Boekhouding voor het wagenpark: efficiënte registratie van kosten, eenvoudig gemaakt

Een correcte boekhouding van het wagenpark en de betrouwbare registratie en verwerking van facturen spelen een cruciale rol in het dagelijkse wagenparkbeheer – want elk wagenpark brengt hoge kosten met zich mee. Het is dan ook niet verwonderlijk dat veel wagenparkbeheerders graag wat meer gemak zouden willen bij het registreren van facturen. Het handmatig beheren van facturen voor de boekhouding kost veel tijd en brengt bovendien het risico op fouten met zich mee: Elke factuur moet afzonderlijk worden ingevoerd, op juistheid worden gecontroleerd, in het systeem worden opgeslagen en aan de juiste kostenplaatsen worden toegewezen. In dit artikel leest u hoe uw bedrijf het factuurbeheer in het wagenpark kan digitaliseren om de werklast te verminderen en fouten in de boekhouding te voorkomen.

Kosten binnen het wagenpark – van afzonderlijke posten tot totale eigendomskosten (TCO)

Het wagenpark vormt voor veel bedrijven een waardevol bezit, vooral wanneer de voertuigen in eigen bezit zijn. Bij leasevoertuigen vindt de boekhoudkundige verwerking weliswaar plaats bij de leasemaatschappij, maar de maandelijkse leasetermijnen moeten voor de boekhouding van het bedrijf als regelmatige bedrijfskosten worden geregistreerd en gecontroleerd. Maar daar blijft het niet bij, want in wagenparken komen tal van verschillende kostenposten voor, waaronder:

• personeelskosten
• Brandstofkosten
• Banden, reserveonderdelen, reparatie- en onderhoudskosten, alsmede door derden geleverde diensten
• Huurprijzen voor garages en opslagruimtes, kantoren en recreatieruimtes, reparatie- en wasfaciliteiten
• Motorrijtuigenbelasting, verzekeringen, GEZ-bijdragen, registratie- en uitschrijvingskosten
• Afschrijvingen, leasetermijnen en nog veel meer

Al deze kosten moeten in de boekhouding van het wagenpark aan de betreffende kostenplaatsen worden toegewezen. Zo ontstaat een volledig beeld van alle uitgaven en kan het wagenparkbeheer precies vaststellen welke onderdelen van het wagenpark van het bedrijf bijzonder hoge financiële lasten met zich meebrengen of waar er verborgen besparingsmogelijkheden liggen.

Het handmatig invoeren van facturen in het wagenpark kan dus leiden tot een reeks problemen en onregelmatigheden, die zowel de administratieve lasten verhogen als tot onjuiste gegevens en analyses kunnen leiden. Het is daarom raadzaam om over te stappen op een digitale oplossing voor de facturering binnen het wagenpark, die een efficiënte en nauwkeurige facturering mogelijk maakt. Met moderne tools kunt u tijd besparen, fouten minimaliseren en een gedegen kostenanalyse uitvoeren, evenals de berekening van de Total Cost of Ownership.

Handmatige factuurverwerking: hier schuilen de risico’s voor de boekhouding in het wagenpark

Het handmatig beheren van wagenparken is ook vandaag de dag nog schering en inslag. Dit betekent, vooral wat betreft het registreren van bonnen, veel papierwerk, een enorme personeelsbelasting voor het bedrijf en een hoog foutenpercentage. Daarbij doen zich vaak de volgende problemen voor: het dubbel invoeren van facturen en over het hoofd geziene onregelmatigheden bij het vastleggen van tankgegevens. Dit laatste komt bijzonder vaak voor en leidt vervolgens tot een verkeerde berekening van het werkelijke brandstofverbruik en fouten in de balans en bij de berekening van belastingen. Een plausibiliteitscontrole is in dergelijke gevallen niet mogelijk.

Het wordt nog ingewikkelder wanneer verzekeringspremies op prestatiegerichte wijze moeten worden geperiodiseerd. Dit is alleen mogelijk door een volledige boekhoudkundige registratie. Als er echter hiaten zijn, is een tijdige kostenanalyse of de evaluatie van de „Total Cost of Ownership“ (TCO) simpelweg niet mogelijk.

