Het wagenpark vormt voor bedrijven een belangrijke kostenpost en vereist vaak een uitgebreide planning en aansturing. Veel operationele taken kunnen dankzij outsourcing echter worden geautomatiseerd of worden overgedragen aan experts. In dit artikel gaan we dieper in op de voor- en nadelen van het uitbesteden van wagenparkbeheer en leggen we uit waar u op moet letten bij het nemen van een beslissing.
Inhoud
- 1. Wat is het uitbesteden van wagenparkbeheer?
- 2. Voordelen van uitbesteding bij wagenparkbeheer
- 3. Nadelen van uitbesteding bij het wagenparkbeheer
- 4. Gedeeltelijke uitbesteding van het wagenparkbeheer – praktijkvoorbeeld Technolit
- 5. Waar moet je op letten bij het uitbesteden van het wagenparkbeheer?
- 6. Vervoersdienstverlener of full-service-leasing?
- 7. Softwareondersteuning bij de uitbesteding van het wagenpark
Wat is het uitbesteden van wagenparkbeheer?
Bij het uitbesteden van het wagenparkbeheer worden het volledige beheer of bepaalde taken aan externe partijen toevertrouwd, in plaats van deze intern uit te voeren. Uitbesteding binnen het wagenparkbeheer varieert van het uitbesteden van bepaalde taken en full-service-leasing tot een volledige uitbesteding van het wagenparkbeheer.
Het uitbesteden van wagenparkbeheer kan zowel het budget als de personeelscapaciteit binnen het eigen bedrijf ontlasten. In veel kleinere bedrijven is de wagenparkbeheerder bovendien meestal ook nog in een andere functie werkzaam en beschikt hij niet altijd over de nodige expertise die nodig is om alle verplichtingen met betrekking tot het wagenpark efficiënt en volgens de voorschriften na te komen. Gespecialiseerde wagenparkdienstverleners of full-service-leasemaatschappijen bieden hier uitkomst. Vooral operationele processen zoals schadebeheer, reparaties of kostenregistratie lenen zich goed voor uitbesteding. U dient echter zorgvuldig te analyseren of uitbesteding geschikt is voor uw wagenpark.
Voordelen van uitbesteding bij wagenparkbeheer
Bedrijven die besluiten om (deel)processen op het gebied van wagenparkbeheer uit te besteden, kunnen profiteren van de volgende voordelen:
- Kostenbesparing bij de aanschaf, het beheer en de afstoting dankzij de expertise en betere inkoopvoorwaarden van de wagenparkdienstverlener
- Efficiëntieverhoging door het uitbesteden van routinetaken, waardoor medewerkers zich kunnen concentreren op hun kerntaken.
- Investeringen in bijscholingsmaatregelen voor medewerkers of in IT-systemen kunnen tot een minimum worden beperkt en de schaalbaarheid kan worden vergroot
- Verbeterde proceskwaliteit en rechtszekerheid dankzij toegang tot de vakkennis van de externe deskundige
Nadelen van uitbesteding bij het wagenparkbeheer
Naast de voordelen zijn er ook nadelen waarmee rekening moet worden gehouden bij een alomvattende beoordeling van outsourcing in het wagenparkbeheer:
- Externe dienstverleners kosten geld. In het beste geval zouden de kwalitatieve voordelen zwaarder moeten wegen dan de financiële kosten. Soms worden hogere kosten ook voor lief genomen om het wagenparkbeheer niet intern te hoeven afhandelen.
- Het uitbesteden aan een dienstverlener kan leiden tot verlies van interne kennis, flexibiliteit en controle.
- Er kan een afhankelijkheid van de dienstverlener ontstaan . Dit is met name nadelig wanneer de dienstverlener toch niet over de verwachte kwalificaties beschikt of wanneer er andere problemen ontstaan. In het ergste geval moet hier een moeizaam traject worden doorlopen om terug te keren naar eigen beheer.
- Gegevensbescherming en andere veiligheidsaspecten vereisen een passende contractuele regeling en passende maatregelen, zodat de gegevens en processen van uw onderneming goed worden beschermd.
