Een goed functionerend wagenpark kan het verschil maken tussen een soepele bedrijfsvoering en inefficiënte, kostbare processen. Hier komt de wagenparkanalyse om de hoek kijken.
Of u nu overweegt uw wagenpark te moderniseren, kosten te verlagen of het brandstofverbruik en de CO₂-uitstoot doelgericht onder de loep te nemen: een wagenparkanalyse biedt waardevolle inzichten en oplossingen. Maar hoe verloopt dit precies? In dit artikel belichten we de belangrijkste aspecten en vraagstukken.
Inhoud
- 1. Wat is een wagenparkanalyse?
- 2. 1 – Doelstellingen van de wagenparkanalyse vaststellen
- 3. 2 – Processen en structuren analyseren
- 4. 3 – Het wagenpark en de bezettingsgraad analyseren
- 5. 4 – Berekening van de Total Cost of Ownership
- 6. 5 – Milieu- en klimaatdoelstellingen voor het wagenpark
- 7. Hoe helpt een softwareoplossing bij de analyse van het wagenpark?
Wat is een wagenparkanalyse?
Een wagenparkanalyse is een systematische aanpak waarmee de huidige toestand van een wagenpark kan worden beoordeeld en mogelijkheden voor optimalisatie kunnen worden geïdentificeerd. Een dergelijke analyse stelt bedrijven in staat om diepgaand inzicht te krijgen in de structuren, processen en kosten van hun wagenpark en strategische beslissingen te nemen.
Hoe vaak een wagenparkanalyse moet worden uitgevoerd, hangt af van de omvang van het wagenpark. Over het algemeen wordt aanbevolen om het wagenpark met regelmatige tussenpozen – bijvoorbeeld eenmaal per jaar – grondig onder de loep te nemen. Bij een uitgebreide analyse wordt rekening gehouden met zowel bedrijfseconomische als technische en organisatorische aspecten. Daarbij moeten de volgende stappen in acht worden genomen
1 – Doelstellingen van de wagenparkanalyse vaststellen
Bepaal eerst wat u met de analyse van het wagenpark wilt bereiken. Wilt u een uitgebreid overzicht van het wagenpark krijgen, de kosten verlagen of de efficiëntie verhogen? Of ligt de nadruk op het naleven van nieuwe milieueisen? Misschien overweegt u ook om wagenparksoftware in te voeren. Een mogelijk doel zou ook kunnen zijn om na te gaan of het wagenpark voldoet aan de eisen van het bedrijf. Afhankelijk van welk doel voor u prioriteit heeft, moet de daaropvolgende analyse daarop worden afgestemd.
2 – Processen en structuren analyseren
De analyse van het wagenpark begint met het in kaart brengen van alle processen en structuren binnen het wagenpark. Geef eerst een overzicht van de opzet van het wagenparkbeheer. Is het wagenpark centraal of decentraal georganiseerd en hoeveel personen en afdelingen zijn verantwoordelijk voor het beheer van het wagenpark? Bekijk vervolgens de afzonderlijke processen en werkstappen, zoals bijvoorbeeld
- Aankoop van voertuigen
- Gegevens- en contractbeheer
- Onderhoud en reparaties (inclusief bandenbeheer)
- Afhandeling van schadeclaims
- Verzekeringsbeheer
- Omgang met tankkaarten
- Wagenparkbeheer
- Naleving van wettelijke voorschriften
Beantwoord daarbij de volgende vragen:
- Zijn de afzonderlijke werkstappen actueel of verouderd?
- Worden de processen voldoende gedocumenteerd?
- Kunnen de werkprocessen met behulp van digitale tools worden geoptimaliseerd? Zijn er onderbrekingen in de processen?
- Als u al een softwareoplossing gebruikt, moet u zich afvragen of deze nog wel voldoet aan de eisen van het wagenpark?
3 – Het wagenpark en de bezettingsgraad analyseren
De volgende stap in de analyse richt zich op een van de belangrijkste aspecten van het wagenpark: de voertuigen. Controleer of alle voertuigen nodig zijn, of ze efficiënt worden benut en of oudere voertuigen moeten worden vervangen door nieuwere, kostenefficiëntere modellen.
