Het gebruik van poolvoertuigen biedt bedrijven de mogelijkheid om hun wagenpark efficiënt en zo voordelig mogelijk in te richten. De voordelen liggen voor de hand: een flexibelere bedrijfsmobiliteit, waardoor meer bestuurders gebruik kunnen maken van bedrijfsvoertuigen, en een efficiëntere en dus ook voordeligere benutting van het wagenpark. Maar hoe kunt u poolvoertuigen zo goed mogelijk beheren? In dit artikel leggen we u uit waar het bij de organisatie om draait en hoe software voor poolvoertuigen u daarbij kan helpen.
Wat is software voor een wagenparkbeheer?
Software voor poolvoertuigen vergemakkelijkt het beheer van poolvoertuigen in het wagenpark. De tool biedt een overzicht van elk poolvoertuig, de reserveringen en de beschikbaarheid. Bovendien kan deze software ook de boekhouding en de afrekening vereenvoudigen.
De voordelen van software voor het beheer van een wagenpark
Veel wagenparkbeheerders maken bij het beheer van hun wagenpark gebruik van de agenda-functie van hun e-mailprovider. Op het eerste gezicht lijkt dat overzichtelijk, maar het volstaat niet voor een diepgaande analyse van de efficiëntie van het gebruik. Want al bij een handvol voertuigen in het wagenpark wordt het onoverzichtelijk. Welke bedrijfswagen wordt bijzonder vaak gebruikt? Is er een knelpunt tijdens piekuren, dat wil zeggen tijdvakken met een verhoogde vraag of periodes waarin voertuigen stil staan? Intelligente, digitale autodeelsoftware vergemakkelijkt niet alleen het reserveren van voertuigen, maar kan ook op betrouwbare wijze kostenuitstapels opsporen en besparingsmogelijkheden aan het licht brengen.
Eenvoudig boeken en communicatie met de chauffeur
Bestuurders kunnen de voertuigen zelfstandig reserveren. Dit kan via een smartphone-app of een webapplicatie. De daaropvolgende communicatie wordt afgehandeld door de autodeelsoftware. De bestuurders ontvangen een reserveringsbevestiging en worden bij vertragingen, wijzigingen of annuleringen automatisch per e-mail op de hoogte gebracht. In een reserveringskalender worden alle reserveringen en beschikbare voertuigen overzichtelijk weergegeven.
Met behulp van een retourdialoogvenster kunnen chauffeurs vervuiling, gebreken of schade vastleggen, zodat deze intern verder kunnen worden afgehandeld.
Vervoersplanning
Software voor een wagenpark wijst bij elke reservering een geschikt voertuig toe. Daarbij wordt bijvoorbeeld rekening gehouden met de actieradius van elektrische voertuigen of het aantal leasekilometers.
Efficiëntieverhoging
Met een softwaregestuurd wagenparkbeheer kunnen veel terugkerende processen worden geautomatiseerd, zoals het reserveren van voertuigen, de toegang tot de bedrijfswagens en het toezicht op onderhoudswerkzaamheden. Dit vermindert het risico op menselijke fouten en bespaart de wagenparkbeheerders veel werk. Autodeelsoftware optimaliseert het gebruik van bedrijfswagens door middel van effectieve planning en monitoring. Zo wordt ervoor gezorgd dat altijd de juiste voertuigen aan de ritten worden toegewezen en dat dubbele boekingen worden voorkomen.
Toezicht en traceerbaarheid
Een softwareoplossing voor het beheer van poolvoertuigen biedt een hoge mate van transparantie en traceerbaarheid voor het wagenparkbeheer. Alle informatie over de ritten en het gebruik ervan wordt centraal opgeslagen en kan op elk moment worden geraadpleegd. Dit maakt het gemakkelijker om weloverwogen beslissingen te nemen en het beheer van de poolvoertuigen te vereenvoudigen.
Met behulp van software kunt u alle belangrijke gegevens en kengetallen in de gaten houden, op elk moment rapportages opstellen en passende maatregelen nemen om de efficiëntie te verbeteren. Dit omvat bijvoorbeeld de bezettingsgraad van de voertuigen in het gehele wagenpark, het aantal afgelegde kilometers en de kosten per voertuig. Deze informatie is onmisbaar voor een optimaal beheer van wagenparken. Ze geeft bijvoorbeeld inzicht in de vraag of het aantal voertuigen nog verder moet worden teruggebracht, of dat er extra voertuigen moeten worden aangeschaft, of dat alternatieve mobiliteitsoplossingen moeten worden geïntegreerd.
Naleving van de aansprakelijkheidsverplichtingen van de eigenaar
Ook bij poolvoertuigen moeten wagenparkbeheerders voldoen aan de wettelijk voorgeschreven aansprakelijkheidsverplichtingen van de houder. Daartoe behoren de regelmatige controle van rijbewijzen en de instructering van bestuurders volgens de UVV. Software voor poolvoertuigen vergemakkelijkt deze taken door vóór elke rit te controleren of alle vereiste controles en keuringen geldig zijn.
Zo werkt het beheer van een wagenpark met behulp van software
Software voor wagenparkbeheer, zoals die van CarWise, vereenvoudigt alle processen rondom het beheer van wagenparkvoertuigen. Naast het eenvoudig reserveren van voertuigen helpt de software wagenparkbeheerders bij het naleven van wettelijke voorschriften en vergemakkelijkt het de teruggaveprocedures van de voertuigen.
- Reservering van een voertuig: Om gebruik te maken van een poolvoertuig, reserveert de medewerker dit via de software. Hij kiest de gewenste datum en het tijdstip waarop het gebruik begint, evenals de verwachte duur van de reservering. De software wijst automatisch voor elke rit een geschikt voertuig toe, waarbij rekening wordt gehouden met de leasekilometers en het bereik bij elektrische voertuigen. Vervolgens ontvangt de bestuurder een reserveringsbevestiging per e-mail. Bij vertraging of een wijziging in de reservering ontvangt hij eveneens een melding.
- Toegang tot het voertuig: Nadat de reservering is voltooid, krijgt de medewerker toegang tot het voertuig. Dit kan enerzijds via een sleutelbox gebeuren. Deze wordt in het voertuig geplaatst en ontvangt via Bluetooth het signaal om te openen en te sluiten. Als alternatief kan ook een sleutelkast worden geïnstalleerd.
- Aansprakelijkheid van de voertuigeigenaar: Vóór elke rit kan worden gecontroleerd of de rijbewijzen geldig zijn en of de bestuurders de nodige instructies hebben gekregen.
- Teruggave: Na afloop van de rit parkeert de medewerker het voertuig op de afgesproken locatie en sluit hij de boeking af via de software. Eventuele schade of gebreken aan het voertuig kunnen via een teruggavevenster worden vastgelegd en voor interne afhandeling worden doorgegeven.
- Analyses en rapporten: Een softwareprogramma biedt diverse rapportagefuncties om het gebruik van de poolvoertuigen te analyseren en de bezettingsgraad verder te optimaliseren.
Waarom zou een bedrijf software voor wagenparkbeheer moeten gebruiken?
Bedrijven zouden moeten kiezen voor een softwareoplossing om de efficiëntie en het overzicht in het beheer van hun wagenpark te verbeteren. De software biedt een eenvoudige en effectieve manier om alle voertuigen, reserveringen en ritten te monitoren en te beheren. Bovendien levert het nuttige analyses op die inzicht geven in hoe goed de voertuigen worden benut en waar er ruimte is voor verbetering.
