1-procent-regeling voor bedrijfswagens: overzicht van de forfaitaire belastingheffing en vergelijking met het rittenboek

De 1%-regeling is bedoeld om de belastingheffing op bedrijfswagens bij privégebruik te vereenvoudigen – en is daarmee voor veel werknemers van groot belang. Wie zijn bedrijfswagen namelijk ook buiten het kader van zakelijke ritten gebruikt, moet belasting betalen over het daaruit voortvloeiende geldelijke voordeel.

De bedrijfswagen geldt daarbij niet alleen als statussymbool, maar is ook een populair onderdeel van het salaris. Maar welke fiscale verplichtingen zijn er verbonden aan privégebruik? En welke belastingmethode is geschikt voor wie? In dit artikel leest u hoe de 1%-regeling werkt, wanneer deze van toepassing is en waar u op moet letten.

Belastingheffing op bedrijfsauto’s: wat betekent dit voor werknemers?

Maaltijdvergoeding, bedrijfsmobiel, cadeaubonnen: alle voordelen die werknemers naast hun salaris van de werkgever ontvangen, worden aangeduid als geldelijk voordeel. Overeenkomstig § 8 van de wet op de inkomstenbelasting wordt het geldelijk voordeel gelijkgesteld aan een inkomen en moet het dienovereenkomstig worden belast zodra de grens van 44 euro wordt overschreden.

In het geval van bedrijfswagens in het wagenpark ontstaat het geldelijk voordeel niet louter door het bezit van een voertuig. Pas wanneer de werkgever in de arbeidsovereenkomst ook het privégebruik van de bedrijfswagen uitdrukkelijk toestaat, ontstaat er voor de werkgever een geldelijk voordeel. Voor de belastingheffing op bedrijfswagens zijn er twee mogelijkheden: ofwel forfaitair volgens de 1%-methode, ofwel door het bijhouden van een rittenboek.

Als u voor een van de twee methoden voor de belastingheffing op bedrijfswagens hebt gekozen, moet u deze gedurende het gehele kalenderjaar hanteren. Het is niet mogelijk om binnen hetzelfde jaar tussen beide methoden te wisselen.

Welke fiscale gevolgen heeft het privégebruik van een bedrijfswagen?

Ongeacht de gekozen methode leidt het gebruik van een bedrijfswagen voor privéritten altijd tot een extra belastingdruk – want het geldelijk voordeel verhoogt het belastbaar inkomen. Het maakt daarbij niet uit hoe vaak de bedrijfswagen buiten de werktijd wordt gebruikt: zelfs incidentele privéritten worden beschouwd als een geldelijk voordeel dat bij de belastingaanslag in aanmerking moet worden genomen.

Zowel bij de 1%-regeling als bij het rittenboekmodel zijn er gevolgen voor de loonbelasting en de omzetbelasting, met name voor de werkgever. Bepalend voor de fiscale beoordeling is bovendien de zogenaamde eerste werkplek van de werknemer, aangezien ritten daarheen fiscaal anders worden behandeld dan volledig privéritten.

Als bepaalde ritten in het rittenboek niet eenduidig worden vastgelegd of als privégebruik en zakelijk gebruik door elkaar lopen, kan de belastingdienst de hele regeling afwijzen. In dergelijke gevallen kunnen er geen kosten worden afgetrokken , en de belasting wordt forfaitair berekend – vaak in het nadeel van de werknemer. Des te belangrijker is een nauwkeurige scheiding tussen zakelijke en privéritten, met name bij elektrisch aangedreven voertuigen, waarvoor aanvullende bijzondere regelingen gelden.

Wat is de 1%-regeling?

Het toegestane privégebruik van een bedrijfsauto vormt voor de werknemer een geldelijk voordeel. Overeenkomstig § 8 van de Wet op de inkomstenbelasting is dit geldelijk voordeel een inkomen waarover de werknemer belasting moet betalen. De 1%-regeling is een fiscale regeling om aan deze verplichting te voldoen.

Met de 1%-regeling wordt het privégebruik van de bedrijfswagen dus forfaitair vergoed. Dit moet de fiscale afhandeling voor werknemers en bedrijven aanzienlijk vereenvoudigen.

