De regeling voor bedrijfswagens is een belangrijk onderwerp voor bedrijven die hun medewerkers bedrijfswagens ter beschikking stellen. Een goed doordachte regeling voor bedrijfswagens zorgt voor duidelijkheid en transparantie voor alle betrokkenen, regelt het gebruik en het onderhoud van de bedrijfswagens en draagt bij aan de tevredenheid van de medewerkers. In deze blogpost belichten we de belangrijkste aspecten van een regeling voor bedrijfswagens en geven we praktische tips waar bedrijven op moeten letten bij het opstellen van een dergelijke regeling.
Wat is een regeling voor bedrijfsauto’s?
Een regeling inzake bedrijfsauto’s, vaak ook wel ‘Car Policy’ genoemd, is een overeenkomst tussen een bedrijf en zijn medewerkers. Deze regeling bepaalt onder welke voorwaarden bedrijfsauto’s mogen worden gebruikt. Een dergelijk reglement kan verschillende aspecten omvatten, zoals bijvoorbeeld het recht op het gebruik van een bedrijfswagen, de looptijd van het leasecontract, de uitrusting van de bedrijfswagen en het gebruik van de bedrijfswagen in de vrije tijd.
Waarom is een regeling voor bedrijfswagens belangrijk binnen het wagenpark?
Een goed doordachte regeling voor bedrijfswagens is om verschillende redenen belangrijk:
- Transparantie: Met een regeling voor dienstauto’s creëren bedrijven duidelijke en transparante voorwaarden voor het gebruik van bedrijfsauto’s. Medewerkers weten daardoor precies welke regels en verplichtingen gelden. Zo kunnen misverstanden en onduidelijkheden worden voorkomen.
- Kostenbeheersing: Bedrijven leggen met behulp van een regeling voor bedrijfswagens vast welke automodellen en -merken als bedrijfswagen mogen worden gekozen. Hierdoor kunnen ze de kosten voor aanschaf, gebruik en onderhoud beter beheersen en optimaliseren. Bovendien kan een bedrijfswagenregeling bepalen in hoeverre medewerkers moeten bijdragen aan bepaalde kosten.
- Juridische bescherming: Een richtlijn inzake bedrijfswagens beschermt bedrijven en medewerkers tegen juridische problemen, omdat hierin wordt vastgelegd wie aansprakelijk is in geval van een ongeval of schade.
- Klimaat- en milieudoelstellingen: Steeds meer bedrijven houden rekening met dergelijke richtlijnen in hun regeling voor bedrijfswagens. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om criteria met betrekking tot CO₂-uitstoot of energieverbruik bij de keuze van voertuigen, evenals de integratie van elektrische voertuigen.
- Medewerkerstevredenheid: Voor veel medewerkers is de bedrijfswagen een aantrekkelijk extraatje. Als het gebruik ervan duidelijk is geregeld, kan dit bijdragen aan een hogere medewerkerstevredenheid.
Waar moet je op letten bij een regeling voor bedrijfsauto’s?
Bij het opstellen van een regeling voor bedrijfswagens voor het wagenpark zijn er verschillende punten waar het wagenparkbeheer op moet letten. Zo kan een zinvolle en effectieve richtlijn voor bedrijfswagens worden opgesteld voor alle betrokkenen. Houd daarbij rekening met de volgende punten:
- Gebruiksrecht: In de regeling inzake dienstauto’s moet duidelijk worden vastgelegd welke medewerkers recht hebben op een dienstauto. Dit kan bijvoorbeeld afhangen van de functie, het takenpakket of het verantwoordelijkheidsgebied.
- Gebruik van het voertuig: In de richtlijn inzake dienstauto’s moet het gebruik van het voertuig duidelijk worden geregeld om misverstanden en conflicten met het wagenparkbeheer te voorkomen. Daarbij is het belangrijk om de voorschriften voor privégebruik van het voertuig en het gebruik voor zakelijke doeleinden duidelijk te maken.
- Kosten: De kosten voor het gebruik van de dienstauto’s moeten op een transparante en eerlijke manier worden verdeeld. Daarbij moet ook rekening worden gehouden met de belastingheffing op de dienstauto’s.
- Uitrusting van de voertuigen: Ook de uitrusting van de voertuigen moet in de regeling voor dienstauto’s worden vastgelegd. Zijn bepaalde extra’s bijvoorbeeld verboden? Ook milieuvriendelijke technologieën, zoals elektrische voertuigen, kunnen hier door het wagenparkbeheer worden geprefereerd.
- Verplichtingen van de medewerkers: De verplichtingen die gepaard gaan met het gebruik van de bedrijfsauto’s moeten eveneens deel uitmaken van het bedrijfsautobeleid. Hieronder vallen onder meer het schoonmaken van de auto en regelmatige onderhoudsbeurten en reparaties.
- Schaderegeling: Als er schade aan het voertuig ontstaat, wordt in een reglement voor bedrijfsauto’s vastgelegd hoe hiermee moet worden omgegaan en wie aansprakelijk is voor de schade.
