De mobiliteit binnen het bedrijf waarborgen, de motivatie van de medewerkers stimuleren en tegelijkertijd de kosten van alle voertuigen in het wagenpark efficiënt in de gaten houden – dat zijn slechts enkele van de vele eisen die aan een wagenparkbeheerder worden gesteld.
Met name het onderwerp kosten, om precies te zijn het beheer van het wagenpark, krijgt extra aandacht, want het wagenpark moet uiteindelijk als geheel rendabel zijn.
De wagenparkbeheerder heeft daarom een goed overzicht nodig van alle lopende kosten en moet deze voortdurend in de gaten houden om mogelijke kostenverhogende factoren onder de vele voertuigen op te sporen en zo de basis te leggen voor strategische beslissingen met betrekking tot het wagenpark.
Daarom is wagenparkbeheer zo belangrijk
Eén ding is zeker: wagenparkbeheer loont altijd. Het is echter niet alleen belangrijk welke kengetallen in het wagenpark worden geanalyseerd, maar vooral ook hoe. Hoe beter de gegevens voor het wagenparkbeheer zijn gestructureerd, hoe informatiever en minder tijdrovend de verdere gegevensverwerking is. Ook al wordt wagenparkbeheer in de eerste plaats geassocieerd met kostenbeheersing, spelen andere indicatoren een doorslaggevende rol:
- Uitschieters identificeren: een vergelijking van de betreffende voertuigklassen met referentievoertuigen brengt afwijkingen snel aan het licht.
- Houd rekening met de gebruiksduur: uit de registratie van de technische levenscyclus, inclusief de reparatiekosten per voertuig, kunnen conclusies worden getrokken over de optimale levensduur. Vanaf wanneer zijn de kosten voor onderhoud en reparaties hoger dan de extra kosten voor een nieuw voertuig?
- Schadecijfers analyseren: Een analyse van de soorten schade aan voertuigen, evenals de frequentie en het tijdstip waarop deze zich voordoen, kan aanwijzingen opleveren voor geschikte maatregelen om de schadecijfers te verlagen, zoals bijvoorbeeld een betere opleiding van de bestuurders of de installatie van achteruitrijcamera’s op de voertuigen voor een beter zicht naar achteren.
- Afspraken bijhouden: zodat u te allen tijde een optimaal overzicht behoudt van openstaande en afgehandelde verplichtingen, zoals rijbewijscontroles en APK-afspraken.
Stap voor stap naar een inzichtelijke rapportage over het wagenpark
Elk wagenpark is anders (opgebouwd) en daarom zijn de eisen aan het wagenparkbeheer voor elk wagenpark uniek. In de eerste stap moeten daarom de eisen aan de rapportagetool worden vastgesteld. De uitdaging bestaat erin om de complexiteit van het wagenpark en alle taken zo eenvoudig mogelijk in kaart te brengen aan de hand van de belangrijkste kengetallen van het wagenpark. De volgende vijf vragen helpen u bij het opzetten van een zinvolle wagenparkrapportage.
Vraag #1: Welke processen liggen ten grondslag aan de gegevens?
Ongeacht uw concept voor wagenparkbeheer (in eigen beheer of uitbestede) dient u aandacht te besteden aan zowel een kwalitatieve als een kwantitatieve evaluatie en daarvoor de nodige gegevens te verzamelen.
Vraag #2: Hoe kom ik aan de benodigde gegevens voor het wagenparkbeheer?
Om transparantie en overzicht in het wagenpark te creëren, is het van cruciaal belang om over de benodigde gegevens voor het wagenparkbeheer te beschikken. Gebruik hiervoor bij voorkeur geschikte wagenparksoftware. Hiermee registreert u systematisch alle relevante informatie en kosten met betrekking tot uw voertuigen, zoals brandstofverbruik, onderhoudsintervallen en reparatiekosten, op één plek. Deze informatie dient als basis voor zinvolle rapportages en analyses.
Met moderne softwareoplossingen voor wagenparkbeheer kunt u de gegevens per voertuig automatisch vastleggen en direct vanuit de software in overzichtelijke rapporten weergeven. Zo krijgt u snel en eenvoudig een uitgebreid overzicht van uw wagenpark en kunt u weloverwogen beslissingen nemen om de kosten binnen het bedrijf te verlagen en de efficiëntie te verhogen.
Vraag #3: Hoe wordt de informatie weergegeven?