Het wagenpark als vaste activa

Het wagenpark van een onderneming wordt doorgaans beschouwd als vaste activa. Het gaat hierbij om activa die bestemd zijn om op lange termijn ten dienste te staan van de bedrijfsvoering van een onderneming. Hieronder vallen onder andere voertuigen zoals bestelwagens of bedrijfswagens, die voor langere tijd worden gebruikt en niet bestemd zijn voor onmiddellijke verkoop. Deze voertuigen worden op de balans van een onderneming als vaste activa opgenomen en over hun gebruiksduur afgeschreven om de waardevermindering in de loop van de tijd weer te geven.

Daartegenover staat het vlottende vermogen, dat bestaat uit de activa van een onderneming die naar verwachting binnen één boekjaar of een normale bedrijfscyclus in contanten zullen worden omgezet, verbruikt of verkocht, zoals bijvoorbeeld handelsgoederen of grondstoffen.

Bij de vaste activa wordt onderscheid gemaakt tussen twee categorieën: materiële vaste activa, waaronder gebouwen, machines, voertuigen en bedrijfs- en kantoorinrichting, en immateriële vaste activa. Hiertoe behoren onder andere octrooien, licenties en merkrechten. In de boekhouding wordt het wagenpark aangemerkt als materiële vaste activa.

Afschrijving van personenauto’s in het wagenpark

In het wagenpark worden bedrijfsauto’s doorgaans volgens de lineaire methode afgeschreven. Daarbij wordt de aanschafwaarde van het voertuig gelijkmatig over de gebruiksduur verdeeld. Voor personenauto’s wordt doorgaans uitgegaan van een gebruikelijke gebruiksduur van zes jaar. Dit is gebaseerd op de afschrijvingstabellen (AfA-tabellen) van het Duitse ministerie van Financiën. Een personenauto met een aanschafwaarde van 45.000 euro wordt over zes jaar afgeschreven met een jaarlijks bedrag van 7.500 euro.

Ook mogelijk, maar minder vaak toegepast, is de degressieve afschrijving. Hierbij is het afschrijvingsbedrag in de eerste jaren hoger en neemt het daarna af. Deze methode is gebaseerd op een snellere waardevermindering aan het begin van de levenscyclus van het voertuig.

Snelle en veilige factuurverwerking: ondersteuning door software voor wagenparkbeheer

Software voor wagenparkbeheer ontlast het wagenparkbeheer bij het registreren en verwerken van facturen. Zowel de wagenparkbeheerders als de boekhouding van het bedrijf profiteren hiervan. Door de geïntegreerde digitale samenwerking tussen beide afdelingen kunnen mogelijke fouten snel worden opgespoord of worden ze zelfs helemaal voorkomen. Een uitgebreide softwareoplossing maakt bovendien de stapsgewijze implementatie van een boekhoudinterface in verschillende fasen mogelijk. We laten u zien hoe dit implementatieproces er binnen het bedrijf uitziet:

Fase 1: Digitale factuurverwerking met exportfunctie

De eenvoudigste optie is het instellen van een exportfunctie voor verzamelrekeningen, die automatisch door de wagenparksoftware worden verwerkt. Maandelijkse digitale factuurbestanden van leasemaatschappijen of tankstationbedrijven worden automatisch geregistreerd, verwerkt en vervolgens als gegevensset doorgegeven aan de financiële boekhouding.

Tijdens de verwerking van de facturen worden direct plausibiliteitscontroles uitgevoerd en wordt ontbrekende informatie op betrouwbare wijze aangevuld. Zo wordt gewaarborgd dat relevante verbruiksgegevens op voertuigniveau in de wagenparkbeheersoftware worden opgeslagen en beschikbaar zijn voor alle analyses. Via gedefinieerde programmeerinterfaces (API’s) kunnen systemen zoals SAP, DATEV of Diamant gericht worden aangesproken en worden voorzien van de bijbehorende boekingsregels.

