Hans-Joachim Guth
Bij het wagenparkbeheer komen veel taken bij de wagenparkbeheerder samen. Hij coördineert afspraken voor de voertuigen, stemt af met chauffeurs en dienstverleners en zorgt ervoor dat belangrijke informatie op de juiste plek terechtkomt. Maar als elke vraag en elke wijziging in de gegevens via zijn bureau loopt, kost dat onnodig veel tijd.
Op rollen gebaseerd wagenparkbeheer biedt hier uitkomst: taken en toegangsrechten worden doelgericht verdeeld, terwijl de wagenparkbeheerder het overzicht behoudt. In dit artikel leest u hoe u de verantwoordelijkheden binnen het wagenpark op een zinvolle manier kunt verdelen, welke voordelen dit oplevert en hoe wagenparksoftware u daarbij ondersteunt.
Kort uitgelegd: bij rolgebaseerd wagenparkbeheer krijgen alle betrokkenen – zoals de personeelsafdeling, chauffeurs, garages of dienstverleners – precies de toegangsrechten en taken die ze nodig hebben voor hun deel van de processen. Gegevens worden bijgehouden op de plek waar ze ontstaan, en de wagenparkbeheerder behoudt de controle via centrale software. Dit bespaart afstemming, verbetert de gegevenskwaliteit en ondersteunt de naleving van de verplichtingen van de voertuigeigenaar.
Inhoud
- 1. Waarom het wagenparkbeheer niet alles zelf zou moeten doen
- 2. Rollen in het wagenparkbeheer: wie neemt welke taak op zich?
- 3. Praktijkvoorbeelden: zo werkt de taakverdeling
- 4. Taken delegeren, verantwoordelijkheid behouden
- 5. Voordelen van rollen en machtigingen in het wagenparkbeheer
- 6. Rollen en rechten in Carano Fleet+
- 7. Conclusie
- 8. Veelgestelde vragen over rolgebaseerd wagenparkbeheer
- 9. Andere nuttige artikelen
Waarom het wagenparkbeheer niet alles zelf zou moeten doen
De uitdagingen op het gebied van wagenparkbeheer nemen toe: meer voertuigen met verschillende aandrijvingen, meer wettelijke voorschriften, meer dienstverleners en meer gegevens. Als alle informatie via het bureau van de wagenparkbeheerder loopt, wordt hij een knelpunt. In plaats van strategische beslissingen over kosten, inkoop of elektrificatie voor te bereiden, is hij bezig met het doorsturen van e-mails en het overtypen van gegevens.
Een op rollen gebaseerde organisatie speelt hier een rol. Elke afdeling en elke partner voert de gegevens waarvoor hij toch al verantwoordelijk is, rechtstreeks in een centraal softwarepakket in.
De wagenparkbeheerder wordt alleen bij het proces betrokken als er daadwerkelijk een beslissing of goedkeuring nodig is.
Rollen in het wagenparkbeheer: wie neemt welke taak op zich?
Welke rollen zinvol zijn, hangt af van de omvang en de organisatie van het wagenpark. Typische rollen zijn:
- Wagenparkbeheerder of wagenparkmanager: stuurt het wagenpark aan, neemt beslissingen over aanschaf, contracten en kosten en ziet toe op de naleving van de richtlijnen.
- Personeelsafdeling: houdt de in- en uitschrijvingen, de stamgegevens van de chauffeurs en de rechten op het gebruik van dienstauto’s bij.
- Chauffeurs: melden schade, kilometerstanden of gebreken en voeren zelf taken uit zoals het controleren van het rijbewijs.
- Garages en servicepartners: hebben toegang tot schademeldingen en foto’s en documenteren reparaties aan de voertuigen.
- Boekhouding en controlling: controleren facturen en analyseren de kosten.
- Directie: ontvangt rapporten over kosten en kengetallen, zonder zelf gegevens te hoeven bijhouden.
Voordat taken opnieuw worden verdeeld, moeten bedrijven eerst vaststellen wie verantwoordelijk is voor welke processen. Welke informatie heeft de personeelsafdeling nodig? Welke taken kunnen chauffeurs zelf uitvoeren? En welke beslissingen blijven bij de wagenparkbeheerder? Op basis hiervan kunnen rollen en toegangsrechten in de wagenparksoftware worden ingesteld. Het is belangrijk om de verantwoordelijkheden regelmatig te controleren en aan te passen bij organisatorische veranderingen.
