Een berekening in Excel, de offerte in Word, het contract als pdf via e-mail en de boeking later nog eens handmatig: bij veel leasemaatschappijen doorloopt één enkele transactie meerdere systemen. Elke overdracht kost tijd, en met elke handmatige invoer neemt het risico op fouten toe. Bij een groeiend contractenbestand leidt dit al snel tot een knelpunt.
Een geïntegreerd leasebeheer begint precies hier. In plaats van afzonderlijke werkstappen geïsoleerd aan te passen, worden de processen over de gehele levenscyclus met elkaar verbonden en geautomatiseerd waar dat zinvol is. In dit artikel wordt uitgelegd welke processen hiervoor geschikt zijn, hoe automatisering en controle op elkaar aansluiten en hoe de invoering succesvol kan verlopen.
Kort uitgelegd: digitaal leasebeheer houdt in dat berekeningen, offertes, contracten, objectbeheer, afrekeningen en rapportages in één doorlopend systeem op basis van dezelfde gegevens worden uitgevoerd. Vooral terugkerende stappen, zoals het overnemen van gegevens tussen processtappen, facturering, boekingen, herinneringen en goedkeuringen, kunnen worden geautomatiseerd. Regels, rollen en beperkingen zorgen ervoor dat automatisering niet ten koste gaat van de controle.
Inhoud
- 1. Wat houdt digitaal leasebeheer in?
- 2. Waarom handmatige processen hun grenzen bereiken
- 3. Deze processen kunnen bij leasing worden geautomatiseerd
- 4. Automatisering met regels en controle
- 5. In vijf stappen naar de implementatie
- 6. De voordelen realistisch beoordelen
- 7. Conclusie
- 8. Veelgestelde vragen over leasingbeheer met automatisering
- 9. Andere nuttige artikelen
Wat houdt digitaal leasebeheer in?
Hiermee wordt het softwaregestuurde beheer van alle operationele en financiële processen van een leasemaatschappij bedoeld – van de berekening van de leasetermijnen tot de beëindiging van het contract. Het gaat niet om de elektronische opslag van afzonderlijke documenten, maar om de doorlopende koppeling: gegevens worden één keer ingevoerd en zijn in elke volgende stap beschikbaar.
Leasingbeheersoftware zoals LeaseWise van de CarWise Group brengt deze keten in één systeem in kaart. De software is bedoeld voor leasemaatschappijen van verschillende omvang en ondersteunt naast personenauto’s ook bestelwagens, vrachtwagens, bussen en fietsen.
Waarom handmatige processen hun grenzen bereiken
Zolang een wagenpark overzichtelijk is, kunnen veel taken nog handmatig worden uitgevoerd. Een gestructureerd contractbeheer in tabellen en mappen stuit echter op zijn grenzen naarmate het wagenpark groeit. Met elk extra contract neemt de werkdruk toe en komen typische zwakke punten duidelijker naar voren:
- Meervoudige invoer: gegevens over klanten, voertuigen en berekeningen worden opnieuw ingevoerd voor offertes, contracten en de boekhouding.
- Overgangen tussen verschillende media: informatie wordt via e-mail, spreadsheets of op papier tussen afdelingen uitgewisseld en is niet altijd up-to-date.
- Gebrek aan transparantie: zonder centraal systeem is het moeilijk te achterhalen wie welke taak verwerkt en in welke fase een contract zich momenteel bevindt.
- Risico’s met betrekking tot termijnen en voorschriften: het naleven van interne regels, zoals een aanbetaling vóór de bestelling van een voertuig, hangt af van de oplettendheid van individuele medewerkers.
Daarnaast is er de concurrentie: handelaars, tussenpersonen en eindklanten verwachten offertes binnen enkele minuten in plaats van dagen. Wie hierin wil meekomen, moet snel en tegelijkertijd efficiënt werken.
Deze processen kunnen bij leasing worden geautomatiseerd
Automatisering loont overal waar stappen regelmatig terugkeren, aan duidelijke regels voldoen en voortbouwen op bestaande gegevens. Gedurende de levenscyclus van het contract zijn dat vooral de volgende gebieden.
Berekening en offerte
Leasetermijnen kunnen worden berekend op basis van actuele voertuig-, restwaarde- en belastinggegevens, in LeaseWise bijvoorbeeld met voertuiggegevens van AutoDisk. Flexibele offertevarianten voor verschillende looptijden en kilometerlimieten worden automatisch gegenereerd. Via een online leasecalculator of een portaal met eigen huisstijl voor dealers en tussenpersonen kunnen ook externe partners zelfstandig berekeningen uitvoeren, terwijl alle offertes zichtbaar blijven in de backoffice.