Gedeeltelijke uitbesteding van het wagenparkbeheer – praktijkvoorbeeld Technolit
Dat er ook een weg terug is, bewijst Technolit GmbH, dat na ervaringen met full-service-leasing zijn wagenpark nu weer in toenemende mate intern beheert. Het vakblad Autoflotte heeft hierover in dit artikel bericht. Technolit maakt daarbij gebruik van de wagenparkbeheersoftware Carano Fleet+ om de afrekeningen automatisch in te lezen en gedetailleerd te analyseren. De dienstverleners krijgen nauwkeurige richtlijnen voor de afrekening en dankzij de standaardisatie houdt Technolit de totale kosten (TCO) goed in de gaten. Zelfs de kleinste afwijkingen worden automatisch gesignaleerd. Tot de belangrijkste functies voor het interne team behoort ook het verwerken van herhalingsopdrachten, zodat er geen taken verloren gaan.
Waar moet je op letten bij het uitbesteden van het wagenparkbeheer?
Het uitbesteden van het wagenpark heeft gevolgen en moet daarom goed worden doordacht. Bij de beslissing om het wagenparkbeheer uit te besteden – of om bepaalde onderdelen van het wagenpark gedeeltelijk uit te besteden – moet een nauwkeurige kosten-batenanalyse worden uitgevoerd. Daarbij moeten de bedrijfsdoelstellingen en -strategieën altijd doorslaggevend zijn: hoe draagt het wagenpark bij aan het succes van het bedrijf, welke risico’s zijn er bij uitbesteding en welke competenties moeten binnen het bedrijf aanwezig zijn?
Bij grotere wagenparken ligt het potentieel vooral in besparingen op de proceskosten. In kleinere wagenparken ontbreekt vaak een toegewijde wagenparkbeheerder en daarmee de benodigde expertise. Bovendien kunnen hier via een dienstverlener betere inkoopvoorwaarden worden bedongen. Het uitbesteden van operationele taken kan kostenbesparingen opleveren – de strategische verantwoordelijkheid moet echter in elk geval bij het bedrijf blijven om afhankelijkheid van de leverancier te voorkomen.
Om de kosten van intern en extern beheer met elkaar te kunnen vergelijken, moeten alle tot nu toe gemaakte kosten worden bijgehouden. Geschikte softwareoplossingen waarin alle benodigde gegevens worden gebundeld, kunnen hierbij als basis dienen voor strategische beslissingen. Het is in ieder geval raadzaam om alle processen in het kader van de uitbesteding te documenteren, omdat zo de mogelijkheid tot integratie van het wagenparkbeheer behouden blijft.
Strategische taken binnen het wagenpark
- Afstemming van het wagenpark op de mobiliteitsbehoeften, aandrijfvormen, het bedrijfsimago en klimaat- en milieudoelstellingen
- Selectie van leveranciers, financiering
- Het vaststellen van het autobeleid, dat rekening moet houden met factoren als imago, restwaarde en motivatie van medewerkers
- Financieringsvormen
- Risicobeoordeling
Operationele taken binnen het wagenpark
- Kostenregistratie, controle en controlling
- Schadebeheer, reparaties
- Rijbewijscontroles, instructies
- Beheer van tankkaarten
Vervoersdienstverlener of full-service-leasing?
Er zijn talrijke mogelijkheden om het wagenparkbeheer uit te besteden. Zo is er de full-service-leasing, waarbij de leasemaatschappij ook het wagenpark beheert. Alternatieven zijn gespecialiseerde wagenparkbeheerders, die het beheer van voertuigen van verschillende leasemaatschappijen onder één hoed brengen, en dienstverleners die alleen bepaalde diensten op zich nemen. Het is hierbij van doorslaggevend belang of u afzonderlijke opdrachten of het volledige wagenparkbeheer wilt uitbesteden. Een wagenparkdienstverlener kan neutraler zijn wat betreft contractaanpassingen of teruggave van voertuigen, maar u moet er wel op letten dat u eventuele provisies bij het sluiten van het contract uitsluit.
Softwareondersteuning bij de uitbesteding van het wagenpark
Als u uw onafhankelijkheid op het gebied van het wagenpark wilt behouden, maar toch wilt profiteren van het uitbesteden van het wagenparkbeheer, biedt de wagenparkbeheersoftware Carano Fleet+ de juiste ondersteuning. Automatische import van verzamelrekeningen met plausibiliteitscontrole, uitgebreide rapportage en actiebeheer verlichten de dagelijkse werkzaamheden en maken tijd vrij voor het strategisch beheer van het wagenpark.
