale rijbewijzen verschillende klassen en categorieën hebben, die niet altijd vergelijkbaar zijn met de nationale categorieën.
Ook de geldigheidsduur kan variëren. Daarom kan het in sommige gevallen nodig zijn om in het bezit te zijn van een aanvullend rijbewijs of een vertaling van het rijbewijs. Houd er ook rekening mee dat de controle op de echtheid ingewikkelder kan zijn, aangezien de veiligheidskenmerken en formaten van land tot land verschillen.
Uit de wet blijkt niet hoe vaak de rijbewijscontrole moet plaatsvinden. In de praktijk is het gebruikelijk geworden dat rijbewijzen ten minste om de zes maanden worden gecontroleerd. Als er vaker schade aan de voertuigen ontstaat of als er vaker boetes worden opgelegd, dient u de controle vaker uit te voeren met behulp van het rijbewijscontroleformulier.
In principe is de houder van een voertuig verantwoordelijk voor het nakomen van de aansprakelijkheid van de houder, dat wil zeggen voor het uitvoeren van de rijbewijscontrole en de UVV-bestuurdersinstructie. Dit is doorgaans de bedrijfsleiding of de raad van bestuur van de naamloze vennootschap. Zij kunnen hun taken delegeren aan een deskundige en daarvoor geschikte persoon: de wagenparkbeheerder. Deze is dan verantwoordelijk voor het opstellen, implementeren en beheren van het formulier voor de rijbewijscontrole.
Ja. Als er een bedrijfsauto ter beschikking wordt gesteld, is de werkgever wettelijk verplicht om te controleren of de werknemer in het bezit is van een geldig rijbewijs. Werknemers moeten daarom, in het kader van hun medewerkingsplicht, hun rijbewijs tonen.
Als de controle achterwege blijft of niet naar behoren wordt gedocumenteerd, is de houder – dat wil zeggen het bedrijf – aansprakelijk in geval van schade. Dit kan leiden tot boetes, regresvorderingen en, in ernstige gevallen, ook strafrechtelijke gevolgen.
Het formulier moet ten minste de volgende gegevens bevatten: naam van de bestuurder
– rijbewijsklasse(n)
– rijbewijsnummer en afgiftedatum
– datum van de controle
– naam en handtekening van de controlerende persoon
– bevestiging van de geldigheid van het rijbewijs
Telkens wanneer een medewerker een voertuig ter beschikking krijgt – ongeacht of het om een dienstauto of een poolvoertuig gaat. De controle moet vóór de eerste rit plaatsvinden en daarna regelmatig worden uitgevoerd, doorgaans ten minste tweemaal per jaar.
Andere nuttige artikelen
- De 5 voordelen van software voor wagenparkbeheer voor uw bedrijf
- Taken op het gebied van wagenparkbeheer: de 10 belangrijkste activiteiten binnen het wagenpark
- Chauffeursinstructie volgens UVV: sjabloon als PDF om te downloaden
- Software voor schadebeheer: hoe wagenparken profiteren van digitalisering
- Optimalisatie van het wagenpark – efficiëntie en digitalisering in het moderne wagenparkbeheer