Meer hierover: Berekening en Offerte & CRM.
Contractopstelling en activering
Zodra een offerte is goedgekeurd, worden de gegevens van de klant, het voertuig en de berekening automatisch in het contract overgenomen, zonder dat deze opnieuw hoeven te worden ingevoerd. Workflows zorgen ervoor dat de stappen in de juiste volgorde worden uitgevoerd: verzending, elektronische ondertekening, archivering van de documenten, bestelling van het voertuig bij de leverancier en activering. Bij de activering vergelijkt het systeem de werkelijke investering in het voertuig en het contract en berekent het de motorrijtuigenbelasting opnieuw op basis van de definitieve gegevens.
Meer hierover: Contractopstelling & activering.
Objectbeheer tijdens de looptijd
Tijdens de looptijd van het contract ontstaan voortdurend nieuwe transacties. Onderhoudsfacturen, schadeclaims, tankkaarttransacties en kilometerstanden kunnen via koppelingen automatisch worden ontvangen en aan het betreffende voertuig worden toegewezen. Kilometerstanden kunnen bijvoorbeeld rechtstreeks uit OEM-, CAN-bus- of GPS-gegevens worden overgenomen.
Meer hierover: Vastgoedbeheer.
Contractwijziging en beëindiging
Als de gereden kilometers aanzienlijk afwijken van het contract, maakt het systeem de afwijking tijdig zichtbaar per contract en per bestuurder. Contractwijzigingen kunnen met terugwerkende kracht of op een toekomstig tijdstip worden doorgevoerd. Bij beëindiging berekent LeaseWise het contract opnieuw op basis van de werkelijke looptijd en het werkelijke aantal kilometers, houdt rekening met openstaande kosten en crediteert reeds vooraf berekende leasetermijnen vanaf de inleverdatum. De verkoop kan direct daarna in gang worden gezet.
Meer hierover: Herberekening & beëindiging.
Financiële boekhouding
Met de geïntegreerde financiële boekhouding AccountWise leiden operationele processen automatisch tot de juiste boekingen. Facturen worden automatisch aangemaakt en elektronisch verzonden, incasso’s worden geautomatiseerd verwerkt en inkomende facturen worden automatisch herkend. Een afzonderlijke overdracht naar een extern boekhoudsysteem is niet nodig.
Meer hierover: Financiële boekhouding.
Rapportage
Omdat alle gegevens in één systeem zijn ondergebracht, hebben rapporten direct toegang tot actuele contract- en financiële gegevens. Operationele dashboards tonen aanstaande taken en via koppelingen kunnen externe BI-oplossingen zoals Power BI worden geïntegreerd. Wagenparkbeheerders aan de kant van de klant kunnen via het FleetDisk-portaal hun eigen analyses opvragen.
Meer hierover: Rapporten & BI.
Automatisering met regels en controle
Automatisering betekent niet dat je de verantwoordelijkheid uit handen geeft. Integendeel: hoe meer een systeem zelfstandig uitvoert, hoe belangrijker het is dat er duidelijke regels zijn voor wat er automatisch mag gebeuren en wanneer een mens moet beslissen.
In LeaseWise stuurt de workflowautomatisering FlowWise taken en meldingen aan op basis van gedefinieerde gebeurtenissen en voorwaarden. Configureerbare blokkades zorgen ervoor dat aan vastgestelde voorwaarden is voldaan voordat een proces verdergaat. Zo kan bijvoorbeeld een voertuigbestelling worden geblokkeerd zolang een vereiste aanbetaling nog niet is voldaan. Toegangsrechten worden per gebruiker of rol toegekend voor elke programmamodule, inclusief Excel-exporten. Zo is te allen tijde duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke stap.
Bij beslissingen die een beoordeling vereisen, zoals het goedkeuren van een offerte met speciale voorwaarden, blijft de mens een rol spelen in het proces. De software zorgt ervoor dat hij alle relevante informatie in één oogopslag voor zich heeft.
In vijf stappen naar de implementatie
De invoering van digitaal leasebeheer hoeft niet in één keer te gebeuren. Het is verstandiger om stapsgewijs te werk te gaan en eerst de processen te automatiseren die bijzonder veel tijd kosten of vaak tot fouten leiden. De volgende vijf stappen laten zien waar leasemaatschappijen bij de omschakeling op moeten letten.
