Een te grote verhuurvloot legt onnodig kapitaal vast en brengt lopende kosten met zich mee. Een te klein wagenpark kost omzet door afgewezen boekingen. Elke wagenparkplanning in de autoverhuursector beweegt zich tussen deze twee uitersten – en de oplossing ligt zelden in meer auto’s, maar in een beter inzicht in beschikbaarheid, vraag en locatieverdeling.
Inhoud
- 1. Waarom de bezettingsgraad moeilijker te sturen is dan het lijkt
- 2. Zichtbaarheid over alle vestigingen heen als uitgangspunt
- 3. Teruggave en uitgifte als knelpunt
- 4. De samenstelling van de vloot aanpassen aan de werkelijke vraag
- 5. Online zichtbaarheid en boekbaarheid
- 6. De vraag naar huurauto’s op korte termijn en de langetermijnstrategie voor het wagenpark op elkaar afstemmen
- 7. Wat dit betekent voor de mobiliteit in het algemeen
- 8. Hoe CarWise Group de besturing ondersteunt
- 9. Veelgestelde vragen
- 10. Andere nuttige artikelen
Waarom de bezettingsgraad moeilijker te sturen is dan het lijkt
De bezettingsgraad wordt vaak als één enkele indicator beschouwd: het aantal geboekte dagen gedeeld door het aantal beschikbare dagen. Operationeel gezien bestaat deze echter uit verschillende factoren: de voertuigmix per locatie, seizoensgebonden schommelingen in de vraag, de tijd tussen het inleveren en de volgende verhuur, en stilstandtijden als gevolg van onderhoud, reparaties of schade.
Wie alleen naar de totale waarde kijkt, ziet vaak over het hoofd dat bepaalde vestigingen of klassen aanzienlijk slechter presteren dan het gemiddelde laat zien.
Zichtbaarheid over alle vestigingen heen als uitgangspunt
De belangrijkste factor voor een beter gebruik is zelden één enkel voertuig, maar het totaalbeeld over alle locaties heen: als er op locatie A een auto ongebruikt staat, terwijl op locatie B aanvragen moeten worden afgewezen, is dat een verdelingsprobleem, geen capaciteitsprobleem – de beschikbare capaciteit is aanwezig, maar verkeerd verdeeld.
Zonder centrale planning blijft deze afstemming een kwestie van toeval of handmatig werk in Excel. In de module Planning & Beschikbaarheid van RentWise is op elk moment te zien welke huurauto wanneer op welke locatie beschikbaar is – de basis om boekingen actief om te leiden in plaats van de vraag af te wijzen.
Teruggave en uitgifte als knelpunt
Een vaak onderschat gebruiksverlies ontstaat niet door het ontbreken van auto’s, maar door de tijd tussen het inleveren en het moment dat de auto weer beschikbaar is: na het inleveren moet een auto bijvoorbeeld op schade worden gecontroleerd, worden schoongemaakt en worden klaargemaakt voor de volgende klant. Als handmatige afstemmingen of papieren procedures deze processen vertragen, wordt de stilstandtijd nog langer.
Digitaal in- en uitchecken kan daarbij helpen om informatie over de staat van het voertuig direct vast te leggen en de daaropvolgende processen sneller in gang te zetten. Hoe efficiënter het terugnemen en opnieuw uitlenen zijn georganiseerd, hoe sneller een auto weer beschikbaar is voor de volgende reservering.
De samenstelling van de vloot aanpassen aan de werkelijke vraag
Het gebruik hangt bovendien af van de vraag of de bestaande voertuigmix aansluit bij de daadwerkelijke vraag. Een wagenpark met te veel auto’s uit een klasse die zelden wordt geboekt, legt kapitaal vast, terwijl veelgevraagde klassen voortdurend uitverkocht zijn.
Analyses van boekingen, het gebruik van het wagenpark en stilstandtijden per voertuigklasse en locatie laten zien waar aanpassingen nodig zijn – bijvoorbeeld bij de aanschaf van nieuwe voertuigen, de verplaatsing van locaties of de verkoop van oudere huurauto’s.
Online zichtbaarheid en boekbaarheid
Een goed beheer begint al vóór de reservering: als de daadwerkelijke beschikbaarheid online zichtbaar is en direct kan worden geboekt, daalt het aantal gemiste boekingen als gevolg van navraag of vertraagde bevestiging.
Een klantenportaal dat is gebaseerd op dezelfde beschikbaarheidsgegevens als de interne planning, voorkomt bovendien dubbele boekingen tussen online- en ter-plaats-reserveringen. Tegelijkertijd neemt het risico op tegenstrijdige informatie tussen de online-boeking en het verhuurpunt af.
