De fiets op het werk: een flexibel alternatief voor de mobiliteit van medewerkers

Fietsen kunnen een geschikte aanvulling zijn op het wagenpark en vooral op kortere afstanden een alternatief bieden voor de auto. Of het nu gaat om een bakfiets of een e-bike: er zijn verschillende soorten fietsen voor verschillende doeleinden. In dit artikel leest u hoe u fietsen in uw bedrijf kunt integreren, welke economische en praktische voordelen ze bieden en met welke uitdagingen u rekening moet houden.

Waar is het zinvol om fietsen in het bedrijf in te zetten?

In het wagenpark zijn er tal van mogelijkheden om naast diverse motorvoertuigen ook fietsen op te nemen. Vooral voor korte afstanden in de stad en in dichtbevolkte gebieden kunnen ze zorgen voor snelle en flexibele mobiliteit. Daarmee bieden fietsen binnen het bedrijf een optimale oplossing voor medewerkers die regelmatig binnen een stad of tussen nabijgelegen locaties moeten pendelen. Korte dienstreizen worden zo ook zonder auto mogelijk.

Ook bedrijven uit sectoren zoals bezorgdiensten, koeriersdiensten of de horeca kunnen fietsen in hun wagenpark opnemen. Met bakfietsen en e-bikes kunnen zelfs zwaardere goederen moeiteloos worden vervoerd. Speciale aanhangers, tassen en manden zorgen ervoor dat leveringen veilig bij de klant aankomen. Isolatiemateriaal helpt om eten warm te houden, zodat fietsen ook kunnen worden ingezet voor de bezorging van maaltijden.

Welke voordelen biedt een fiets binnen het bedrijf?

Het gebruik van fietsen biedt zowel medewerkers als het bedrijf verschillende voordelen. Hiertoe behoren:

• Klimaat en milieu: Fietsen hebben tijdens het rijden geen brandstof nodig en veroorzaken bij gebruik geen directe CO₂-uitstoot. Vooral op korte afstanden kunnen ze daarmee een alternatief vormen voor de personenauto en bijdragen aan een vermindering van het brandstofverbruik en de directe uitstoot binnen het wagenpark.
• Kosten: Fietsen kunnen, met name wat betreft aanschaf, onderhoud en reparatie, lagere kosten met zich meebrengen dan personenauto’s. Afhankelijk van het mobiliteitsconcept kan bovendien de behoefte aan parkeerplaatsen voor personenauto’s worden verminderd.
• Flexibiliteit en efficiëntie: juist op korte afstanden in de stad kunnen fietsen een flexibel alternatief voor de auto zijn en bij druk verkeer tijdwinst opleveren.
• Gezondheidsbevordering: Regelmatig fietsen zorgt voor meer beweging tijdens de werkdag en kan de lichamelijke activiteit van de medewerkers stimuleren.
• Uitbreiding van het mobiliteitsaanbod: fietsen vergroten de mobiliteitsmogelijkheden voor medewerkers en bieden met name voor kortere afstanden een alternatief voor de auto.

E-bikes in het wagenpark

Naast gewone fietsen worden er ook e-bikes in het wagenpark ingezet. Ze bieden vergelijkbare voordelen als gewone fietsen en vormen een snel en comfortabel alternatief voor de auto. Dankzij de elektrische ondersteuning kunnen hellingen of langere afstanden gemakkelijker worden overwonnen, wat het bereik en de flexibiliteit ten opzichte van gewone fietsen aanzienlijk vergroot. Daardoor kunnen ze ook aantrekkelijk zijn voor minder ervaren fietsers.

Let op het verschil tussen elektrische fietsen en pedelecs. Snelle pedelecs (S-pedelecs), die tot 45 kilometer per uur kunnen rijden, worden beschouwd als motorvoertuigen. Voor deze gelden andere regels dan voor e-bikes.

Vrachtfietsen als vervoersmiddel

Ook het opnemen van bakfietsen in het wagenpark is mogelijk. Ze zijn geschikt voor verschillende doeleinden en voor het vervoer van zowel kleine pakketjes als omvangrijke goederen. De laadruimtes zijn zo ontworpen dat ze gemakkelijk kunnen worden geladen en gelost.

Het Duitse Federale Bureau voor Economie en Exportcontrole (BAFA) biedt subsidiemogelijkheden. Het ondersteunt de aanschaf van elektrische bakfietsen en elektrische aanhangwagens voor het fietsgebonden goederenvervoer door bedrijven. 25 procent van de aanschafkosten komt in aanmerking voor subsidie, met een maximum van 2.500 euro per elektrische bakfiets of elektrische bakfietsaanhanger. Sinds november 2023 gold er een stop op het indienen en goedkeuren van aanvragen. Deze stop is op 23 januari 2024 door het Bondsministerie voor Economie en Klimaatbescherming (BMWK) weer opgeheven. Er kunnen weer subsidieaanvragen worden ingediend en goedgekeurd.