- Processen analyseren: welke stappen kosten momenteel de meeste tijd? Waar ontstaan fouten of vragen? Een eerlijke inventarisatie laat zien waar automatisering het grootste effect heeft.
- Prioriteiten stellen: Niet alles hoeft tegelijk te worden aangepast. Vaak loont het de moeite om te beginnen met belangrijke knelpunten, zoals de overdracht tussen offerte en contract of de facturering.
- Gegevens overzetten: Bestaande contracten, klant- en voertuiggegevens moeten foutloos naar het nieuwe systeem worden gemigreerd. De CarWise Group ondersteunt hierbij met een eigen gegevensmigratie.
- Interfaces koppelen: gegevensleveranciers, handtekeningoplossingen, banken, garagenetwerken of bestaande ERP-systemen worden zo gekoppeld dat informatie zonder handmatige overdracht wordt uitgewisseld.
- Medewerkers opleiden en resultaten meten: nieuwe werkwijzen werken alleen als het team ze kent. Een opleiding en regelmatige evaluaties laten zien waar bijsturing nodig is.
De voordelen realistisch beoordelen
Hoe groot het economische effect van automatisering is, hangt af van de uitgangssituatie, de contractportefeuille en de omvang van de omschakeling. Algemene beloften over besparingen helpen daarom weinig bij het nemen van een beslissing. Veelzeggender zijn kengetallen die leasemaatschappijen zelf kunnen meten, zowel vóór als na de omschakeling:
- Tijdsduur vanaf de aanvraag van de klant tot het ondertekende contract
- Percentage van de dossiers dat zonder handmatige nabewerking wordt afgehandeld
- Aantal correcties op contracten en facturen
- Tijd tot de eindafrekening na afloop van het contract
Wie deze gegevens vastlegt, kan het nut aantonen en ziet tegelijkertijd waar verdere automatisering zinvol is. Voordelen op de lange termijn ontstaan vooral wanneer een systeem met het bedrijf meegroeit. LeaseWise biedt deze flexibiliteit door middel van configureerbare workflows, rollen en velden: nieuwe producten en bedrijfsmodellen kunnen worden geïmplementeerd zonder dat voor elke uitbreiding een nieuwe afzonderlijke oplossing hoeft te worden geïntroduceerd. Ook verhuur kan via de integratie met RentWise binnen één gezamenlijke systeemomgeving worden beheerd.
Conclusie
- Een geïntegreerd leasebeheer bundelt alle processen, van de berekening tot de beëindiging, in één gezamenlijke database. Alleen zo wordt automatisering mogelijk die verder gaat dan afzonderlijke werkstappen.
- Vooral terugkerende, op regels gebaseerde stappen kunnen worden geautomatiseerd: gegevensoverdracht, facturering, boekingen, meldingen en goedkeuringsworkflows.
- Regels, rollen en beperkingen zorgen ervoor dat meer snelheid niet leidt tot minder controle. Leasingbedrijven zouden het nut hiervan moeten afmeten aan hun eigen kengetallen.
Veelgestelde vragen over leasingbeheer met automatisering
Hiermee wordt het softwaregestuurde beheer van alle processen van een leasemaatschappij bedoeld, van de berekening van de leasetermijnen via de offerte, het contract en het objectbeheer tot de afrekening, rapportage en beëindiging van het contract. Alle stappen maken gebruik van dezelfde database.
Vooral terugkerende, op regels gebaseerde stappen lenen zich hiervoor: het overnemen van gegevens uit de offerte naar het contract, de facturering, automatische boekingen, automatische incasso’s, het toewijzen van onderhouds- en tankgegevens, herinneringen en goedkeuringsworkflows.
Via duidelijk omschreven regels, rollen en blokkades. In LeaseWise bepalen workflows wat er automatisch gebeurt, regelen machtigingen de toegang per rol en module, en voorkomen blokkades dat een proces verdergaat zonder dat aan de voorwaarden is voldaan.
In het begin staan een analyse van de bestaande processen en een duidelijke prioritering centraal. Even belangrijk zijn een vlekkeloze gegevensmigratie, de koppeling van de benodigde interfaces en de training van de medewerkers.
Naast personenauto’s ondersteunt LeaseWise ook bestelwagens, vrachtwagens, bussen en fietsen. Het omvat onder andere operationele lease, financiële lease, particuliere lease en fietsleasing (zie ook onze artikelen over operationele lease en financiële lease, evenals over restwaarde- en kilometerleasing).