Daarbij wordt de zogenaamde gebruikswaarde van het voertuig niet individueel vastgesteld, maar forfaitair bepaald op basis van de bruto catalogusprijs. Dat maakt de methode ook bijzonder aantrekkelijk voor werkgevers met veel bedrijfsvoertuigen in hun wagenpark.

Aangezien het geldelijke voordeel als inkomen wordt beschouwd, is het zowel onderworpen aan de inkomstenbelasting als aan de omzetbelasting – dit laatste is met name relevant voor werkgevers.

De regeling heeft bovendien vooral betrekking op bedrijfsauto’s die regelmatig worden gebruikt voor ritten tussen de woonplaats en de werkplek, aangezien deze naast het privégebruik fiscaal in aanmerking moeten worden genomen.

Hoe wordt de 1%-regeling toegepast?

Als u uw bedrijfswagen ook privé gebruikt, kunt u voor de belastingheffing op de bedrijfswagen de 1-procentregel toepassen. Hierbij wordt het geldelijke voordeel dat voortvloeit uit het privégebruik van de bedrijfswagen maandelijks forfaitair belast. Hiervoor wordt 1 procent van de binnenlandse brutocatalogusprijs van de bedrijfswagen op het moment van de eerste registratie gehanteerd.

De bruto catalogusprijs komt overeen met de prijs van een nieuwe auto, inclusief btw en alle optionele uitrustingen, ongeacht de werkelijke aankoopwaarde of de leeftijd van het voertuig. Dit betekent dat ook bij een oudere of tweedehands bedrijfswagen in het wagenpark de oorspronkelijke catalogusprijs van de nieuwe auto als uitgangspunt geldt.

Zoals uit het rekenvoorbeeld blijkt, neemt de belastingdruk voor de werknemer toe door het geldelijk voordeel van de bedrijfswagen. In dit geval moet de werknemer nu 400 euro meer aan belasting betalen over dit geldelijk voordeel.

1%-regeling: ritten tussen woonplaats en werkplek

Als de bedrijfswagen ook wordt gebruikt voor het woon-werkverkeer, moet hierover maandelijks 0,03 % van de binnenlandse bruto catalogusprijs aan belasting worden betaald.

Door het extra gebruik van de bedrijfswagen op weg naar het werk stijgt het belastbaar inkomen van de werknemer in het rekenvoorbeeld met nog eens 240 euro. Samen met het geldelijke voordeel van 400 euro uit de 1%-regeling stijgt zijn belastbaar inkomen als gevolg van de bedrijfswagen dienovereenkomstig tot 3.640 euro.

Uitzondering: woon-werkverkeer op minder dan 15 dagen per maand

Voor werknemers die minder dan 15 dagen per maand met de bedrijfswagen naar het werk rijden, geldt daarentegen een andere regeling. Zij moeten de bedrijfswagen maandelijks extra belasten tegen 0,002 procent van de bruto catalogusprijs per kilometer en per rit. Hier wordt dus elke rit afzonderlijk in aanmerking genomen.

Het belastbaar inkomen van werknemers met een bedrijfswagen bedraagt volgens het rekenvoorbeeld in totaal 3.560 euro. De belastingdruk is dus 80 euro lager voor een werknemer die zijn bedrijfswagen slechts 10 dagen per maand gebruikt om naar het werk te rijden.

1%-regeling voor hybride en elektrische voertuigen

Voor elektrische en bepaalde plug-in-hybride voertuigen gelden bij de belastingheffing op het geldelijke voordeel fiscale voordelen ten opzichte van bedrijfswagens met een conventionele aandrijving.

Bij volledig elektrische voertuigen wordt voor de berekening van het geldelijke voordeel slechts een kwart van de bruto catalogusprijs in aanmerking genomen, mits aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. Daardoor komt de belastingheffing rekenkundig overeen met de zogenaamde 0,25-procentregeling. Voor elektrische voertuigen die na 30 juni 2025 worden aangeschaft, geldt deze voordeelregeling bij een bruto catalogusprijs van maximaal 100.000 euro.