Niet elk voertuig is namelijk per definitie afgestemd op de specifieke eisen van het bedrijf. Aan de hand van de analyse kunt u vaststellen of de bestaande voertuigen aan de werkelijke behoeften voldoen.
Houd daarbij onder andere rekening met:
- Aantal en soort voertuigen
- Leeftijd en staat van de voertuigen
- Gebruiksfrequentie en gebruiksduur
- Gebruiksdoel van de voertuigen
- Loopprestaties
De bezettingsgraad van de afzonderlijke voertuigen is bijzonder belangrijk. Terwijl sommige voertuigen mogelijk slechts zelden worden gebruikt en lange stilstandtijden hebben, kunnen andere regelmatig hun capaciteitsgrenzen bereiken. Bij de analyse moet daarom onderscheid worden gemaakt tussen persoonlijke dienstauto’s en poolvoertuigen.
Bij poolvoertuigen kan bijvoorbeeld worden nagegaan hoe vaak ze worden gereserveerd, wanneer er stilstand ontstaat en of er op bepaalde tijdstippen knelpunten ontstaan. Autodeelsoftware kan de betreffende gebruiks- en boekingsgegevens inzichtelijk maken. Op basis hiervan kan worden beoordeeld of het bestaande wagenpark aansluit bij de daadwerkelijke mobiliteitsbehoefte, of dat voertuigen anders moeten worden ingezet, dan wel dat de mobiliteitsmix moet worden aangepast.
4 – Berekening van de Total Cost of Ownership
Het in kaart brengen van de totale exploitatiekosten van het wagenpark vormt een centraal onderdeel van de wagenparkanalyse. De Total Cost of Ownership (TCO) omvat niet alleen de aanschafkosten, maar ook alle uitgaven die verband houden met het bezit en het gebruik van de voertuigen. Door rekening te houden met alle directe en indirecte kostenfactoren kunt u verborgen uitgaven en kostenverhogende factoren in het wagenpark aan het licht brengen. Bekijk daarom alle uitgaven nauwkeuriger en breng in kaart op welke gebieden besparingen mogelijk zijn. In principe bestaat de TCO uit de volgende kostenposten:
- Aankoopkosten
- Financieringskosten zoals rente of leasekosten
- Lopende exploitatiekosten zoals onderhoud en reparaties, brandstofkosten of verzekeringen
- Administratiekosten
- Waardeverlies
5 – Milieu- en klimaatdoelstellingen voor het wagenpark
Klimaat- en milieuaspecten spelen ook in het wagenparkbeheer een steeds belangrijkere rol. Een wagenparkanalyse kan daarom rekening houden met het brandstof- en energieverbruik, de CO₂-uitstoot en het voertuiggebruik. Zo kan bijvoorbeeld worden onderzocht welke besparingsmogelijkheden er zijn door zuinigere voertuigen, alternatieve aandrijvingen of een geoptimaliseerde routeplanning.
Een grondige analyse biedt bovendien een gegevensbasis om concrete en meetbare klimaat- en milieudoelstellingen voor het wagenpark vast te stellen en de voortgang daarvan te volgen. Bij een wagenparkanalyse dient u daarom rekening te houden met de volgende vragen:
- Welke aandrijfvormen worden er in de vloot gebruikt?
- Hoe hoog is de CO2-uitstoot?
- Hoeveel brandstof verbruikt de auto?
- Welke voertuigen kunnen worden geëlektrificeerd?
Hoe helpt een softwareoplossing bij de analyse van het wagenpark?
Wagenparkbeheersoftware zoals Carano Fleet+ kan de analyse van het wagenpark aanzienlijk vergemakkelijken en optimaliseren. Het vervangt handmatige processen en biedt talrijke mogelijkheden voor gegevensverzameling en -analyse. Met één druk op de knop genereert de software gedetailleerde rapporten waarmee verschillende aspecten van het wagenpark – zoals bijvoorbeeld de totale eigendomskosten (TCO) of de bezettingsgraad van afzonderlijke voertuigen – in kaart kunnen worden gebracht en optimalisatiemogelijkheden kunnen worden geïdentificeerd.