Fase 2: Integratie van de wagenparksoftware in de workflow

De volgende stap omvat het gebruik van een OCR-scanner, die analoge inkomende facturen inleest en de gegenereerde gegevensrecords samen met de gescande documenten doorgeeft aan het wagenparkbeheer. Daar worden de gescande facturen als PDF- of TIF-bestand op een controleerbaar manier in het digitale archief opgeslagen of als link in een apart archief bewaard. Met krachtige software voor wagenparkbeheer kan uw bedrijf de factuurverwerking efficiënter inrichten en de samenwerking tussen het wagenpark en de boekhouding optimaliseren.

Boekhouding in het wagenpark: belangrijke aanwijzingen voor de subboekhouding

Als u het wagenpark in een subadministratie bijhoudt, is het belangrijk om extra voorzichtig te zijn. De subadministratie dient om bepaalde grootboekrekeningen nader toe te lichten, maar brengt ook het risico van misverstanden met zich mee. Bedrijven die gebruikmaken van een cloudoplossing of een dienstverlener inschakelen voor de factuurverwerking, moeten daarom zorgvuldig controleren waar de facturen voor het wagenpark worden verwerkt en gearchiveerd. Houd er rekening mee dat voor het verplaatsen van de elektronische boekhouding naar het buitenland een aanvraag bij de bevoegde belastingdienst vereist is en dat dit alleen mogelijk is in landen waarmee Duitsland een dubbelbelastingverdrag (DBA) heeft gesloten. De eisen zijn streng en het is van groot belang om ervoor te zorgen dat de controle op de belastinggrondslag door de Duitse belastingdienst gewaarborgd is.

Dankzij de integratie van de boekhouding in uw wagenparkbeheersoftware profiteert u van een vereenvoudigde en efficiëntere werkwijze. U bespaart tijd, voorkomt fouten en hebt altijd alle belangrijke informatie in één oogopslag. Maak gebruik van deze voordelen om het wagenpark van uw bedrijf optimaal te beheren en voortdurend te verbeteren.

Vereenvoudig de boekhouding van uw wagenpark met Carano Fleet+

Carano Fleet+ van CarWise is een uitgebreide softwareoplossing voor wagenparkbeheer die automatische registratie van facturen en een veilige documentopslag in een eigen archief biedt. Al in de standaardversie biedt de software uw bedrijf gratis talrijke importinterfaces, bijvoorbeeld voor leasemaatschappijen. Ook het importeren van tol- of verzekeringskosten is probleemloos mogelijk.

Op veel facturen worden de bedrijfsstatussen van de voertuigen en personenauto’s in uw wagenpark vermeld. Zelfs dat registreert de software; het genereert zelfstandig prognoses voor de gebruiksduur en het aantal gereden kilometers en vergelijkt deze met de randvoorwaarden van de leasecontracten van uw wagenpark. Met één druk op de knop wordt de gebruiker via een verkeerslichtfunctie geïnformeerd over contractuele overschrijdingen of tekorten ten opzichte van de leasecontracten voor elke personenauto in het wagenpark, waardoor hij altijd een duidelijk overzicht heeft van de kosten.

De anders zo moeizame berekening van jaarlijkse prognoses is met Carano Fleet+ in een handomdraai geklaard. Aan de hand van kostenprognoses wordt het ideale vervangingsmoment voor uw voertuigen berekend en kunnen kostbare aankopen op een ontspannen manier worden gepland. Jaarlijkse lasten kunnen worden geperiodiseerd en maandelijks als boekingspost worden doorgegeven aan de financiële administratie. De krachtige rapportagemodule is in het hele programma geïntegreerd en biedt de mogelijkheid om alle wagenparkkosten gedetailleerd per voertuig of personenauto doelgericht te analyseren. Zo kunnen wagenparkbeheerders uitschieters en kostenverhogende factoren snel identificeren en tijdig zinvolle maatregelen nemen, waarvan het gehele wagenpark zal profiteren.