- Sancties: Als medewerkers zich niet aan de voorschriften van de richtlijn inzake bedrijfswagens houden, kunnen sancties zoals een waarschuwing of een ontslag volgen.
Regeling voor dienstauto’s en elektromobiliteit in het wagenpark
Heeft u elektrische voertuigen in uw wagenpark of bent u van plan uw wagenpark te elektrificeren? Dan zijn er bij de regeling voor bedrijfswagens verschillende bijzonderheden waarmee u rekening moet houden. We hebben de belangrijkste tips voor u op een rijtje gezet.
Hoe werkt de regeling voor bedrijfsauto’s voor elektrische voertuigen?
Een regeling voor bedrijfsauto’s met elektrische aandrijving verschilt op een aantal punten van een regeling voor voertuigen met een conventionele verbrandingsmotor. Houd daarom onder andere rekening met de volgende aspecten:
- Laadinfrastructuur: hoe wordt het gebruik van laadpunten op de werkplek geregeld? Of ondersteunt het bedrijf de installatie van een wallbox thuis?
- Kosten: Hoe worden de elektriciteitskosten voor het opladen van het voertuig thuis, op het werk of bij openbare laadpunten in rekening gebracht en eventueel vergoed?
- Onderhoud en verzorging: Zijn er richtlijnen met betrekking tot de specifieke onderhoudsvereisten en -intervallen voor elektrische voertuigen?
- Stimulansen en voordelen: Zijn er stimuleringsprogramma’s gepland om het gebruik van elektrische voertuigen te bevorderen, zoals bonusprogramma’s of extra voordelen?
- Aansprakelijkheid: Wie is aansprakelijk voor schade aan het voertuig of de laadinfrastructuur, zowel op het werk als thuis?
Waar moet je op letten bij laadpunten en de afrekening van stroomkosten?
Een andere vraag met betrekking tot de regeling voor bedrijfswagens voor elektrische voertuigen in het wagenpark is waar de bestuurder de auto kan opladen en wie de kosten daarvoor draagt. Hiervoor zijn verschillende opties. Wagenparkbeheerders kunnen hun medewerkers de mogelijkheid bieden om de bedrijfsauto thuis of bij een openbaar laadpunt op te laden. Als alternatief kunnen er ook eigen laadpunten op het bedrijfsterrein worden geplaatst.
Er zijn verschillende manieren om de stroomkosten te verrekenen. Een mogelijkheid is het verstrekken van een oplaadkaart, waarmee de stroomkosten rechtstreeks aan de exploitant van het laadstation kunnen worden doorberekend. Een andere variant is de afrekening via een vast bedrag per kilometer. Daarbij wordt voor elke gereden kilometer een vast bedrag in rekening gebracht om de elektriciteitskosten te dekken.
Veelgestelde vragen over het beleid inzake bedrijfswagens in het wagenpark
Een richtlijn voor bedrijfswagens biedt bedrijven, het wagenparkbeheer en bestuurders duidelijke regels voor het gebruik van bedrijfswagens, waardoor conflicten binnen het wagenpark kunnen worden voorkomen. Alle betrokkenen weten namelijk wat wel en wat niet is toegestaan. Bovendien kunnen bedrijven door het gebruik van bedrijfswagens de mobiliteit van hun medewerkers bevorderen en zo hun flexibiliteit in de dagelijkse bedrijfsvoering vergroten.
Plan vaste evaluatietermijnen in, bijvoorbeeld jaarlijks of halfjaarlijks, en leg vast wie verantwoordelijk is voor het toezicht op en de actualisering van de regeling. De expertise van externe adviseurs die gespecialiseerd zijn in arbeids- en belastingrecht kan hierbij een waardevolle ondersteuning zijn.
De regeling voor bedrijfsauto’s geldt voor elektrische auto’s op dezelfde manier als voor voertuigen met een verbrandingsmotor. Er zijn echter enkele bijzonderheden waarmee rekening moet worden gehouden. Zo moeten bijvoorbeeld de laadinfrastructuur en de afrekening van de stroomkosten worden geregeld. Ook de belastingregeling voor elektrische bedrijfswagens is anders dan bij voertuigen met een verbrandingsmotor. Bedrijven en werknemers moeten erop letten dat ze de fiscale voordelen van elektrische bedrijfswagens benutten en aan alle fiscale voorschriften voldoen.
Ja, in de regel mogen bedrijfswagens ook voor privédoeleinden worden gebruikt. Het zakelijke gebruik van het voertuig moet hierbij echter voorop staan en het privégebruik mag slechts binnen redelijke grenzen plaatsvinden. In de regeling voor bedrijfswagens moeten hierover concrete richtlijnen worden vastgelegd, waarin wordt aangegeven hoe vaak en in welke mate het voertuig voor privédoeleinden mag worden gebruikt. Het is ook belangrijk dat de werkgever het privégebruik van de bedrijfswagen correct belast en dit op de loonstrook vermeldt.