Praktijkvoorbeelden: zo werkt de taakverdeling
Scenario 1: Een medewerker verlaat het bedrijf
Een medewerker verlaat het bedrijf en moet zijn bedrijfswagen inleveren. Voor de wagenparkbeheerder betekent dit dat hij de inlevering van het voertuig en de sleutel moet coördineren. Maar wie werkt de bestuurdersgegevens in het systeem bij?
De oplossing: met wagenparksoftware die rollen in kaart brengt, werkt de personeelsafdeling de gegevens van de chauffeurs zelf bij. Het wagenpark wordt automatisch op de hoogte gebracht van de wijziging en regelt alleen nog de afspraak voor de overdracht van het voertuig en de sleutels. Deze taakverdeling zorgt voor efficiëntie en bespaart de wagenparkbeheerder kostbare tijd.
Scenario 2: Een chauffeur meldt schade door een ongeval
Na een ongeval meldt de chauffeur de schade. De wagenparkadministratie wordt op de hoogte gebracht, regelt de nodige hulp en maakt een afspraak met de garage. De garage heeft het ongevalsrapport en de foto’s nodig om de reparatiekosten te kunnen inschatten.
De oplossing: de medewerker legt de schade digitaal vast met foto’s, en de garage krijgt als servicepartner eigen toegangsrechten tot precies dit dossier. Informatie hoeft niet meer via e-mail te worden doorgestuurd en alle betrokkenen werken op basis van dezelfde stand van zaken. De wagenparkbeheerder behoudt het overzicht over het gehele proces en grijpt alleen in wanneer goedkeuring vereist is.
Scenario 3: De periodieke controle van het rijbewijs
Bedrijven moeten op regelmatige tijdstippen controleren of hun chauffeurs in het bezit zijn van een geldig rijbewijs. Als dit handmatig wordt georganiseerd, kost het veel tijd en is het foutgevoelig.
De oplossing: de bestuurders voeren de controle zelf uit via een smartphone-app en krijgen automatisch een herinnering wanneer er een controle moet plaatsvinden. De wagenparkbeheerders kunnen in de software zien wie er is gecontroleerd en waar er actie moet worden ondernomen. Meer hierover vindt u op de pagina over de elektronische rijbewijscontrole.
Taken delegeren, verantwoordelijkheid behouden
Rolgericht werken betekent niet dat verplichtingen verdwijnen. De verantwoordelijkheid als voertuigeigenaar blijft bij het bedrijf liggen. Taken zoals het controleren van rijbewijzen of het geven van rijinstructies kunnen weliswaar worden overgedragen aan personen of afdelingen, maar die overdracht moet duidelijk worden geregeld, gedocumenteerd en regelmatig worden gecontroleerd.
Wagenparksoftware met rollen en machtigingen helpt bij het vastleggen van verantwoordelijkheden, het documenteren van voltooide taken en het bijhouden van naderende deadlines. Zo kunnen medewerkers operationele taken op zich nemen, terwijl de verantwoordelijken binnen het wagenpark toezien op de naleving van de voorschriften. Hetzelfde principe geldt voor de UVV-chauffeursinstructie.
Voordelen van rollen en machtigingen in het wagenparkbeheer
Wanneer medewerkers en externe dienstverleners hun taken rechtstreeks in een centraal wagenparkbeheersysteem uitvoeren, vervallen veel handmatige afstemmingen. Dit biedt verschillende voordelen:
- Betere gegevenskwaliteit: gegevens over voertuigen, chauffeurs en kosten worden één keer vastgelegd op de plek waar ze ontstaan. Dubbele registratie en overdrachtsfouten worden voorkomen.
- Meer snelheid: tussenstappen via het wagenparkbeheer vallen weg, informatie is direct beschikbaar.
- Lagere proceskosten: minder handmatige invoer, minder doorsturen, minder navraag.
- Meer transparantie: rapporten zijn met één druk op de knop beschikbaar, documenten en afbeeldingen zijn voor alle bevoegde personen toegankelijk.
- Betere servicekwaliteit: medewerkers hebben bijvoorbeeld zelf toegang tot het autobeleid, terwijl de afdeling Controlling en de directie actuele analyses ontvangen.
Rollen en rechten in Carano Fleet+
Met Carano Fleet+, de software voor wagenparkbeheer van de CarWise Group, kunnen bedrijven bepalen welke medewerkers, afdelingen en externe dienstverleners toegang krijgen tot bepaalde wagenparkgegevens. Zo kan bijvoorbeeld de personeelsafdeling bestuurdersgegevens bijhouden, terwijl de boekhouding de voertuigkosten kan inzien. De wagenparkbeheerder behoudt het overzicht en beslist welke taken en bevoegdheden hij aan andere betrokkenen toewijst.