De vraag naar huurauto’s op korte termijn en de langetermijnstrategie voor het wagenpark op elkaar afstemmen
Een goed beheer kan niet uitsluitend op operationeel niveau worden gerealiseerd – het hangt ook af van strategische beslissingen over de omvang en samenstelling van het wagenpark. Op korte termijn kunnen de vraag en het aanbod sterk fluctueren, afhankelijk van het seizoen, de dag van de week en de locatie. Strategische beslissingen over de aanschaf van extra voertuigen, de aanpassing van het wagenpark of de uitbreiding van afzonderlijke vestigingen mogen daarom niet uitsluitend op momentopnames worden gebaseerd.
Een goede wagenparkstrategie is gebaseerd op de voor de bedrijfsvoering relevante kengetallen en houdt rekening met zowel de dagelijks bijgewerkte boekingsgegevens als aanwijzing voor de planning, als met boekingspatronen op langere termijn als basis voor de aanschaf, uitbreiding van vestigingen of de verkoop van overtollige voertuigen.
Als er alleen reactief wordt gehandeld, zonder rekening te houden met de ontwikkeling over een periode van meerdere maanden, ontstaan er steeds weer knelpunten bij dezelfde klassen of locaties. Een efficiënte bedrijfsvoering wordt bereikt door beide tijdshorizonten op dezelfde gegevens te baseren, in plaats van operationele beslissingen en strategische vlootplanning afzonderlijk te bekijken.
Wat dit betekent voor de mobiliteit in het algemeen
De hier beschreven aanpassingsmogelijkheden gelden niet alleen voor traditionele autoverhuurbedrijven, maar voor elke vorm van mobiliteit waarbij voertuigen op korte termijn ter beschikking worden gesteld: vervangingswagenparken, autodeelprogramma’s voor bedrijven of leasemaatschappijen met een eigen verhuuractiviteit moeten voertuigen op basis van de vraag ter beschikking stellen en de beschikbaarheid ervan doelgericht beheren.
Ongeacht het betreffende bedrijfsmodel zijn een transparant overzicht van locaties en beschikbaarheid, goed afgestemde overdrachtsprocessen en een op de behoefte afgestemde voertuigmix belangrijke voorwaarden voor een hoge benutting van het bestaande wagenpark.
Hoe CarWise Group de besturing ondersteunt
Overzicht van vestigingen, inlever- en uitgifteprocessen, wagenparkmix en online boekbaarheid – deze aspecten hangen met elkaar samen, maar kunnen alleen gezamenlijk worden aangestuurd als ze op dezelfde gegevens zijn gebaseerd.
RentWise bundelt planning en beschikbaarheid, online verhuur en klantenportaal, terugname en uitgifte, evenals wagenparkbeheer in één centraal systeem, in plaats van in afzonderlijke tools met elk hun eigen gegevensbestand. Analyses van het gebruik hebben daardoor toegang tot dezelfde gegevens als de dagelijkse planning.
Zo beschikken autoverhuurbedrijven over een gemeenschappelijke gegevensbasis om het verhuurpark operationeel te beheren en de vlootplanning verder te ontwikkelen op basis van het daadwerkelijke gebruik.
Veelgestelde vragen
De beschikbare voertuigen en locaties zo aansturen dat aanvragen zo min mogelijk worden afgewezen en stilstandtijden zo kort mogelijk worden gehouden – door middel van verdeling, processen en voertuigmix in plaats van uitsluitend via de omvang van het wagenpark.
Nee. Een grotere vloot zorgt voor een hogere kapitaalbinding en hogere stilstandkosten, zonder dat het eigenlijke distributieprobleem wordt opgelost als voertuigen op de verkeerde locatie of in de verkeerde klasse staan.
Bijvoorbeeld door een beter op de vraag afgestemde verdeling van de auto’s, kortere stilstandtijden tussen verhuurbeurten, een passend voertuigaanbod en een betere afstemming tussen online boekingen en de interne planning.
Een centraal verhuurprogramma kan informatie over voertuigen, reserveringen, locaties en beschikbaarheid samenbrengen. Hierdoor kunnen zowel de dagelijkse planning als analyses op langere termijn op basis van een gemeenschappelijke gegevensbasis worden uitgevoerd.
Ja. RentWise kan worden gecombineerd met LeaseWise, zodat leasing en verhuur binnen één geïntegreerd systeemlandschap kunnen worden afgebeeld.