Met welke bijzonderheden moet rekening worden gehouden bij het gebruik van een fiets op het werk?

Bij de integratie van fietsen moet rekening worden gehouden met een aantal voorschriften. Op een aantal gebieden gelden hiervoor vergelijkbare regels als voor bedrijfsvoertuigen. Dit is bedoeld om de veiligheid van de fietsers te waarborgen. Hier volgen enkele van de belangrijkste punten:

Instructie

Fietsen en e-bikes die voor bedrijfsdoeleinden worden gebruikt, worden beschouwd als arbeidsmiddelen. Voor een veilig gebruik is daarom een voorafgaande instructie van de medewerkers vereist. Daarbij worden de medewerkers geïnformeerd over mogelijke gevaren en over hoe ze zich bij ongevallen moeten gedragen. Hiervoor moeten bedrijven een risicobeoordeling uitvoeren volgens DGUV-voorschrift 1, op basis waarvan de jaarlijkse fietsinstructie plaatsvindt.

UVV geldt ook voor fietsen

Onder bepaalde voorwaarden moeten fietsen binnen het bedrijf ook worden gekeurd volgens de voorschriften voor ongevallenpreventie (kortweg UVV). Voorwaarde hiervoor is dat de fiets voor bedrijfsdoeleinden wordt gebruikt en door een motor wordt aangedreven. Gewone fietsen en pedelecs 25 worden niet als voertuigen beschouwd en vallen daarom niet onder de algemene keuringsplicht. In bijzondere gevallen, bijvoorbeeld bij zware belasting, moeten ook deze echter worden gekeurd. De keuring moet ten minste eenmaal per jaar door een deskundige worden uitgevoerd.

Verzekeringsdekking

Ook fietsen in het wagenpark moeten tegen mogelijke risico’s worden verzekerd. Een aansprakelijkheidsverzekering is daarbij bijzonder belangrijk. Deze biedt bescherming tegen aansprakelijkheidsclaims die kunnen voortvloeien uit ongevallen met bedrijfsfietsen. Daarnaast kan een diefstal- en schadeverzekering het verlies of de beschadiging van fietsen door diefstal, vandalisme of ongevallen dekken. De verzekeringen moeten bovendien individueel worden afgestemd op het type fiets, het gebruik en de branche van het bedrijf.

„Fietsbeleid“

Net als voor bedrijfsvoertuigen gelden er ook bepaalde richtlijnen voor fietsen binnen het bedrijf. Het „fietsbeleid” legtverantwoordelijkheden vastmet betrekking tot onderhoud en verzorging, veiligheidsnormen en regels voor het gebruik van fietsen in het verkeer. Daarnaast kunnen hierin ook criteria voor de aanschaf worden vastgelegd, zoals bijvoorbeeld prijsklassen, modellen en de uitrusting. Verder wordt hierin bepaald of de fietsen alleen voor zakelijke of ook voor privédoeleinden mogen worden gebruikt. Zo kunnen misverstanden en conflicten binnen het bedrijf worden voorkomen.

Onderhoud en reparatie

Om de veiligheid van de medewerkers te waarborgen, moeten de fietsen regelmatig worden onderhouden. Dit omvat het controleren en afstellen van de remmen, de bandenspanning, de verlichting en de versnellingsbak. Ook slijtageonderdelen zoals remblokken, kettingen en tandwielen moeten regelmatig worden gecontroleerd en indien nodig worden vervangen.

Om u te helpen het overzicht te behouden over de veiligheid van de fietsen binnen het bedrijf, hebben we een checklist met de belangrijkste punten opgesteld. Hier vindt u de relevante criteria voor fietsveiligheid die u dagelijks zou moeten controleren. Download nu de checklist voor fietsveiligheid en deel deze met uw medewerkers om de dagelijkse controle van de fietsen te vergemakkelijken.

Download checklist fietsveiligheid

Een dienstfiets in plaats van een dienstauto

Een manier om de fiets in het bedrijf te integreren, zijn bedrijfsfietsen. Hierbij kunnen de medewerkers de door het bedrijf ter beschikking gestelde fietsen doorgaans niet alleen voor zakelijke doeleinden, maar ook privé gebruiken. Dit biedt fiscale voordelen voor zowel de medewerkers als het bedrijf. Bovendien kunnen bedrijfsfietsen een waardevolle stimulans vormen en bijdragen aan de verdere motivatie van de medewerkers .