De geschikte gegevensweergave wordt onder andere bepaald door het aantal gegevensrecords en het gebruiksdoel van de analyses door de software. Voor grote hoeveelheden gegevens zijn lijsten, contractoverzichten of algemene kostenplaatsrapporten geschikt. Ook aantrekkelijke sjablonen, zoals dashboards met een sneloverzicht van de belangrijkste kengetallen voor het wagenparkbeheer, inclusief grafieken, bieden een goed overzicht. Van hieruit kan de gebruiker verdere gewenste details in de analyse evalueren. Zeer nuttig zijn onder andere ook verkeerslichtrapporten om de belangrijkste kengetallen van het wagenpark, zoals bijvoorbeeld de kosten, extra te benadrukken.
Vraag #4: Hoe vaak zijn de gegevens nodig voor het wagenparkbeheer?
Zowel de beschikbaarheid van de gegevens als de eis dat deze actueel zijn, hebben een doorslaggevende invloed op de rapportage. Als er vaak rapporten nodig zijn, is het van groot nut dat de gegevens van alle voertuigen beschikbaar zijn en dat de rapportage snel kan worden opgesteld.
Vraag #5: Waar zijn de relevante gegevens en kengetallen van het wagenpark beschikbaar?
De gegevens van alle voertuigen en chauffeurs moeten beschikbaar zijn voor alle bevoegde contactpersonen binnen en buiten het wagenpark. Ook moet hierbij rekening worden gehouden met de toegangsmogelijkheden via verschillende eindapparaten. Op basis van deze vragen ontstaat een eisenpakket voor de organisatorische en technische ontwikkeling van een rapportageoplossing waarmee het wagenparkbeheer en alle betrokkenen doelgericht kunnen werken:
- De mate van gedetailleerdheid van de rapportage en de sjablonen moet nauwkeurig en voor alle voertuigen worden vastgelegd
- Toegangsmogelijkheden/-regels moeten specifiek zijn afgestemd op de rapportage
- Er moet rekening worden gehouden met veiligheidsaspecten en toegangsbeperkingen voor de inhoud in het kader van de AVG
Diverse gegevensbronnen voor het wagenparkbeheer samenbrengen
Het gebrek aan transparantie in het wagenparkbeheer ligt zeker niet aan het ontbreken van gegevens, maar aan de moeilijkheid om de relevante gegevens voor elk voertuig in overzichtelijke sjablonen te bundelen, te filteren en snel te analyseren. De gegevensbronnen voor een uitgebreide rapportage zijn namelijk zeer divers: deze kunnen afkomstig zijn uit de financiële of personeelsadministratie, uit indexkaarten, Excel-tabellen, online analysetools van leasemaatschappijen, gegevensleveringen van tankbedrijven of verzekeringsmaatschappijen, en nog veel meer. Het doel van elke rapportage zou daarom moeten zijn om de binnenkomende gegevens op betrouwbare en transparante wijze te verwerken, zodat ze voor latere analyse kunnen worden gebruikt.
Deze integratie kan plaatsvinden via een zogenaamd datawarehouse of door het gebruik van geschikte software voor wagenparkbeheer, die alle belangrijke aspecten voor uw bedrijf omvat en individuele analyses biedt.
De software voor wagenparkbeheer Carano Fleet+ helpt
Een wagenparkoplossing die zowel het beheer van processen en gegevens ondersteunt als koppelingen biedt met dienstverleners, brandstofleveranciers en nog veel meer, vormt de ideale basis voor rapportage met één druk op de knop. Hierbij biedt onze wagenparkbeheeroplossing Carano Fleet+ ondersteuning dankzij:
- Geïntegreerde dashboards die alle relevante kengetallen weergeven (bijv. schadefrequentie, kosten per kilometer per inzet scenario per voertuig)
- Registratie van vergelijkingen voor gerichte monitoring
- Het opstellen van takenlijsten (bijv. het bijhouden van de kilometerstand, aflopende contracten, openstaande schadeclaims, afspraken voor chauffeurs en voertuigen)
- Implementatie van een lijstgenerator voor een betere sortering op doelgroep (voorraadlijsten per zakenpartner, kostenplaatsen enz.)
Ook als u uw wagenpark door een of meerdere externe dienstverleners laat beheren, is het gebruik van Carano Fleet+ aan te raden, omdat u daarmee continu zicht houdt op de contracten. Bij CarWise adviseren en ondersteunen wij u graag bij uw streven om meer transparantie en overzicht in uw wagenpark te creëren en een zinvolle wagenparkrapportage op te zetten.