Voor in aanmerking komende plug-in-hybride voertuigen wordt in principe de helft van de bruto catalogusprijs gehanteerd, wat rekenkundig overeenkomt met de 0,5-procentregel. Voor voertuigen die vanaf 2025 worden aangeschaft, moet de plug-in-hybride daarvoor ofwel maximaal 50 gram CO₂ per kilometer uitstoten, ofwel een minimaal elektrisch bereik van 80 kilometer halen.

Ook bij ritten tussen de woonplaats en de eerste werkplek heeft de verlaagde catalogusprijs invloed op de berekening van het geldelijk voordeel.

Uit het rekenvoorbeeld blijkt kort gezegd dat een werknemer met een elektrische bedrijfswagen bij gelijk gebruik een aanzienlijk lager geldelijk voordeel moet aangeven dan bij een bedrijfswagen met verbrandingsmotor. Het belastbaar inkomen bij een elektrische bedrijfswagen bedraagt 3.160 euro – dat is 480 euro minder dan bij een bedrijfswagen met verbrandingsmotor. Dat maakt elektrische auto’s zeer aantrekkelijk voor gebruik als bedrijfswagen.

Wanneer is de 1%-regel niet van toepassing?

De 1%-regeling hoeft niet altijd te worden toegepast. In bepaalde gevallen gelden andere voorschriften of zijn er alternatieven voor de belastingheffing mogelijk. Hieronder worden enkele van dergelijke gevallen opgesomd:

• Geen privégebruik: als de werknemer de bedrijfswagen niet privé, maar uitsluitend voor zakelijke doeleinden gebruikt, is er geen geldelijk voordeel en hoeft de werknemer hierover geen belasting te betalen volgens de 1%-regel.
• Toepassing van de rittenboekmethode: Werknemers hebben ook de mogelijkheid om hun privé- en dienstreizen in een rittenboek vast te leggen. In dat geval kan de forfaitaire 1%-regeling worden omzeild.
• Tijdelijke terbeschikkingstelling: wanneer een bedrijfsauto slechts voor korte tijd, bijvoorbeeld voor enkele dagen of weken, aan een werknemer ter beschikking wordt gesteld voor privégebruik, kan het geldelijke voordeel in plaats van volgens de 1%-regeling op dagbasis worden berekend.

Voor- en nadelen van de 1%-regeling

Het voordeel van de 1%-methode is dat de berekening relatief eenvoudig en tijdbesparend is, aangezien u niet elke rit afzonderlijk hoeft te registreren. Het nadeel van deze formule voor de belastingheffing op bedrijfswagens is echter dat de berekeningsmethode is gebaseerd op de catalogusprijs van de bedrijfswagen.

Dat betekent:hoe duurder de auto, hoe hoger het belastbaar bedrag. Maar ook een goedkopere bedrijfswagen en een lange woon-werkverplaatsing kunnen met de 1%-methode fiscaal nadelig zijn. De forfaitaire belastingregeling voor bedrijfswagens is daarom vooral interessant voor werknemers die de bedrijfswagen vaak voor privéritten gebruiken.

Rekenvoorbeeld​

• Maandelijks bruto-inkomen: 3.200 euro
• Oorspronkelijke prijs: 48.000 euro
• Afstand woonplaats → werkplek: 30 kilometer op 20 dagen per maand

Berekening:

• 48.000 × 0,01 = 480 euro
• 48.000 × 30 × 0,0003 = 432 euro
• 480 euro + 432 euro = 912 euro

Dit leidt tot een maandelijks geldelijk voordeel van 912 euro, dat voor de belastingaanslag op de bedrijfswagen in 2024 als extra inkomen bij het salaris moet worden opgeteld. In plaats van de 3.200 euro komt de werknemer dus uit op een belastbaar maandelijks bruto-inkomen van 4.112 euro.

Andere voordelen

• Eenvoudig in gebruik: doordat het geldelijke voordeel wordt berekend, is het niet langer nodig om een rittenboek bij te houden. Dit vermindert de administratieve rompslomp, waardoor tijd wordt bespaard. Deze methode is daarom vooral de moeite waard voor werknemers die vaak privéritten maken.
• Zekerheid bij de planning: dankzij de forfaitaire regeling weten werknemers en werkgevers achteraf precies hoe hoog het belastbare geldelijke voordeel is. Hierdoor kunnen de kosten duidelijk worden berekend.