Geautomatiseerde e-mails met aanpasbare sjablonen houden de betreffende verantwoordelijken op de hoogte, en een assistent begeleidt stap voor stap bij terugkerende processen. Via interfaces, zoals een gestandaardiseerde REST-API, kunnen gegevens uit HR-, ERP- of financiële boekhoudsystemen worden geïmporteerd, zodat bijvoorbeeld wijzigingen vanuit de personeelsafdeling niet dubbel hoeven te worden bijgewerkt. Carano Fleet+ is beschikbaar als SaaS-oplossing of als on-premise-installatie en kan dus vanaf verschillende locaties worden gebruikt.
Op rollen gebaseerd werken voor wagenparkbeheerders
Voor dienstverleners die voertuigen voor meerdere klanten beheren, is een overzichtelijke autorisatiestructuur van groot belang. In Carano Fleet+ worden de gegevens van elke klant afzonderlijk verwerkt. Afhankelijk van de toegangsrechten krijgen klanten een eigen toegang met de voor hen relevante kengetallen, en kunnen verantwoordelijkheden zo worden vastgelegd dat er geen overlappingen zijn. Vooraf gemaakte kosten kunnen transparant worden geregistreerd en automatisch aan de klanten worden doorberekend.
Rollen tussen leasemaatschappij en klant
Ook leasemaatschappijen werken op basis van rollen. In LeaseWise, de leasemanagementsoftware van de CarWise Group, worden voor elke programmamodule rechten per gebruiker of rol vastgelegd, waaronder aanmaken, lezen, wijzigen en verwijderen. Ook Excel-exporten zijn toegangsrechtgestuurd.
Via het online beheerportaal FleetDisk krijgen wagenparkbeheerders aan de kant van de klant bovendien direct toegang tot gegevens en analyses van hun wagenpark. De leasemaatschappij bepaalt welke informatie zij ter beschikking stelt, en de klant hoeft niet voor elke analyse apart om informatie te vragen.
Conclusie
- Bij rolgebaseerd wagenparkbeheer wordt het gegevensbeheer verplaatst naar de plek waar de informatie ontstaat. De wagenparkbeheerder is niet langer een tussenpersoon, maar weer de beslisser.
- De verplichtingen van de eigenaar blijven bij het bedrijf. Software met duidelijke rollen documenteert wie welke taak op zich heeft genomen en maakt deadlines zichtbaar.
- Voor wagenparkdienstverleners en leasemaatschappijen vormt een nauwkeurig instelbare autorisatiestructuur de basis om klanten transparante toegang te bieden.
Veelgestelde vragen over rolgebaseerd wagenparkbeheer
Bij rolgebaseerd wagenparkbeheer krijgen alle betrokkenen – van de wagenparkbeheerder en de personeelsafdeling tot de chauffeurs en garages – precies de taken en toegangsrechten die ze nodig hebben voor hun deel van de processen. Gegevens worden direct bijgewerkt op de plek waar ze ontstaan.
Typische rollen zijn wagenparkbeheerder of fleetmanager, personeelsafdeling, chauffeurs, garages en servicepartners, boekhouding en controlling, evenals de directie. Bij wagenparkdienstverleners komen daar de klanten als aparte rol bij.
De verantwoordelijkheden van de eigenaar liggen bij het bedrijf en blijven ook bij een verdeling van taken bestaan. Afzonderlijke taken kunnen worden gedelegeerd, mits de bevoegdheden duidelijk zijn geregeld, gedocumenteerd en regelmatig worden gecontroleerd. Software met rollen en machtigingen maakt deze documentatie traceerbaar.
In Carano Fleet+ bepalen de verantwoordelijken binnen het wagenpark welke medewerkers, klanten of servicepartners welke gegevens mogen inzien en bewerken – van louter toezicht tot zelfstandig gebruik van het systeem. Zo krijgt elke rol alleen de informatie die hij of zij nodig heeft.
Hoe meer betrokkenen aan de processen meewerken, hoe groter het voordeel. Zelfs bij een klein aantal voertuigen kan het zinvol zijn om medewerkers zelf schade te laten melden of de rijbewijscontrole via een app te laten uitvoeren. Carano Fleet+ is vooral ontworpen voor complexere en grotere wagenparken vanaf ongeveer 100 voertuigen.
Andere nuttige artikelen
- Car Policy: betekenis en voordelen van een bedrijfsautoregeling voor het wagenpark
- Het opzetten van een wagenparkorganisatie: structuur, processen en digitale oplossingen