Leasing van dienstfietsen

Bedrijven kunnen dienstfietsen leasen. Daarbij neemt een externe aanbieder de aanschafkosten van de fiets voor zijn rekening en stelt deze ter beschikking aan het bedrijf. Voor het gebruik betaalt het bedrijf een maandelijkse leasetermijn. Deze dekt vaak ook onderhouds- en verzekeringskosten en is afhankelijk van het gekozen model en het verzekeringstarief. Zo kunnen bedrijven profiteren van de voordelen van de bedrijfsfiets, zonder dat ze het volledige aankoopbedrag in één keer hoeven te betalen.

Bij schade aan de fiets neemt de leasemaatschappij de reparatie voor haar rekening. Sommige tarieven omvatten ook een ongevallen- en diefstalverzekering, andere ook een pechhulpdienst.

Geldelijk voordeel en de 0,25%-regeling

Als een werknemer een bedrijfsfiets ter beschikking krijgt, kan dit worden beschouwd als een geldelijk voordeel. Daarbij is het van belang of de werknemer de bedrijfsfiets bovenop het salaris ontvangt of als salarisomzetting.

Als de werknemer de bedrijfsfiets bovenop zijn salaris ontvangt, is deze vrijgesteld van belasting en sociale premies. Vaak ziet de werknemer echter, voor de duur van het gebruik van de bedrijfsfiets, af van een deel van zijn salaris ter hoogte van de leasetermijn. In dat geval is er sprake van een salarisomzetting . Als het bedrijf de bedrijfsfiets voor het eerst tot eind 2030 ter beschikking stelt, geldt ook hier een fiscaal voordeel. Sinds 2020 bedraagt de maandelijkse waarde van de fietsverstrekking 1 procent van een kwart van de adviesprijs (afgerond op volle 100 euro). In feite komt dit neer op een belasting van 0,25 %.

Voorbeeld:

• Catalogusprijs dienstfiets = 3.000 euro
• Daarvan ¼ = 750 euro
• Bedrag afgerond op het dichtstbijzijnde veelvoud van 100 euro = 700 euro
• Geldelijk voordeel (1 procent) = 7 euro

In dit voorbeeld moet de werknemer maandelijks 7 euro afdragen als geldelijk voordeel.

Hoe kun je fietsen succesvol integreren in het bedrijf?

Bedrijven die fietsen in hun wagenpark willen opnemen, moeten een aantal belangrijke stappen in acht nemen. Deze omvatten:

1. De behoefte analyseren: Ga na in hoeverre fietsen in uw bedrijf kunnen worden gebruikt en of er behoefte aan is. U kunt ook aan medewerkers vragen of zij gebruik zouden maken van het fietsaanbod.
2. Infrastructuur controleren: Ga na of de benodigde infrastructuur voor fietsen binnen het bedrijf al aanwezig is en welke aspecten eventueel moeten worden aangevuld. Hieronder vallen bijvoorbeeld stallingen en oplaadpunten voor e-bikes.
3. Vergelijking van modellen en aanbieders: afhankelijk van het type fiets en de financieringsvorm zijn er verschillende aanbieders. Hier is een gedetailleerde vergelijking belangrijk om kosten te besparen en het beste pakket te kiezen.
4. Verzekeringsdekking kiezen: Om ervoor te zorgen dat de fietsen in uw wagenpark bijvoorbeeld tegen verlies, beschadiging of diefstal zijn verzekerd, moet u kiezen voor een uitgebreide verzekeringsdekking. Ook hier is het belangrijk om verschillende aanbiedingen te vergelijken om de ideale verzekeringsdekking te vinden.
5. Veiligheid waarborgen: Daarnaast moet regelmatig worden gecontroleerd of de fietsen gebruiksklaar en verkeersveilig zijn. De medewerkers moeten bovendien vóór gebruik worden geïnstrueerd. In bepaalde gevallen moeten de fietsen ook volgens de UVV worden gecontroleerd.
6. Fietsen binnen het bedrijf beheren: Fietsen moeten, net als alle andere voertuigen in het wagenpark, efficiënt worden beheerd. De softwareoplossing Carano Fleet+ kan daarbij helpen om het overzicht te behouden. Met Fleet+ kunnen bijbehorende documenten en gegevens, zoals leaseovereenkomsten, fietsgegevens en onderhoudsafspraken, centraal worden georganiseerd.

Fuhrparksoftware Carano Fleet+

Met onze krachtige software voor wagenparkbeheer, Fleet+, beheert u het eigen wagenpark van uw bedrijf op een digitale, kostenefficiënte en transparante manier.

Over het wagenparkbeheer