Nadelen​

• Onevenredige belasting: Voor werknemers die hun bedrijfswagen slechts zelden voor privédoeleinden gebruiken, kan het forfaitaire bedrag leiden tot een buitensporige belastingdruk, aangezien het geen weerspiegeling is van het daadwerkelijke gebruik.
• Hoge kosten bij dure voertuigen: bij zeer dure voertuigen kan de forfaitaire belastingheffing leiden tot hoge maandelijkse belastingbetalingen, ook al wordt het voertuig nauwelijks voor privédoeleinden gebruikt.

Belastingheffing op bedrijfswagens met een rittenboek

Voor wie slechts af en toe privéritten met de bedrijfswagen maakt, loont het de moeite om de bedrijfswagen via een rittenboek te belasten. Daarin legt u alle ritten vast , zowel privé als zakelijk. Houd er rekening mee dat alle ritten zo volledig mogelijk moeten worden geregistreerd en dat er achteraf geen aanvullingen mogen worden aangebracht. Alleen als u het rittenboek volledig bijhoudt , kan de belastingdienst het juiste belastingtarief voor het gebruik van de bedrijfswagen vaststellen.

Voor- en nadelen van het rittenboek

De belastingaanslag voor bedrijfswagens op basis van een rittenboek is, in vergelijking met de 1%-regeling, omslachtiger, omdat elke rit moet worden geregistreerd. Op de lange termijn kan dit echter fiscaal voordeliger blijken te zijn. In plaats van een forfaitaire belasting zoals bij de 1%-regeling, wordt het privégebruik van de bedrijfswagen namelijk nauwkeuriger vastgelegd met behulp van een rittenboek.

Een elektronisch rittenboek gebruiken voor de belastingaangifte van bedrijfsauto’s

Een elektronisch rittenboek is vooral zinvol als u veel ritten met uw dienstauto maakt en een volledige documentatie niet altijd mogelijk is. Net als bij handmatige rittenboeken mogen elektronische rittenboeken achteraf niet worden aangepast en dus ook niet worden gemanipuleerd. Bij grote wagenparken zijn elektronische rittenboeken ook zinvol met het oog op de aansprakelijkheid van de houder en de controle van het rijbewijs.

Welke methode voor de belastingheffing op bedrijfsauto’s is het meest voordelig?

Een bedrijfsauto biedt werknemers niet alleen veel flexibiliteit en mobiliteit, maar levert ook financiële besparingen op, aangezien er geen privéauto hoeft te worden aangeschaft. Of het bijhouden van een rittenboek of de 1%-methode zinvol is voor de belastingaangifte van de bedrijfsauto, hangt af van het individuele geval.

Hoe vaker u privéritten maakt met de bedrijfswagen, hoe meer voordelen de 1-procent-methode biedt voor de belastingheffing op bedrijfswagens. Als u de bedrijfswagen slechts zelden of voor korte privéritten gebruikt, kunt u met het rittenboek meer geld besparen. Nauwkeurigheid, zowel bij het bijhouden van het rittenboek als bij het toepassen van de 1%-regeling, loont zich uiterlijk bij de jaarlijkse belastingaangifte.

• De methode voor de belastingheffing op het privégebruik van bedrijfswagens is relatief eenvoudig en ongecompliceerd toe te passen.
• Bestuurders van bedrijfswagens met elektrische auto’s profiteren bovendien van een lager geldelijk voordeel waarover u belasting moet betalen.
• De 1%-regeling kan tot een onevenredige belasting leiden als werknemers de bedrijfswagen niet vaak voor privédoeleinden gebruiken. In dat geval kan een rittenboek voordeliger zijn.

• Vlootverzekering: de dekking voor uw wagenpark
• De 5 voordelen van software voor wagenparkbeheer voor uw bedrijf
• 10 tips voor een succesvol en efficiënt wagenparkbeheer
• Mobiliteitsbudget in plaats van een bedrijfswagen: flexibele mobiliteit voor medewerkers
• Chauffeursinstructie volgens UVV: sjabloon als PDF om te downloaden